企業(yè)CIO做好年初IT預(yù)算編制實(shí)用策略

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　　關(guān)鍵詞一：原則

　　關(guān)鍵動(dòng)作：

　　1.思想重視

　　2.按高中低檔上報(bào)

　　3.分門別類算清投資回報(bào)率，包括硬性和軟性

　　4.不輕易許諾

　　大部分CIO都是技術(shù)練家子出身，如果讓他們選擇是做一年的技術(shù)規(guī)劃還是財(cái)務(wù)規(guī)劃，他們一定會(huì)毫無疑問地選擇前者，但是CIO們必須充分認(rèn)識(shí)到IT預(yù)算的重要性。過去一年的市場調(diào)查顯示，許多CIO發(fā)現(xiàn)他們的信譽(yù)正在降低。

　　如果CIO不能做一個(gè)好的財(cái)務(wù)規(guī)劃，不能證明技術(shù)對(duì)公司是有價(jià)值的，他將在董事會(huì)失去一席之地。但反過來，他終于會(huì)有一個(gè)好機(jī)會(huì)—成功地建立一項(xiàng)有完善的業(yè)務(wù)計(jì)劃支持和可證明收益的項(xiàng)目，提高CIO的地位，為職業(yè)生涯推波助瀾。

　　IT預(yù)算表為什么重要？是因?yàn)樯厦媲逦尸F(xiàn)了企業(yè)全年各IT項(xiàng)目的詳細(xì)資金預(yù)算和實(shí)施計(jì)劃，使CEO能夠清楚地掌握信息化建設(shè)所投入的各項(xiàng)費(fèi)用及時(shí)間表。CIO可以利用這張財(cái)務(wù)化的工作表來保證IT投入、項(xiàng)目建設(shè)能夠有效執(zhí)行，并對(duì)項(xiàng)目投資和進(jìn)度進(jìn)行有效的監(jiān)控。此外，CIO還可以運(yùn)用這張表在項(xiàng)目實(shí)施中期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整、在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行收益評(píng)估等。

　　任何一個(gè)企業(yè)都是以獲取利潤為目標(biāo)，那CIO必須拿出可靠的報(bào)表告訴老板，IT的投資回報(bào)率非?？捎^才有望順利拿到預(yù)算。而投資回報(bào)率怎么計(jì)算呢？首先要分類。把近期要做的事情畫一張表，將近期可能進(jìn)行的項(xiàng)目分類，比如說必須進(jìn)行的項(xiàng)目、高回報(bào)率的大項(xiàng)目、錦上添花的項(xiàng)目等。然后在分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行組合管理，深入挖掘可預(yù)期的收益。

　　幾個(gè)組合下來，就會(huì)有不同的方案出現(xiàn)，呈現(xiàn)給CEO既有據(jù)可依，又有高中低幾個(gè)檔次供選擇，通過的可能性比較大，相對(duì)也會(huì)有回還的余地。例如廣東移動(dòng)在做年度預(yù)算時(shí)，各市公司一般都會(huì)做高、中、低三個(gè)預(yù)算方案，而數(shù)據(jù)表明省公司一般會(huì)取中方案。

　　此外，對(duì)于那種已制定3~5年的長期計(jì)劃的IT部門，可以考慮以實(shí)施的狀況調(diào)整年度投資回報(bào)率。

　　當(dāng)然，投資回報(bào)率的計(jì)算不是那么想當(dāng)然，有時(shí)候甚至?xí)酗L(fēng)險(xiǎn)，CIO不要輕易許諾。例如，美國著名的基金管理企業(yè)Fidelity在成功上線了一套新的網(wǎng)上訂單系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)只有12%的客戶使用，而許諾的比率是80%—這就是IT小組忽略了對(duì)顧客和企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)，就輕易在討論收益的業(yè)務(wù)計(jì)劃部分簽字的后果。這句盛行的對(duì)CIO的告誡非常中肯且一針見血。

　　制定一份既容易通過又含金量高的IT年度預(yù)算是一門科學(xué)，更是一門藝術(shù)。一旦掌握了其中的一些竅門，一定會(huì)讓CIO感到其樂無窮。

　　關(guān)鍵詞二：結(jié)構(gòu)

　　關(guān)鍵動(dòng)作：

　　1.研究企業(yè)所處狀況

　　2.細(xì)分

　　3.重視培訓(xùn)

　　IT預(yù)算大盤子定下來，作為CIO，為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，如何將IT預(yù)算進(jìn)行細(xì)分，怎樣細(xì)分才最合理？

　　一般而言，IT預(yù)算包括兩方面的內(nèi)容：一是運(yùn)行原有信息化系統(tǒng)需要的日常基礎(chǔ)費(fèi)用，另一個(gè)是計(jì)劃上線新的應(yīng)用軟件及基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)的費(fèi)用。對(duì)于信息化建設(shè)較為成熟的用戶來說，大部分IT預(yù)算是用于日常維護(hù)，經(jīng)常占到了總額的80~90%.相對(duì)比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。

　　不過，這也不是絕對(duì)的。比如，對(duì)于大部分中小企業(yè)，信息化基礎(chǔ)較弱，他們的IT預(yù)算有很大一部分用于新系統(tǒng)上線和人員的培訓(xùn)。另外，很多大型企業(yè)正面臨提升商務(wù)性能，例如建立SCM和CRM系統(tǒng)，以大大提高他們供應(yīng)鏈反應(yīng)能力或改變客戶體驗(yàn)等，而上線這些系統(tǒng)需要建立大型的數(shù)據(jù)庫和存儲(chǔ)設(shè)備等，因此，上線新系統(tǒng)可能在某時(shí)間段內(nèi)的投入也會(huì)非常大。

　　無論是日常費(fèi)用，還是上線新應(yīng)用的費(fèi)用，事實(shí)上，再把IT預(yù)算從費(fèi)用類別進(jìn)行細(xì)分，不外乎軟件、硬件、安全、咨詢、維護(hù)和培訓(xùn)等六大類，而每部分所占的比例與公司所處的行業(yè)類別及信息化所處階段有關(guān)。對(duì)于銀行、政府等行業(yè)來說，在信息安全上的投資非常大，而且呈現(xiàn)越來越大的趨勢。

　　對(duì)于大型企業(yè)和即將走入國際化舞臺(tái)的跨國企業(yè)來說，找一家國外知名咨詢公司認(rèn)真分析企業(yè)戰(zhàn)略，結(jié)合國內(nèi)外競爭對(duì)信息化項(xiàng)目做好前期咨詢是項(xiàng)目成功的一半。對(duì)于電力等穩(wěn)定性和安全性要求大的企業(yè)，維護(hù)成本占的比例最大。

　　特別一提的是培訓(xùn)費(fèi)用。目前來看，培訓(xùn)費(fèi)用是一項(xiàng)容易被低估的項(xiàng)目。一般來說稍有IT項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人都不會(huì)完全忽視培訓(xùn)費(fèi)用，但往往會(huì)低估培訓(xùn)費(fèi)用。培訓(xùn)費(fèi)用之所以高是因?yàn)樾畔⒒⒉恢皇琴I些硬件、上套軟件系統(tǒng)那樣簡單。事實(shí)上，除了學(xué)習(xí)軟件操作外，幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)一套全新的流程，同時(shí)要求管理上配合做許多改變。

　　因此，要對(duì)各部門參與人員進(jìn)行信息化知識(shí)培訓(xùn)，使大家對(duì)未來信息化的系統(tǒng)功能和預(yù)期可能達(dá)到的效果形成共識(shí)。這種改變所需的費(fèi)用必須包含在培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算之內(nèi)。

　　2006年初，通過翻看每年的IT預(yù)算，許多用戶驚喜發(fā)現(xiàn)這些年在IT支出上的變化：3年前，硬件投資遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過軟件，現(xiàn)在兩者投入幾乎持平，且在軟件投資中維護(hù)的成本正在逐年遞增。這是IT建設(shè)從起步階段邁向成熟階段的標(biāo)志。

　　如何進(jìn)行軟件、硬件、安全、咨詢、維護(hù)和培訓(xùn)等不同項(xiàng)目的預(yù)算配比，需要依不同企業(yè)而異。對(duì)CIO而言，做IT預(yù)算的原則或核心挑戰(zhàn)在于如何有效制定IT年度計(jì)劃。IT年度計(jì)劃是IT預(yù)算的基礎(chǔ)，而業(yè)務(wù)需求則是IT年度計(jì)劃的根本所在。IT預(yù)算一般要在業(yè)務(wù)部門都報(bào)完預(yù)算后做出，因?yàn)檫@樣才能很明確地知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)的支撐。

　　IT預(yù)算的基礎(chǔ)，而業(yè)務(wù)需求則是IT年度計(jì)劃的根本所在。IT預(yù)算一般要在業(yè)務(wù)部門都報(bào)完預(yù)算后做出，因?yàn)檫@樣才能很明確地知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)的支撐。

　　在制定預(yù)算之前，CIO要與業(yè)務(wù)部門有效溝通，從而正確制定出滿足企業(yè)業(yè)務(wù)

　　務(wù)、管理發(fā)展的IT規(guī)劃。雖然企業(yè)IT建設(shè)難免會(huì)有臨時(shí)性變化，但相對(duì)而言，大方向是不變的，因此企業(yè)在做每年IT預(yù)算的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)中期IT規(guī)劃有所考慮和準(zhǔn)備，這樣工作才能擺脫就事論事的局限。

　　當(dāng)然，如果企業(yè)已經(jīng)有一份成熟的IT總體規(guī)劃，這對(duì)于CIO把握IT投資重點(diǎn)、制定科學(xué)細(xì)致的IT預(yù)算更為有利。由此可見，為了盡可能地將IT規(guī)劃做準(zhǔn)確，CIO必須把握兩方面的脈搏：一是IT技術(shù)的發(fā)展趨勢，二是企業(yè)的戰(zhàn)略方向。

　　關(guān)鍵詞三：考慮因素

　　關(guān)鍵動(dòng)作：

　　1.關(guān)注財(cái)務(wù)技巧

　　2.考慮設(shè)備租賃

　　3.人員成本、管理費(fèi)用攤銷到業(yè)務(wù)部門

　　盤算好了軟硬件等部分的預(yù)算之后，CIO就該考慮攤銷方式、人員成本分配、計(jì)成本或費(fèi)用的差別等因素對(duì)預(yù)算的影響。一些CIO可能認(rèn)為，這些是財(cái)務(wù)技巧，只不過是數(shù)字游戲，無關(guān)緊要?？墒牵@些直接影響到預(yù)算的最終結(jié)果，關(guān)系著預(yù)算能否通過。為了讓CIO有一個(gè)感性的認(rèn)識(shí)，先來看一個(gè)攤銷影響預(yù)算的例子。

　　A公司計(jì)劃2007年擴(kuò)大規(guī)模，人員增加1000名。據(jù)此，CIO需要購買計(jì)算機(jī)1000臺(tái)，每臺(tái)4000元，預(yù)算400萬元。對(duì)于此項(xiàng)預(yù)算，甲乙丙三個(gè)CIO有三種不同的預(yù)算方法。

　　甲：購買計(jì)算機(jī)1000臺(tái)，預(yù)算400萬元。

　　乙：購買計(jì)算機(jī)1000臺(tái)，需支出400萬元，分三年攤銷，2007預(yù)算年度攤銷133萬元。

　　丙：購買計(jì)算機(jī)1000臺(tái)，需支出400萬元，分五年攤銷，2007預(yù)算年度攤銷80萬元。

　　同樣的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，為什么預(yù)算結(jié)果差別這么大呢？甲CIO計(jì)算的其實(shí)是本年度的支出，并不是本年度的費(fèi)用。計(jì)算機(jī)屬于固定資產(chǎn)，不會(huì)只用一年，所以應(yīng)該將購買計(jì)算機(jī)支出按照使用年限分?jǐn)偟礁髂甓取Ｄ敲?，乙丙為什么按照不同的年限來分?jǐn)?？原來，我國稅法和?huì)計(jì)制度對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件的攤銷有不同的規(guī)定。

　　稅法的原則是保護(hù)國家稅收，規(guī)定固定資產(chǎn)攤銷年限是5年。而會(huì)計(jì)制度認(rèn)為，計(jì)算機(jī)類產(chǎn)品更新?lián)Q代很快，如果按照一般固定資產(chǎn)攤銷的方法計(jì)算，則不能反映真實(shí)情況。出于保護(hù)投資人利益的原則，會(huì)計(jì)制度減少了計(jì)算機(jī)類產(chǎn)品的攤銷年限。

　　在全面預(yù)算日益盛行的今天，CIO在預(yù)算中考慮使用年限，不僅使預(yù)算更符合控制預(yù)算的要求，還是高層科學(xué)評(píng)估預(yù)算年度收支狀況的需要。不僅計(jì)算機(jī)等硬件需要考慮攤銷年限，使用年限比較長的軟件也需要考慮攤銷年限。按照目前的規(guī)定，單獨(dú)購買的軟件可以作為無形資產(chǎn)入賬，攤銷年限更長，應(yīng)計(jì)入預(yù)算年度的費(fèi)用則更低。

　　某些企業(yè)可能并不認(rèn)可這一套方法。攤銷并沒有減少預(yù)算年度的實(shí)際支出，而現(xiàn)金流肯定是CEO考慮的首要因素，減少預(yù)算年度現(xiàn)金支出正是CEO對(duì)CIO的具體要求。對(duì)此，CIO應(yīng)該拋棄用東西就去買這種傳統(tǒng)觀念，嘗試租賃等靈活的方式。通過租賃，CIO不僅可以減少預(yù)算年度的實(shí)際支出，還可以在變化來臨時(shí)有更靈活的應(yīng)對(duì)措施。

　　這年頭，除了變化一切都在變。年初CEO還意氣風(fēng)發(fā)地宣布擴(kuò)張的宏圖大志，好景不到半年，裁員的秘密計(jì)劃就在悄然實(shí)施了。如果恰好采用了租賃方式，CIO就不會(huì)為倉庫堆滿了被裁員工的電腦而嘆息。

　　在預(yù)算時(shí)，除了考慮攤銷年限的影響之外，CIO還需要考慮人員和服務(wù)費(fèi)用的分配。盡管CIO經(jīng)常與手下稱兄道弟，但在做預(yù)算時(shí)卻沒必要把他們都當(dāng)作自己人。CIO負(fù)責(zé)的信息中心很大一部分工作是電腦維護(hù)等，這些人員的工資、辦公費(fèi)用也就應(yīng)該算到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門名下，而不是信息中心獨(dú)包獨(dú)攬。

　　機(jī)械工業(yè)出版社網(wǎng)絡(luò)信息中心主任趙少平介紹，該出版社每年度的預(yù)算包括三個(gè)主要部分：平臺(tái)搭建、網(wǎng)站建設(shè)和日常維護(hù)。他說，日常維護(hù)費(fèi)用是按照電腦終端使用數(shù)量來計(jì)算，各業(yè)務(wù)部門承擔(dān)該部門的費(fèi)用。

　　CIO能采用哪些措施，不僅根據(jù)企業(yè)預(yù)算年度的業(yè)務(wù)情況，還要看企業(yè)對(duì)預(yù)算的規(guī)定。當(dāng)然，如果CIO足夠幸運(yùn)，碰上了一個(gè)大方的CEO，大筆一揮就將CIO的1000萬元預(yù)算改成了2000萬元。那么，CIO就沒必要考慮這么多，只用盤算怎么花掉這么多錢就可以了。只是這種好事已經(jīng)鮮有聽聞了。

　　臨門一腳很關(guān)鍵

　　在內(nèi)容與形式面前到底選擇什么，這個(gè)問題好像早就不用討論了。很多人看不上咨詢顧問，認(rèn)為他們就憑一張嘴和漂亮的PPT，動(dòng)輒從用戶那拿走上百萬的顧問咨詢費(fèi)。但實(shí)際上，咨詢顧問自然有他們的優(yōu)勢：起碼漂亮的PPT能讓用戶耳目一新，流利的談吐和說話技巧能順利表達(dá)他們的想法，讓用戶明白、理解甚至是贊同?？梢哉f，前期的準(zhǔn)備最后能不能成功，臨門一腳也很關(guān)鍵。

　　CIO也得有這個(gè)本事。不要以為自己拿出來的預(yù)算是璀璨的鉆石，就不管包裝鉆石的盒子有多普通；不要以為預(yù)算內(nèi)涵豐富，就不顧及最后的表達(dá)方式。誠然，CIO在編制IT預(yù)算時(shí)下足了功夫，幾經(jīng)考驗(yàn)并多方征求意見，但是最終要面對(duì)的是對(duì)IT一無所知的CEO.這些CEO們看不懂CIO的數(shù)字，也看不懂上面列的各種項(xiàng)目分配和技術(shù)指標(biāo)，他們需要的是CIO用能聽懂的語言溝通，良好的語言表達(dá)能力、整齊干凈的報(bào)表、漂亮的PPT，是幫助他們理解預(yù)算的捷徑，甚至是直接關(guān)系到預(yù)算是否通過的重要因素。

　　其實(shí)，臨門一腳還有另外一層含義。固然，在IT建設(shè)方面，CIO堪稱專家，但是在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)方面，CEO還是略高一籌。利用臨門一腳的發(fā)揮，預(yù)算報(bào)表得到CEO的理解，CEO就有了站在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)高度審視預(yù)算并提出合理化建議的機(jī)會(huì)。這對(duì)于CIO來說，也是一個(gè)提升。