利用RSS進(jìn)行項(xiàng)目溝通

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當(dāng)前，有一種與眾不同的項(xiàng)目溝通方法，一種電子郵件的替換方案，一種向多個(gè)收信人發(fā)布信息的理想方式，這就是RSS。

假設(shè)場(chǎng)景：電子郵件可能是項(xiàng)目中最常用的溝通媒介。它被用于各種不同的任務(wù)，從個(gè)人的、一對(duì)一的交流（電子郵件為此而發(fā)明），到項(xiàng)目事件的自動(dòng)群發(fā)通知。由于其低廉的成本和廣泛適用性，電子郵件在許多不同的情況下的應(yīng)用都被開(kāi)發(fā)了出來(lái)。

盡管如此，這種大眾化的電子郵件的用戶還是在使用時(shí)遇到了越來(lái)越多的問(wèn)題。第一個(gè)問(wèn)題就是郵件的絕對(duì)數(shù)量。由于不同重要性等級(jí)的各種信息使用同樣的渠道到達(dá)他們的接收端，用戶就很難找到當(dāng)前最重要的信息。這不是一個(gè)新問(wèn)題，有幾種方法可以解決這個(gè)問(wèn)題，大都是基于用不同的標(biāo)準(zhǔn)將郵件整理歸類成文件夾。

第二個(gè)問(wèn)題是SPAM，即垃圾郵件，指那些不受歡迎的、不請(qǐng)自來(lái)的廣告或更糟糕的郵件。垃圾郵件使得郵件數(shù)量大幅度增加，使得郵件的整理和分類變得更加困難。你也可能需要花一些錢和時(shí)間來(lái)安裝一個(gè)垃圾郵件過(guò)濾器，借助它把大部分的垃圾郵件刪除，不讓它們到達(dá)你的郵件程序。

問(wèn)題三是可能有很多郵件討論組，其中大部分可能對(duì)于你手邊的任務(wù)來(lái)說(shuō)不重要，但我們卻需要保存他們，因?yàn)橛嗛喕蚪獬嗛喍夹枰馁M(fèi)時(shí)間。這種情況下，主要的問(wèn)題不在于這些郵件多余，而在于其使用對(duì)于發(fā)送方和接收方來(lái)說(shuō)都是不方便的。服務(wù)方必須維護(hù)一個(gè)訂閱者檔案庫(kù)并維護(hù)郵件服務(wù)，而郵件列表的用戶則必須在對(duì)所提供的內(nèi)容感興趣時(shí)訂閱它，不感興趣時(shí)又要解除訂閱。

問(wèn)題四：郵件格式是為個(gè)人的使用而設(shè)計(jì)的，很難對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行處理。比如，很難自動(dòng)地改變關(guān)于項(xiàng)目可交付物的通知。

對(duì)于這些問(wèn)題，RSS如何幫助我們呢？正如文章開(kāi)頭所提到的，可以用它減少電子郵件的數(shù)量，以一種有效而自動(dòng)的方式處理我們感興趣的信息材料或通知。RSS還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是相關(guān)的費(fèi)用比較低，但又比郵件列表方便得多。這個(gè)奇跡是怎么發(fā)生的呢？ 

首先解釋一下什么是RSS，以使我的提法顯得更加合理可信。RSS是一種XML文件格式，被用于信息的自動(dòng)發(fā)送和處理。RSS是為分發(fā)不同因特網(wǎng)關(guān)口的新聞標(biāo)題（后稱之為豐富的站點(diǎn)摘要，即RSS）而發(fā)明的。那時(shí)，一個(gè)RSS文件包括不超過(guò)10-15最新新聞的標(biāo)題，并有到全文的鏈接。這里的好處是其他對(duì)這些標(biāo)題感興趣的網(wǎng)站可以獲得這個(gè)RSS文件（通過(guò)一般的文件傳遞、FTP或HTTP）并在他們的站點(diǎn)顯示這些標(biāo)題和鏈接。許多群組導(dǎo)向的網(wǎng)站利用這種機(jī)制從其他網(wǎng)站為用戶提供新聞。他們將不同的網(wǎng)站相關(guān)話題的RSS文件組合（AKA供給）起來(lái)，這樣就創(chuàng)建了一個(gè)相關(guān)新聞的集中瀏覽平臺(tái)。

在Weblogs技術(shù)（瀏覽 Project Weblog可獲得更多有關(guān)Weblogs 的信息）的發(fā)展過(guò)程中，RSS得到了進(jìn)一步的發(fā)展。許多weblog應(yīng)用軟件以HTML和RSS格式提供類似的內(nèi)容公布。不管何時(shí)用戶更新一個(gè)weblog，RSS供給也跟著更新。今天，這種供給不再局限于標(biāo)題了，他們能容納更多的信息，甚至是HTML格式的信息。同時(shí)有成千上萬(wàn)的有趣的私人或商業(yè)性質(zhì)的weblogs，很難手工監(jiān)控所有有趣的網(wǎng)站。即使在項(xiàng)目管理方面的網(wǎng)站也比我能每天訪問(wèn)的多。所以使用RSS供給來(lái)保持新資料的不斷更新就變得十分便利。

怎樣使用RSS供給？要有一個(gè)RSS閱讀器，一個(gè)RSS集合器。有許多不同的應(yīng)用軟件可用，有的是免費(fèi)的，有的是商業(yè)化的，有的是單獨(dú)的，有的則與瀏覽器及電子郵件的應(yīng)用軟件集成到一起。使用方式很簡(jiǎn)單，用戶只要進(jìn)入她想閱讀的供給的網(wǎng)址（例如，用于 PM World Today Weblog的 RSS供給和PM Clarion，它用來(lái)公布PMWT highlig