如何在中小型軟件企業(yè)推進(jìn)PMO建設(shè)

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　　PMO，即項(xiàng)目管理辦公室，是項(xiàng)目型企業(yè)中管理和協(xié)調(diào)項(xiàng)目的機(jī)構(gòu)。我國目前的軟件企業(yè)，以中小型企業(yè)居多，而這些企業(yè)中，又以項(xiàng)目型企業(yè)居多。這些企業(yè)，是最需要提高項(xiàng)目管理水平的，而往往這類型的企業(yè)，又是最缺乏項(xiàng)目管理的。

　　我所說的中小型企業(yè)，是指50人以上，300人以下的以軟件或系統(tǒng)集成為主業(yè)的企業(yè)。以我所見的而言，大部分企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是以下兩種：

　　第一種，以職能劃分，按照職能分為市場部、研發(fā)部、技術(shù)部等。

　　第二種，按行業(yè)劃分，按行業(yè)分為政府事業(yè)部、電信事業(yè)部、電力事業(yè)部等。

　　以我所在的公司為例，我所在公司有員工160人左右，主營業(yè)務(wù)是系統(tǒng)集成及軟件開發(fā)，算是典型的系統(tǒng)集成及軟件企業(yè)。在我剛剛進(jìn)入公司的時候，公司采取的是第一種組織架構(gòu)模式，在項(xiàng)目管理上，發(fā)現(xiàn)了許多問題，集中表現(xiàn)在以下幾方面：

　　1、無人負(fù)責(zé) 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

　　當(dāng)市場部發(fā)現(xiàn)銷售機(jī)會后，往往由技術(shù)部門派出技術(shù)人員協(xié)助市場人員與客戶交流，參與招標(biāo)等工作，在這一階段，項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際是由市場人員擔(dān)任的，而由于市場人員往往對技術(shù)不很精通，有時對技術(shù)人員難與溝通和管理，經(jīng)常為此而丟單。出了問題后，大家互相推，誰也不愿負(fù)責(zé)任。

　　合同簽訂后，市場人員將該項(xiàng)目交給技術(shù)人員，又去做下一個項(xiàng)目，在這時，項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際是由技術(shù)人員擔(dān)任的，而客戶往往將其看作純粹的技術(shù)人員，很多問題很難與客戶交流，當(dāng)需要市場人員協(xié)助解決某些問題時，技術(shù)人員由于不產(chǎn)生直接利潤，在企業(yè)中相對低位較低，市場人員會將責(zé)任全部推到技術(shù)部門，而技術(shù)部門往往心里不服。在軟件項(xiàng)目上尤其明顯，軟件項(xiàng)目工期常常滯后，導(dǎo)致用戶不滿，而市場人員由于拿下了單子，獎金照拿，技術(shù)人員只能把責(zé)任扛下來。

　　2、內(nèi)部協(xié)調(diào)困難

　　某些項(xiàng)目需要幾個部門的合作，比如市場部門，軟件部門，硬件部門，等。這時，往往是參與這個項(xiàng)目的人誰的職位高，資歷深，誰說了算，比如某個項(xiàng)目硬件部門的經(jīng)理參與了，項(xiàng)目往往是他說了算。市場人員有時想把相關(guān)技術(shù)人員叫到一起開個會都非常困難。

　　3、對外混亂

　　在寫方案，提交文檔時，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而客戶出了問題，也搞不清楚應(yīng)該找誰，好像誰都負(fù)責(zé)，又好像誰都不負(fù)責(zé)。

　　公司發(fā)現(xiàn)種種問題后，隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，組織機(jī)構(gòu)改為了第二種模式，這種模式下，內(nèi)部協(xié)調(diào)相對簡單，都是各事業(yè)部內(nèi)部協(xié)調(diào)。但這種模式下，實(shí)際擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的是市場人員，技術(shù)人員低位仍然較低。各個技術(shù)人員分散到了各部門，資源難以統(tǒng)一使用，導(dǎo)致整體技術(shù)水平下降，當(dāng)需要從其他事業(yè)部調(diào)用人員時，簡直難于上青天。一般沒有總經(jīng)理親自出面，是解決不了問題的。

　　我想，這不但是我們企業(yè)中常見的問題，恐怕很多中小企業(yè)都有類似的問題，那么，出現(xiàn)問題的核心在哪里呢？

　　我們再看看以上的的種種問題，就會發(fā)現(xiàn)，很多問題是由于項(xiàng)目經(jīng)理部明確，導(dǎo)致大家集體負(fù)責(zé)，實(shí)際是無人負(fù)責(zé)造成的。

　　在早期的大型企業(yè)中，如IBM、HP等，也有類似的問題，針對這些問題，這些公司組建了不同級別的PMO，培養(yǎng)了專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理，由他們負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理工作。

　　但在目前的中小企業(yè)中，又不可能像IBM、HP那樣，招聘一批專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理，這是很多企業(yè)無法承受的，也是短期內(nèi)不容易解決的。但我想，不一定非要模仿大企業(yè)的PMO，可以根據(jù)企業(yè)的情況，建立不同程度的PMO，逐步解決問題，也可以從簡單的PMO做起，逐步向更高層次過渡，先解決簡單的問題，再解決深層次、難度較高的問題。

　　以我所在的公司為例，可以分幾個階段，建立適合企業(yè)自身需要的PMO. 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

　　第一階段，提出概念，成立組織。

　　萬事開頭難，很多組織結(jié)構(gòu)的改革由于面臨著權(quán)力的重新分配而困難重重。如果我們一開始就要建立一個全面管理項(xiàng)目的PMO，恐怕會遭到大家的一致反對。而且也沒有那么多的合格的項(xiàng)目經(jīng)理來讓大家信服。所以，應(yīng)該低調(diào)開始，提出建立PMO的概念，把PMO建立起來再說。此時的PMO，不干涉任何項(xiàng)目，也不需要增加人員，而使用現(xiàn)有人員兼職。這樣，阻力會非常小，那此時的PMO，又有什么用呢？

　　首先，PMO統(tǒng)一大家的對外文檔模版，下發(fā)給各部門，所有的對外文檔，在交付客戶的同時，都要由PMO存底備份，這樣，會對以后規(guī)范項(xiàng)目流程打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　其次，組織培訓(xùn)，財(cái)務(wù)比較寬松的公司，可以請專業(yè)的講師對目前實(shí)際擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，財(cái)務(wù)相對緊張的公司，可以找本企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)豐富，理論也較強(qiáng)的員工對其他人進(jìn)行培訓(xùn)，這樣，可以提高全體的項(xiàng)目管理水平，同時，為PMO下一步發(fā)展在思想上鋪平道路。

　　再次，核算項(xiàng)目成本，注意，此時僅僅是核算，而不是對項(xiàng)目進(jìn)行考核，對項(xiàng)目考核可能每個公司都有考核方案，不要隨便改變，這里，僅僅是對項(xiàng)目真正的成本和收益進(jìn)行核算，總結(jié)出核算辦法。

　　通過這個階段的PMO運(yùn)作，至少可以產(chǎn)生幾個方面的影響，文檔齊全并且不怕人走把知識也帶走，大家的項(xiàng)目管理水平有了提高，總經(jīng)理能夠了解到項(xiàng)目的成本和效益。

　　這階段的PMO，經(jīng)理最好由總經(jīng)理或總工擔(dān)任，人員可以抽調(diào)原有的行政人員負(fù)責(zé)文檔收發(fā)、保存等工作，抽調(diào)項(xiàng)目管理水平較高的人員進(jìn)行模版制作，培訓(xùn)，成本核算等工作。此時，PMO雖然已是正式機(jī)構(gòu)，但沒有正式人員，也無所謂辦公場所，條件簡陋，但可以讓大家感覺到他對公司的項(xiàng)目起到了一定的作用。容易獲得大家的支持和認(rèn)可。有些規(guī)模較小的公司做到這一步其實(shí)就可以了。

　　第二階段，建立項(xiàng)目管理流程，監(jiān)控及輔助項(xiàng)目進(jìn)行。

　　有了第一階段的基礎(chǔ)，PMO就可以進(jìn)入第二階段。這時，應(yīng)該建立相應(yīng)的辦公場所，固定部分辦公人員，由于中小型企業(yè)中熟悉項(xiàng)目管理的人員較少，而且往往都擔(dān)任著重要職務(wù)，例如技術(shù)部經(jīng)理或市場部經(jīng)理等，或者在管理著比較重要的項(xiàng)目，所以，此時不能將他們變?yōu)镻MO的固定人員，而應(yīng)該讓他們繼續(xù)兼職但實(shí)際是PMO的核心人員。

　　在這一階段，PMO的主要職能包括以下幾個方面：

　　1、規(guī)范項(xiàng)目管理的流程，在總結(jié)眾多項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，提出適合自己公司的項(xiàng)目管理流程，下發(fā)給各部門，但此時，不一定要求強(qiáng)制執(zhí)行。二是讓大家參考流程進(jìn)行項(xiàng)目管理，同時提出問題及意見。由于文檔模版是按流程設(shè)置的，所以，在執(zhí)行過程中，不會與流程有太大的偏差，但同時又有靈活性，便于修改。

　　2、項(xiàng)目管理工具培訓(xùn)，挑選適合企業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，培訓(xùn)各項(xiàng)目經(jīng)理，讓他們能夠使用該軟件。可以從單機(jī)版過渡到網(wǎng)絡(luò)版，例如，Project2003，可以首先讓項(xiàng)目經(jīng)理們學(xué)會單機(jī)版的使用，隨著使用的普及，逐步過渡到全員使用網(wǎng)絡(luò)版。

　　3、項(xiàng)目過程監(jiān)控，此時只監(jiān)控，不管理，通過工具軟件的使用，PMO可以監(jiān)控到項(xiàng)目管理的細(xì)節(jié)，但此時，更多的是監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展，隨時核算項(xiàng)目成本，PMO并不參與項(xiàng)目過程的管理。在監(jiān)控過程中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，修改項(xiàng)目管理的流程。

　　4、輔助項(xiàng)目經(jīng)理，提出建議。讓項(xiàng)目經(jīng)理有更好的時間、成本、質(zhì)量意識。

　　通過這一階段的實(shí)施，企業(yè)或從項(xiàng)目管理的混亂中逐步擺脫出來，尤其是作為高層，可以隨時掌握每一個項(xiàng)目的進(jìn)展情況。作為項(xiàng)目經(jīng)理，開始有進(jìn)度控制、成本控制等意識，管理水平會有明顯提高。

　　很多企業(yè)得PMO到這個階段就可以了，要根據(jù)自己企業(yè)的情況進(jìn)行判斷。

　　第三階段，協(xié)調(diào)管理各項(xiàng)目，管理項(xiàng)目經(jīng)理

　　這一階段是中小企業(yè)PMO相對較高的階段，我認(rèn)為，大多數(shù)中小企業(yè)到達(dá)這一階段后，就可以實(shí)現(xiàn)比較良好的項(xiàng)目管理。此時，PMO應(yīng)該成為企業(yè)中比較重要的部門，對項(xiàng)目管理具有實(shí)際的權(quán)限。應(yīng)該設(shè)置真正的項(xiàng)目經(jīng)理職位，授予通過前兩個階段，確實(shí)對項(xiàng)目管理有一定認(rèn)識，并且可以實(shí)際進(jìn)行運(yùn)用的員工。通過職位的正式任命，可以使他們成為PMO的真正員工，而原部門的工作成為兼職。

　　該階段，PMO主要有幾下職能：

　　1、針對項(xiàng)目選派項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目總負(fù)責(zé)，可以有效地避免各部門推諉，扯皮等現(xiàn)象。而且，由于項(xiàng)目經(jīng)理相對專業(yè)，可是使項(xiàng)目質(zhì)量提高。

　　2、控制項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理直接向PMO經(jīng)理匯報(bào)。

　　3、根據(jù)公司的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)各項(xiàng)目的資源。

　　通過這樣幾個階段的運(yùn)作，我相信，能夠建立適合目前中小企業(yè)的PMO，推動企業(yè)項(xiàng)目管理水平的提高。當(dāng)然，要實(shí)現(xiàn)這一切，還有一個非常重要的前提條件，獲得總經(jīng)理的長期支持，否則，很可能變成公司的雞肋，食之無味，棄之可惜。