職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系講座第八講：建立OSHMS基本方法與步驟

　　實(shí)施OSHMS通常是要經(jīng)過體系建立和體系審核兩個(gè)基本程序，體系建立工作屬于咨詢的范圍，而體系審核是以審核認(rèn)證為主要工作。建立職業(yè)安全健康管理體系一般要經(jīng)過OSHMS標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)、制定計(jì)劃、職業(yè)安全健康管理現(xiàn)狀的評(píng)估（初始評(píng)審）、職業(yè)安全健康管理體系設(shè)計(jì)、職業(yè)安全健康管理體系文件編寫、體系運(yùn)行、內(nèi)審、管理性復(fù)查（或稱管理評(píng)審）、糾正不符合規(guī)定的情況、外部審核等程序。按照建立OSHMS程序的先后排列順序概括分為：體系策劃；文件編寫；運(yùn)行評(píng)審和通過審核四個(gè)主要步驟。

　?。ㄒ唬w系策劃

　　體系策劃包括學(xué)習(xí)培訓(xùn)、制定計(jì)劃、初始評(píng)審和體系設(shè)計(jì)四項(xiàng)主要工作。

　　1、學(xué)習(xí)與培訓(xùn)

　　學(xué)習(xí)與培訓(xùn)是建立OSHMS的第-步，由外部專家或技術(shù)咨詢單位對(duì)組織的管理層和專門工作班子成員以及職工進(jìn)行OSHMS標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，是開始建立 OSHMS時(shí)十分重要的工作。只有最高管理層深入理解該標(biāo)準(zhǔn)，才能真正把建立OSHMS的工作放在重要位置，組織最高管理層才會(huì)做出應(yīng)有的承諾。只有專門工作班子成員全面理解標(biāo)準(zhǔn)，建立OSHMS的工作才能夠得以正確規(guī)劃和運(yùn)作。培訓(xùn)工作要分層次、分階段進(jìn)行，首先要求組織領(lǐng)導(dǎo)和管理層，必須掌握 OSHMS標(biāo)準(zhǔn)的基本內(nèi)容、原理、原則，理解標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵。

　　一般把學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作分為兩個(gè)階段，一是OSHMS標(biāo)準(zhǔn)的宣傳貫徹簡(jiǎn)稱為宣貫階段，是以O(shè)SHMS背景知識(shí)和基本知識(shí)為主要內(nèi)容；二是內(nèi)審員培訓(xùn)，是以體系建立文件編寫，內(nèi)部審核等為主要內(nèi)容。

　　2、制定計(jì)劃制定工作計(jì)劃是建立OSHMS的基礎(chǔ)，建立職業(yè)安全健康管理體系是一項(xiàng)十分復(fù)雜和涉及面很廣的工作，沒有詳細(xì)的工作計(jì)劃是無法按期完成的。通常情況下，建立職業(yè)安全健康管理體系需要一年以上的時(shí)間，據(jù)此，可以采用倒排時(shí)間表的辦法制定計(jì)劃。例如，假定組織確定1999年12月接受外審，外審前的所有工作必須在1999年12月前完成，依次可以排出1998年10月至1999年11月的總計(jì)劃表?？傆?jì)劃表批準(zhǔn)后，就可制定每項(xiàng)具體工作的分計(jì)劃。

　　除了排出建立職業(yè)安全健康管理體系工作總計(jì)劃表和每項(xiàng)具體工作的分計(jì)劃表外，制定計(jì)劃的另一項(xiàng)重要內(nèi)容是提出資源需求，報(bào)組織最高管理層批準(zhǔn)。

　　3、初始評(píng)審

　　初始評(píng)審主要是對(duì)組織的職業(yè)安全健康管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。主要包括以下內(nèi)容：一是現(xiàn)狀調(diào)查（如職業(yè)安全健康管理機(jī)構(gòu)、人員的職能分配與適合情況，職業(yè)安全健康管理規(guī)章、適用的國(guó)際公約、國(guó)內(nèi)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、指南及其執(zhí)行情況，組織的職業(yè)安全健康管理方針、目標(biāo)及其貫徹情況，近年來組織的事故情況和原因分析等）；二是對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析，確認(rèn)存在的問題并對(duì)照強(qiáng)制性規(guī)定找差距；三是最高管理層對(duì)現(xiàn)狀、差距和存在問題的原因給予審定。職業(yè)安全健康管理現(xiàn)狀調(diào)查與評(píng)估結(jié)果將作為職業(yè)安全健康管理體系設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。

　　4、OSHMS設(shè)計(jì)

　　職業(yè)安全健康管理體系設(shè)計(jì)主要包括五個(gè)環(huán)節(jié)：

　　第一是確定職業(yè)安全健康方針。

　　第二是職能分析和確定機(jī)構(gòu)。組織管理機(jī)構(gòu)的確定是分配職能和確定管理程序的基礎(chǔ)，在分配職能和編寫程序文件之前，必須先進(jìn)行職能分析和確定機(jī)構(gòu)，確定機(jī)構(gòu)時(shí)，要堅(jiān)持精簡(jiǎn)效能的原則，盡量避免和減少部門職能交叉。

　　第三是職能分配，即把OSHMS標(biāo)準(zhǔn)中各要素所涉及的職能逐一分配到部門。進(jìn)行職能分配時(shí)，要求把標(biāo)準(zhǔn)中的各要素全面展開并轉(zhuǎn)換成職能，分配到組織的各部門，確保通過職能分配，使標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要素都能得到覆蓋，避免遺漏。進(jìn)行職能分配時(shí)，要堅(jiān)持一項(xiàng)職能由一個(gè)部門主管的原則，當(dāng)一項(xiàng)要素必須由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門負(fù)責(zé)時(shí)，要明確主要負(fù)責(zé)部門或撤并相關(guān)部門。職能分配可以通過職能分配表進(jìn)行。

　　第四是確定體系文件層次結(jié)構(gòu)，關(guān)鍵是確定程序文件的范圍，并提出體系文件清單。

　　第五是體系文件的編寫、審定與批準(zhǔn)。

　　（二）OSHMS文件的結(jié)構(gòu)與編寫

　　1、職業(yè)安全健康管理體系文件的結(jié)構(gòu)

　　職業(yè)安全健康管理體系文件可以有多種分類方法，可根據(jù)組織的具體情況采用簡(jiǎn)便、實(shí)用的文件結(jié)構(gòu)，一般是把OSHMS文件分為三個(gè)層次：管理手冊(cè)（A層次）、程序文件（B層次）、作業(yè)文件（C層次）。

　　2、OSHMS文件的內(nèi)容

　?。?）管理手冊(cè)

　　根據(jù)OSHMS標(biāo)準(zhǔn)及本組織職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)而全面地描述本組織OSHMS的文件，主要供組織內(nèi)的中、高層管理人員和提供客戶以及第三方審核機(jī)構(gòu)審核時(shí)使用，集中表述本組織的OHS保證能力。

　　OHS管理手冊(cè)的內(nèi)容通常包括如下內(nèi)容：

　　方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案；

　　OHS管理、運(yùn)行、審核或評(píng)審工作的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；

　　關(guān)于程序文件的說明和查詢途徑；

　　關(guān)于手冊(cè)的評(píng)審、修改和控制規(guī)定。

　?。?）程序文件

　　根據(jù)本組織OHS管理手冊(cè)的要求，為達(dá)到既定的職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)所需要的程序和對(duì)策，來描述實(shí)施OSHMS要素涉及的各個(gè)職能部門活動(dòng)的文件，供各職能部門使用。

　　（3）作業(yè)文件

　　圍繞手冊(cè)和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場(chǎng)如何完成某項(xiàng)工作任務(wù)的具體做法，是一個(gè)詳細(xì)的工作文件，主要供個(gè)人或小組使用。這類文件有些是在體系運(yùn)行時(shí)根據(jù)需要不斷產(chǎn)生的，可分為兩類：

　?、俟ぷ髦噶?，如工作指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。通常包括三個(gè)內(nèi)容：指令干什么、如何干和出了問題怎么辦。

　　②記錄，記錄是OSHMS文件最基礎(chǔ)的部分，包括設(shè)計(jì)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、調(diào)研、審核、復(fù)審的OHS記錄和圖表，事故、事件記錄以及用戶OHS信息反饋記錄等。這些都是證明各生產(chǎn)階段OHS是否達(dá)到要求和檢查OSHMS運(yùn)行有效性的證據(jù)，因而它具有可追溯性的特點(diǎn)。

　?。ㄈ┞殬I(yè)安全健康管理體系（OSHMS）的運(yùn)行

　　OSHMS的運(yùn)行具體上講就是執(zhí)行OSHMS文件、實(shí)現(xiàn)OSHMS目標(biāo)、保持OSHMS持續(xù)有效和不斷優(yōu)化的過程。體系的有效運(yùn)行，是依靠體系的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，實(shí)施監(jiān)督，執(zhí)行考核，開展信息反饋，并通過體系審核和管理評(píng)審實(shí)現(xiàn)的。

　　1、OHS管理體系的運(yùn)行

　　OHS管理手冊(cè)、文件的貫徹實(shí)施和OHS計(jì)劃的執(zhí)行，實(shí)質(zhì)上就是OSHMS的運(yùn)行。當(dāng)OHS管理手冊(cè)由最高管理者頒布、OHS管理程序文件經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施后，應(yīng)立即分層次組織各級(jí)管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行。作為高層的管理人員，應(yīng)著重掌握OSHMS的原理、原則、功能以及控制的方法；中層管理人員主要應(yīng)掌握本部門體系要素的工作內(nèi)容；一般員工應(yīng)著重對(duì)手冊(cè)的支持性文件中涉及各自崗位的操作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、程序的掌握。OHS管理體系的運(yùn)行涉及組織眾多部門，組織應(yīng)抓住體系設(shè)計(jì)的要求，按照嚴(yán)密、協(xié)調(diào)、高效、精簡(jiǎn)、統(tǒng)一的原則，調(diào)整組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)，并配備能勝任工作的管理人員，同時(shí)明確各機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系以及協(xié)調(diào)方式，牢牢抓好體系的運(yùn)行機(jī)制。當(dāng)體系運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)各部門OHS職能存在問題，要采取糾正措施時(shí)，就要在組織領(lǐng)導(dǎo)主持下，通過OHS管理部門進(jìn)行組織協(xié)調(diào)工作。OSHMS在運(yùn)行過程中，各項(xiàng)活動(dòng)往往不可避免地發(fā)生偏離標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，因而也必須重視實(shí)施監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)偏離問題及時(shí)反饋，以便采取糾正措施。實(shí)施OHS監(jiān)督是保證體系正常運(yùn)行的必要手段，而OHS信息反饋系統(tǒng)的功能，就在于保證OHS監(jiān)督落實(shí)，保證體系能持續(xù)正常運(yùn)行，通過信息反饋系統(tǒng)對(duì)異常信息的反饋和處理，對(duì)體系運(yùn)行進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制?？梢?，信息管理與OHS監(jiān)督、組織協(xié)調(diào)工作是緊密聯(lián)系在一起的，只有搞好三者的有機(jī)結(jié)合，才能有效地運(yùn)行。

　　2、OSHMS的內(nèi)部審核與管理評(píng)審

　　OSHMS內(nèi)部審核，是為了檢查與確認(rèn)體系各要素的實(shí)施效果是否按照計(jì)劃有效實(shí)現(xiàn)，它是對(duì)體系運(yùn)行是否達(dá)到了規(guī)定的目標(biāo)所作的系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查和評(píng)價(jià)，是OSHMS的一種自我保證手段。OSHMS管理評(píng)審，是組織最高管理者親自對(duì)體系的現(xiàn)狀是否有效地適應(yīng)OHS方針要求，以及體系環(huán)境變化后確定的新目標(biāo)是否合適等所作的綜合評(píng)價(jià)。它是在體系審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，但并不是每次體系內(nèi)部審核后都要進(jìn)行管理評(píng)審，而是視客觀需要，決定對(duì)體系的全部或部分要素進(jìn)行核查活動(dòng)。

　　管理評(píng)審?fù)ㄟ^年度計(jì)劃安排，每年至少進(jìn)行一次。管理評(píng)審-般由總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員（如內(nèi)審員等）參加。OHS管理者代表應(yīng)將OSHMS現(xiàn)狀及其變化趨勢(shì)和提交研究的問題形成書面材料。評(píng)審會(huì)議對(duì)有關(guān)提案或問題作出明確決定，如體系內(nèi)審結(jié)果、方針、目標(biāo)貫徹落實(shí)情況，體系的符合性、有效性，持續(xù)改進(jìn)的承諾，有關(guān)糾正和預(yù)防措施相關(guān)方關(guān)注的問題等。

　?。ㄋ模㎡SHMS審核

　　基本概念

　　OSHMS標(biāo)準(zhǔn)對(duì)審核定義為：判定活動(dòng)和有關(guān)結(jié)果是否符合計(jì)劃的安排，以及這些安排是否得到有效實(shí)施并適用于實(shí)現(xiàn)組織的方針、目標(biāo)的一個(gè)系統(tǒng)化的、獨(dú)立的驗(yàn)證過程。

　　職業(yè)安全健康管理體系審核分內(nèi)部審核和外部審核，這里的體系審核主要是指外部審核。外部審核既包括對(duì)職業(yè)安全健康管理體系文件的審查，也包括對(duì)安全健康管理體系活動(dòng)和相關(guān)結(jié)果的審查和評(píng)價(jià)。因此，審核的對(duì)象是職業(yè)安全健康管理體系文件、職業(yè)安全健康管理體系活動(dòng)及其有效性。

　　職業(yè)安全健康管理體系審核的前提條件是被審核方已建立和實(shí)施職業(yè)安全健康管理體系，因而它明顯區(qū)別于對(duì)傳統(tǒng)的安全管理活動(dòng)的檢查，也區(qū)別于對(duì)傳統(tǒng)的安全制度、方法和狀況的審查或檢查。

　　職業(yè)安全健康管理體系審核是指為判斷職業(yè)安全健康管理體系是否符合OSHMS標(biāo)準(zhǔn)，職業(yè)安全健康管理活動(dòng)和有關(guān)結(jié)果是否符合職業(yè)安全健康管理體系規(guī)定和計(jì)劃安排，這些規(guī)定和計(jì)劃安排是否得到有效實(shí)施并適合于達(dá)到職業(yè)安全健康目標(biāo)的系統(tǒng)而獨(dú)立的審查。

　　職業(yè)安全健康管理體系審核的實(shí)質(zhì)是對(duì)組織職業(yè)安全管理體系文件及其活動(dòng)的符合性的審查判斷和對(duì)其有效性的評(píng)價(jià)。符合性審查是檢查文件化的職業(yè)安全健康管理體系是否符合法律、法規(guī)、公約、規(guī)則、指南和標(biāo)準(zhǔn)。有效性評(píng)價(jià)是在現(xiàn)場(chǎng)審核的基礎(chǔ)上，對(duì)實(shí)際的職業(yè)安全健康管理體系運(yùn)行績(jī)效給予判斷。因此進(jìn)行 OSHMS審核的基本任務(wù)是判斷受審核方的OSHMS是否符合OSHMS標(biāo)準(zhǔn)的要求，以及評(píng)價(jià)其實(shí)施OSHMS的有效性。

　　審核組通過收集審核證據(jù)，并對(duì)所有審核證據(jù)進(jìn)行評(píng)審，以確定受審核方的OSHMS在哪些方面符合審核準(zhǔn)則，哪些方面不符合審核準(zhǔn)則。對(duì)于符合審核準(zhǔn)則的審核證據(jù)要進(jìn)行分析，在審核報(bào)告中對(duì)其進(jìn)行必要的描述。而對(duì)于不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)更要進(jìn)行認(rèn)真分析，確定體系存在的主要問題；提出不符合報(bào)告。

　　為了保證審核的公正性，進(jìn)行職業(yè)安全健康管理體系審核的審核員（AUDITOR）在外審中應(yīng)獨(dú)立于被審核公司，在內(nèi)審中亦應(yīng)獨(dú)立于被審核部門或區(qū)域，即由與被審核對(duì)象無直接責(zé)任關(guān)系的人員實(shí)施審核。

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