建設(shè)行業(yè)OA軟件選型推廣花絮

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摘要：在當(dāng)前高新技術(shù)企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的時期，借助企業(yè)信息化工程可以有效地推動企業(yè)的發(fā)展。那么，借力信息化如何讓有限的資源能夠在諸多項目之間達(dá)到價值最大化?如何展示施工中的重要數(shù)據(jù)?如何讓各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)更好地進(jìn)行上傳下達(dá)?這本身就是一個繁雜的課題。在此次走訪中，宏潤建設(shè)信息中心主任傅珺帶我們分別感受了項目部、行政辦兩個部門的建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件管理平臺應(yīng)用亮點。他指出，建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件對于宏潤的真正精髓在各部門應(yīng)用的工作流引擎……

今年1月，宏潤建設(shè)集團股份有限公司（股票代碼：002062）剛剛成為了“國家高新技術(shù)企業(yè)”。宏潤建設(shè)成立以來，公司可謂走出了一條差異化發(fā)展之路，與同行展開錯位競爭。當(dāng)別的企業(yè)還在做房建工程時，宏潤開始做市政項目；當(dāng)別的企業(yè)開始做市政項目時，宏潤已轉(zhuǎn)身做起了地鐵項目。2012年，宏潤建設(shè)在地鐵領(lǐng)域取得了輝煌的業(yè)績，參與建設(shè)的西安地鐵1號線、杭州地鐵1號線、武漢地鐵2號線相繼開通試運營；參與建設(shè)的寧波市軌道交通2號線環(huán)城北路站至通途終站盾構(gòu)左右線隧道實現(xiàn)雙線貫通；參與建設(shè)的南京地鐵3號線新莊站盾構(gòu)區(qū)間隧道雙線貫通；參與建設(shè)的上海軌道交通13號線祁連山南路站至真北路站盾構(gòu)區(qū)間順利貫通。

在當(dāng)前高新技術(shù)企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的時期，借助企業(yè)信息化工程可以有效地推動企業(yè)的發(fā)展。那么，借力信息化如何讓有限的資源能夠在諸多項目之間達(dá)到價值最大化?如何展示施工中的重要數(shù)據(jù)?如何讓各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)更好地進(jìn)行上傳下達(dá)?這本身就是一個繁雜的課題。宏潤建設(shè)信息中心主任傅珺指出，早在2008年，集團就引進(jìn)了建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件管理平臺，而他們建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件的真正精髓在各部門應(yīng)用的工作流引擎。

宏潤大廈

建設(shè)行業(yè)OA軟件應(yīng)用之項目管理

在建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件建設(shè)初期，宏潤建設(shè)的高層領(lǐng)導(dǎo)就提出了“想要了解項目部的數(shù)據(jù)和施工動態(tài)”。宏潤建設(shè)主要從事市政路橋、軌道交通業(yè)務(wù)為主，每天全國各地項目組都有大量的日報傳上總部。沒上建設(shè)行業(yè)OA軟件前，員工用的是“傳真或郵件”的土方式，對公司而言沒有歷史痕跡，而且一來一去又容易混淆文檔。傅珺坦言，當(dāng)時就決定把項目日報通過建設(shè)行業(yè)OA軟件系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，并有效把這些“知識”沉淀下來?，F(xiàn)在，公司領(lǐng)導(dǎo)只需每天通過建設(shè)行業(yè)OA軟件系統(tǒng)實時了解工程進(jìn)度狀況，不受時間和地域限制。而且，信息中心還把每類文檔設(shè)置了“權(quán)限管理”功能，如某篇文檔只能開放給同一項目組人員查看，每篇文檔也都能通過系統(tǒng)“版本管理”安全有效存儲。

在宏潤，每個施工項目部成立后都會擬寫“施工組織方案”，公司規(guī)定全國項目部的方案都需通過總部申報、審批，方能有效使用。2012年前，每份“施工組織方案”都需拿到公司總部相關(guān)部門審批，由于審批環(huán)節(jié)繁多、人員不定，導(dǎo)致方案審批不及時，這對于過程的管理是非常不利的。2012年后，信息化部門通過建設(shè)行業(yè)OA軟件系統(tǒng)實現(xiàn)了這個工作流程。如今，項目提交人提交方案申請后，流程首先通過項目技術(shù)負(fù)責(zé)人審查，再流轉(zhuǎn)到公司審查部門的相關(guān)人員，通過系統(tǒng)“會簽”功能同時審查方案，當(dāng)會簽的結(jié)果統(tǒng)一到一個節(jié)點管理負(fù)責(zé)人后方可“通過”或“退回”，這樣簡化了流程環(huán)節(jié)，又調(diào)高了審查效率。這是由于建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件的強大工作流引擎打通了知識和門戶等各個模塊，用戶可以自行定義所需要的各種流程應(yīng)用。

建設(shè)行業(yè)OA軟件應(yīng)用之行政辦公

隨著近兩年大家對建設(shè)行業(yè)OA軟件系統(tǒng)應(yīng)用的熱情越來越高漲，今年，他們把需求延伸到了建設(shè)行業(yè)OA軟件的“資產(chǎn)管理”模塊，要把辦公用品的申領(lǐng)、統(tǒng)計、庫存工作也運用信息化手段管理起來。換做以前，公司每個部門都有一疊“辦公用品申領(lǐng)表”，當(dāng)員工需要申領(lǐng)某件辦公用品的時候，需要填寫姓名、數(shù)量、申領(lǐng)用品名稱以及日期再簽個名就好了。但時間久了，這種做法也產(chǎn)生了很多問題。首先，日子久了，大家的字跡就難以辨認(rèn)，不便于行政辦統(tǒng)計；第二，人工統(tǒng)計本身也比較繁瑣、費時間，申領(lǐng)表的紙張浪費也比較嚴(yán)重；第三，作為辦公用品負(fù)責(zé)人，假如某個用品沒庫存了往往最后才發(fā)現(xiàn)也耽誤了采購時間。而現(xiàn)在把“資產(chǎn)管理”做到系統(tǒng)后，只需簡單三步“申請、批復(fù)、領(lǐng)取”、到月底還能便捷地看見資產(chǎn)統(tǒng)計。若某件辦公用品庫存不足還能發(fā)通知自動提醒辦公用品負(fù)責(zé)人。

傅珺說：“建設(shè)行業(yè)OA管理軟件系統(tǒng)本身有資產(chǎn)管理功能和成熟方案，當(dāng)我們有需求時就用最好的方案實施并完成測試，讓它一步到位，這也是我們希望系統(tǒng)能和‘業(yè)務(wù)集成’的體現(xiàn)并從IT的角度合理地簡化流程。此外，每次新的流程我們只需稍微推行一下，三個月后所有員工肯定都習(xí)慣了。我打電話也不用打，人也不用過來，非常方便，大家自然也樂意去用。”

前不久，“總經(jīng)理信箱”也在建設(shè)行業(yè)OA軟件系統(tǒng)上“安了家”。它的出現(xiàn)主要解決了由于各地分公司都想直接給總經(jīng)理匯報信息或有一些特殊事項需要和總經(jīng)理說明，但通常在異地過來不方便的問題?？偨?jīng)理主要一上建設(shè)行業(yè)OA軟件就能看到的“小信箱”。于是，信息中心接到需要后，趕忙策劃了一下，并設(shè)計了建設(shè)行業(yè)OA軟件流程圖，把具有特殊意義的“總經(jīng)理信箱”放在了比較顯著的系統(tǒng)“橫向菜單”位置，便于員工一眼就辨出?，F(xiàn)在，總經(jīng)理只要一上建設(shè)行業(yè)OA軟件就能方便查收“信箱”，打破了由下至上地溝通障礙，并且也設(shè)置了嚴(yán)格的安全權(quán)限控制。

建設(shè)行業(yè)OA軟件選型推廣花絮

當(dāng)談起2007年宏潤建設(shè)建設(shè)行業(yè)OA軟件項目選型，傅珺回憶道：“那時我們第一輪先選定了幾家建設(shè)行業(yè)OA軟件公司，國內(nèi)做大型ERP的企業(yè)都有建設(shè)行業(yè)OA軟件，另外還有幾家小的建設(shè)行業(yè)OA軟件公司，但后來還是選擇了本地的建設(shè)行業(yè)OA管理軟件建設(shè)行業(yè)OA軟件。除了看中它本地化服務(wù)優(yōu)勢外，其中另一個很重要的原因是覺得它的操作方式比較友好，流程后臺設(shè)置也都比較簡潔，方便將來維護(hù)。”

在推廣建設(shè)行業(yè)OA軟件的過程中，宏潤采取“讓員工主動上傳文檔”的辦法，一開始大家對新方式還有些顧慮，但隨著“公司新聞、項目新聞、工程日報”這些知識積累到一定量時，這些“外圍的人”也都進(jìn)來了。傅珺說：“有了知識、有了人，系統(tǒng)就可以做很多事情，可以走流程、也可以做更深入的應(yīng)用，信息化基本上就是這樣一個發(fā)展的過程。信息化的歷程中，我們有的通過知識的積累，有的通過強制的切換，如報銷流程必須走建設(shè)行業(yè)OA軟件，有的則通過柔性的管理讓大家自然而然接受并覺得方便。”

記者觀察

宏潤建設(shè)信息中心主任傅珺對信息化部門的定位是“處在中間位置，自上是領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)想，自下是職能部門的需求“，他認(rèn)為信息化部門的主要作用是幫助、輔佐、支撐全體員工日常工作的。信息化系統(tǒng)只要在新的方法上簡化工作，提高工作效率大家就自然而然地會跟著信息化的腳步走。信息化的發(fā)展會讓企業(yè)運營運用變得更簡單、更可控，可管理性更高，同時適應(yīng)性也會更強。