項(xiàng)目合同管理“八步走”

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　　市場經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)，建筑施工企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)實(shí)際上也就是簽訂合同和履行合同的過程。作為企業(yè)與各方發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系、明確經(jīng)濟(jì)行為、承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的法律文書，合同從某種意義上關(guān)系到項(xiàng)目成敗和企業(yè)存亡。因合同不完善而引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛，令企業(yè)焦頭爛額、疲于應(yīng)付甚至陷入泥潭的教訓(xùn)比比皆是。強(qiáng)化合同管理，防范各類風(fēng)險(xiǎn)，目前已成為施工企業(yè)規(guī)范經(jīng)濟(jì)運(yùn)行秩序、堵住效益流失漏洞、確保安全穩(wěn)定發(fā)展的重頭戲。筆者認(rèn)為，要做好項(xiàng)目合同管理，應(yīng)重在以下八個(gè)環(huán)節(jié)上下功夫： 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　一是合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。與誰簽合同，簽約對方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應(yīng)能力和條件？這是選擇合同對方的基本要求。以分包工程為條件合作投標(biāo)的，在協(xié)商投標(biāo)合作事宜時(shí)，必須首先考察其施工能力及施工隊(duì)伍的來源問題，必須具備合法分包資格，否則必須改變合作方式或條件。中標(biāo)后的工程分包必須堅(jiān)持合格分包商評價(jià)制度，未經(jīng)評審認(rèn)定合格，不得與其進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判。物資設(shè)備供應(yīng)方必須由項(xiàng)目部業(yè)務(wù)部門對其資信情況和社會背景進(jìn)行考察，拿出初步考察意見，由項(xiàng)目部集體選定。簽約準(zhǔn)備環(huán)節(jié)是合同管理的源頭。選擇一個(gè)怎樣的合同對方，對合同的簽訂到履行終結(jié)的作用和影響至關(guān)重要，一旦違規(guī)降低標(biāo)準(zhǔn)或?qū)?xì)節(jié)考慮不周，將會埋下許多隱患，給合同的執(zhí)行帶來一些不必要的麻煩甚至嚴(yán)重的后果。此外，業(yè)務(wù)主管人員、項(xiàng)目經(jīng)理還必須要按照企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)人廉潔自律的規(guī)定約束自己，不得安排或變相安排自己的親屬，或者有利害關(guān)系的人員和隊(duì)伍與本項(xiàng)目發(fā)生合同關(guān)系，以避免出現(xiàn)感情合同等問題而造成職工群眾不滿情緒和經(jīng)濟(jì)效益流失弊端。對于這一問題，企業(yè)不但要作為開展項(xiàng)目執(zhí)法效能監(jiān)察的一項(xiàng)內(nèi)容予以嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，企業(yè)成本、物資設(shè)備、人力資源和法律事務(wù)部門也都應(yīng)做好書面記載，以備做日后可能的訴訟證據(jù)。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　二是合同談判環(huán)節(jié)。認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤勁惺呛贤芾淼年P(guān)鍵一環(huán)。在這個(gè)環(huán)節(jié)，要著重把握好以下幾種情況：一是分包合同談判，無論標(biāo)的額多大，都必須報(bào)請企業(yè)成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結(jié)合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點(diǎn)，因事、因人、靈活應(yīng)用恰當(dāng)?shù)牟呗源胧?；二是物資設(shè)備采購合同必須按照企業(yè)現(xiàn)行的物資設(shè)備管理制度，由項(xiàng)目部物資設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員共同參與，達(dá)到規(guī)定數(shù)額的還必須報(bào)請企業(yè)物資設(shè)備部門派員參與談判；三是勞務(wù)用工合同必須由項(xiàng)目部勞資、財(cái)務(wù)、計(jì)劃等人員參與談判；四是合同談判地點(diǎn)必須選擇在項(xiàng)目部辦公地，不得在賓館酒店等場所進(jìn)行，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現(xiàn)的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　三是合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。合同雙方經(jīng)過談判就各項(xiàng)條款達(dá)成基本一致意見之后，就進(jìn)入了合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。這也是合同簽訂和實(shí)施前的最后一道關(guān)口。合同文本應(yīng)盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點(diǎn)和招標(biāo)文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結(jié)果來起草。在文本起草工作中，工作人員應(yīng)就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括整個(gè)履約過程可能出現(xiàn)的種種情況，都要進(jìn)行充分的估計(jì)，并預(yù)先采取對策,確保每一個(gè)履約行為都于己有利、占到先機(jī)，既要避免因采用一些自制的、籠統(tǒng)的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約，回避義務(wù)，避重就輕，向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)，更要防止因?yàn)樽约铱紤]不周，使合同文本出現(xiàn)漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制于對方的被動(dòng)不利局面。合同文本初步形成后，應(yīng)提交項(xiàng)目經(jīng)理辦公會審查，重大合同則必須由項(xiàng)目管理委員會集體審查，有條件的，要盡可能安排學(xué)過民商與經(jīng)濟(jì)法和勞動(dòng)法規(guī)的專業(yè)人員或有法律工作經(jīng)驗(yàn)的人員參加審查，文本通過審查后，報(bào)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審或備案。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　四是合同的簽署和保管環(huán)節(jié)。合同文本經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審后，方可按企業(yè)授權(quán)由相關(guān)人員簽署。簽署的合同文本除了及時(shí)報(bào)企業(yè)對口業(yè)務(wù)部門備案外，均應(yīng)交由項(xiàng)目部業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)人集中保管留存，并向項(xiàng)目部財(cái)務(wù)部門提交一份原件作為付款依據(jù)。其他任何人包括項(xiàng)目經(jīng)理在內(nèi)，不得保管任何已經(jīng)簽署生效的合同文本，以避免有關(guān)人員違規(guī)操作、業(yè)務(wù)部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀(jì)等不良現(xiàn)象給項(xiàng)目部和企業(yè)帶來的被動(dòng)局面。某項(xiàng)目就曾發(fā)生過項(xiàng)目經(jīng)理與材料供應(yīng)商簽署合同后，將合同文本長期私自存放，一直不與業(yè)務(wù)部門見面，結(jié)果造成了文本丟失。該經(jīng)理中途調(diào)離后，也未對此事進(jìn)行通報(bào)和補(bǔ)救。工程竣工后，項(xiàng)目其他人員在毫不知情的情況下，被合同對方抓住漏洞、告上法庭，項(xiàng)目部最終不僅如數(shù)賠付了合同價(jià)款，而且還支付了數(shù)目龐大的違約金和滯納金，導(dǎo)致項(xiàng)目嚴(yán)重虧損、企業(yè)名譽(yù)掃地。因此，項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和其他業(yè)務(wù)人員如需調(diào)閱合同，閱后必須及時(shí)交還合同保管人，不得以任何借口留存。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　五是合同的履行環(huán)節(jié)。這是一個(gè)周期較長而且復(fù)雜的環(huán)節(jié)，不可預(yù)見的情況多，最容易出現(xiàn)各種各樣的問題，乃是合同管理至關(guān)重要的控制環(huán)節(jié)。要做好這一環(huán)節(jié)的工作，必須要做到：一是教育項(xiàng)目全員明確項(xiàng)目管理的根本任務(wù)是全面、嚴(yán)謹(jǐn)、高效地履行該工程項(xiàng)目的所有合同、協(xié)議，而不是施工生產(chǎn)。要讓大家明白施工生產(chǎn)是基于合同協(xié)議、圍繞實(shí)現(xiàn)合同協(xié)議約定、最后又終結(jié)于合同協(xié)議的一個(gè)工作過程，其根本目的是為了通過一系列合同行為，取得經(jīng)濟(jì)利益，扭轉(zhuǎn)把項(xiàng)目管理的重點(diǎn)僅放在如何組織好施工生產(chǎn)上的本末倒置思想，以最大程度地減少因履約意識不強(qiáng)而造成的施工生產(chǎn)轟轟烈烈、經(jīng)濟(jì)效益卻捉襟見肘的偏差。二是項(xiàng)目部要定期組織召開會議，綜合評價(jià)分析各項(xiàng)合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務(wù)、行使合同權(quán)利來組織施工生產(chǎn)，不斷改善和提高履約水平。三是項(xiàng)目管理人員必須要牢固樹立有利于企業(yè)的證據(jù)意識，認(rèn)真清除一怕麻煩、圖省事、想輕松，二怕寫不好、留隱患、擔(dān)責(zé)任，三怕堵死個(gè)人某種特殊操作的后路等不正確、不合適甚至不道德的思想意識；在合同履行中，必須要克服“君子動(dòng)口不動(dòng)手”和隨意表態(tài)的不良習(xí)慣，所有的管理措施、行政指令、情況通報(bào)、獎(jiǎng)罰實(shí)施、作業(yè)交底、技術(shù)控制、經(jīng)濟(jì)核算以及各類通知等，都要采用書面形式，遇到特殊情況當(dāng)時(shí)來不及做出書面形式的，一定要及時(shí)補(bǔ)上。發(fā)給合同對方的書面文件材料，一定要取得對方人員的簽認(rèn)并妥善保存。四是堅(jiān)持所有履約行為的集體決策、集體監(jiān)督。個(gè)別特殊情況確實(shí)必須由某個(gè)人當(dāng)即作出決定的，決定者事后要及時(shí)向有關(guān)人員和組織報(bào)告這一決定及其實(shí)施情況，如決定的實(shí)施有隱患，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施予以消除。所有履約行為必須保持恰當(dāng)?shù)耐该鞫龋獓@確保公正履行合同，堅(jiān)決實(shí)施企務(wù)公開，既不能所有的企務(wù)向所有人公開，也決不能所有的企務(wù)向所有人不公開，要按照職責(zé)權(quán)限的層級范圍實(shí)施必要公開。這是防止履約行為中管理黑洞的根本措施和要求。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　六是合同的補(bǔ)充與變更環(huán)節(jié)。在合同的履行環(huán)節(jié)，不可避免地會遇到一些新情況、新問題，或者起初被遺漏的事項(xiàng)被發(fā)現(xiàn)，或者原來約定的事項(xiàng)發(fā)生變化，這些都需要協(xié)議雙方及時(shí)通過協(xié)商達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議或者變更協(xié)議，必要時(shí)也可以會談紀(jì)要的方式經(jīng)雙方共同簽認(rèn)。對于合同工程變更，工程管理部重點(diǎn)從承約方所提出的變更申請的工程現(xiàn)場情況與技術(shù)方面，提出會審意見。預(yù)算成本管理部對變更金額進(jìn)行審定，合同管理部從合同條款角度，同時(shí)考慮同類合同變更情況的處理，最終提出合同變更處理意見。這些補(bǔ)充協(xié)議、會談紀(jì)要及處理意見等，都應(yīng)被視為合同文本的補(bǔ)充，必須與正式合同文本一樣管理、一樣履行。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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　　七是合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)。項(xiàng)目上的任何合同行為都是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為，其履行過程中的核算、階段性結(jié)算和最終決算，是項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最后一個(gè)關(guān)口，直接決定著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)一般都對此有具體、明確、嚴(yán)格的規(guī)定，項(xiàng)目部財(cái)務(wù)部門必須按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定辦理，審核及簽批手續(xù)不完備者不得付款。項(xiàng)目主管會計(jì)必須明確自己對此所負(fù)的監(jiān)督責(zé)任，嚴(yán)格把好支付關(guān)。如果有人企圖強(qiáng)行支付，或者化整為零由出納變通支付，項(xiàng)目主管會計(jì)必須在第一時(shí)間向企業(yè)總會計(jì)師報(bào)告，必要時(shí)直接向企業(yè)行政主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，努力堵住一切漏洞。對明知手續(xù)不完備且面臨違規(guī)支付而不報(bào)告的，企業(yè)要視情節(jié)對主管會計(jì)進(jìn)行處罰，同時(shí)對項(xiàng)目經(jīng)理予以從重處罰。 pmp
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　　八是合同關(guān)系確立環(huán)節(jié)。合同沒有正式簽訂生效，就意味著雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系尚未確立，不得準(zhǔn)許對方在施工現(xiàn)場進(jìn)行合同范圍內(nèi)的任何工作。但在現(xiàn)實(shí)中，一些項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人為了圖省事、講義氣、攀交情、謀私利，還仍然采用口頭委托等方式下達(dá)任務(wù)，待工程完工后再按實(shí)際發(fā)生費(fèi)用補(bǔ)簽合同，這樣的合同不但根本起不到任何約束作用，還給外界留下了項(xiàng)目管理不規(guī)范的不良印象，既容易造就腐敗的溫床，給不法分子造成可乘之機(jī)，也會使企業(yè)蒙受程度不同的經(jīng)濟(jì)損失。更有甚者，有的當(dāng)事人為了獲取不正當(dāng)利益，在簽訂合同時(shí)，往往就同一項(xiàng)目再簽訂一份或者多份與合同價(jià)款等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”。待工程實(shí)施起來，一旦涉及到經(jīng)濟(jì)利益，必然會導(dǎo)致工程糾紛的發(fā)生。 training
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　　施工企業(yè)作為社會經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)單位，其所有的契約行為都是嚴(yán)肅的法律行為，因這種法律行為產(chǎn)生的所有法律風(fēng)險(xiǎn)最終都會造成經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。因此，要做好合同管理，除了要強(qiáng)化制度約束和過程監(jiān)控，規(guī)范做好以上八個(gè)環(huán)節(jié)，保證合同的合法性、嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性和可操作性之外，企業(yè)還要大力加強(qiáng)全員的法制宣傳教育，培養(yǎng)員工自覺學(xué)法、認(rèn)真守法、合理用法的法律意識，堅(jiān)決防止因合同問題而引發(fā)的經(jīng)濟(jì)糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目增收節(jié)支和企業(yè)安全穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)。 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)文章
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（作者單位：中鐵十五局集團(tuán)中原指揮部） 泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)
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本文由《施工企業(yè)管理》雜志授權(quán)發(fā)布泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)