談?wù)褂[項(xiàng)目管理中應(yīng)考慮借鑒的幾個(gè)工具

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以展覽項(xiàng)目管理為展覽運(yùn)營的基礎(chǔ)，通過不斷借鑒各方面的管理經(jīng)驗(yàn)和工具，提升展覽項(xiàng)目運(yùn)作的水平和能力是展覽業(yè)界需要不斷努力的過程，也是展覽業(yè)不斷發(fā)展、壯大的基石。 展覽項(xiàng)目管理就是將各種相關(guān)知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于展覽項(xiàng)目的管理活動(dòng)中，以達(dá)到展覽會(huì)的要求，實(shí)現(xiàn)展覽會(huì)的目的。
　　展覽項(xiàng)目管理是一個(gè)綜合性的業(yè)務(wù)過程，包括項(xiàng)目策劃、啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾總結(jié)等項(xiàng)目管理過程。完整的展覽項(xiàng)目管理內(nèi)容可以分為：項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目費(fèi)用管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目招投標(biāo)管理、項(xiàng)目監(jiān)督與收尾（總結(jié)、反饋）管理等等。
　　展覽項(xiàng)目管理具有以下三個(gè)特點(diǎn)：
　　1、 獨(dú)特性：每個(gè)展覽項(xiàng)目的內(nèi)容、達(dá)到的目的等等不盡相同，即使同一個(gè)主題的展覽項(xiàng)目，在重復(fù)舉辦的運(yùn)作和管理過程中，其特點(diǎn)也是不相同的；
　　2、 時(shí)間性：任何展覽項(xiàng)目在啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾過程中，都伴隨著嚴(yán)格的時(shí)間管理；展覽會(huì)開幕之時(shí)，也就是項(xiàng)目成功與否的集中體現(xiàn)之時(shí)，因此，時(shí)間性的特點(diǎn)將使得展覽項(xiàng)目在展覽開幕后，無法對(duì)前期的失誤和過程予以補(bǔ)救。
　　3、 重復(fù)性和逐步完善的特點(diǎn)。展覽項(xiàng)目每年重復(fù)舉辦，展覽項(xiàng)目管理的許多過程都具有一定的重復(fù)性質(zhì)，因此，展覽項(xiàng)目的質(zhì)量可以在不斷總結(jié)以往項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，在項(xiàng)目整個(gè)項(xiàng)目長(zhǎng)遠(yuǎn)生命期中可以得到逐步完善。
　　展覽項(xiàng)目的運(yùn)作由若干細(xì)節(jié)和目標(biāo)組成，這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)取決于項(xiàng)目的復(fù)雜程度、風(fēng)險(xiǎn)、大小、時(shí)間限制、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)、資源的多少、歷史信息的多少、各個(gè)組織部門對(duì)項(xiàng)目管理的熟練程度等等，因此展覽項(xiàng)目管理要求管理團(tuán)隊(duì)必須具備以下素質(zhì)：
　　1、 遵守“職業(yè)道德”，遵守“職業(yè)行為規(guī)范”。展覽項(xiàng)目的管理團(tuán)隊(duì)，其組織文化與作風(fēng)對(duì)展覽項(xiàng)目的影響至關(guān)重要。組織文化包括共同的價(jià)值觀、規(guī)范、信念、期望、工作方針和辦事程序、工作道德、工作時(shí)間等等：比如一個(gè)進(jìn)取心較強(qiáng)或具有開拓精神的團(tuán)隊(duì)往往可以促進(jìn)項(xiàng)目的良好運(yùn)作；一個(gè)等級(jí)界限分明的組織，作風(fēng)官僚、專橫的領(lǐng)導(dǎo)可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和運(yùn)作受到消極影響；
　　2、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目背景的理解、研究是項(xiàng)目成功運(yùn)作的關(guān)鍵。管理團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目背景理解的越多、越透徹，就可以更具體和更好的進(jìn)行展覽項(xiàng)目的運(yùn)作和管理。否則，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、結(jié)果造成一定的負(fù)面影響。管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)綜合考慮的背景情況有：展覽項(xiàng)目所處的文化、社會(huì)、國際、政治和自然環(huán)境以及這些環(huán)境之間的關(guān)系；文化與社會(huì)環(huán)境涉及經(jīng)濟(jì)、人口、教育、道德、種族、宗教狀況等等； 國際與政治環(huán)境需要熟悉相應(yīng)的國際、國家、地區(qū)形勢(shì)和當(dāng)?shù)氐姆闪?xí)慣、商務(wù)習(xí)俗，以及影響展覽項(xiàng)目的政治氣候等等；總之，對(duì)項(xiàng)目背景的充分理解和研究對(duì)項(xiàng)目本身的成功運(yùn)作起到至關(guān)重要的作用。
　　3、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備項(xiàng)目管理知識(shí)體系與技能，如展覽專業(yè)應(yīng)用領(lǐng)域知識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度，基本的外語知識(shí)、組織能力等等；
　　4、 項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要掌握和處理好人際關(guān)系的溝通技能：具備在國內(nèi)、國外能夠有效溝通、交流的能力；能夠?qū)ο嚓P(guān)組織和部門施加影響以取得領(lǐng)導(dǎo)支持的能力；作為項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)還需要具有構(gòu)建遠(yuǎn)景和戰(zhàn)略，激勵(lì)下屬團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力；掌握談判與沖突管理的能力：與有關(guān)展覽相關(guān)人及單位商討、取得一致或達(dá)成協(xié)議的能力；解決問題的能力：即識(shí)別、分析、解決問題和及時(shí)做出決定的能力。
　　在展覽項(xiàng)目管理中需要注意的幾個(gè)方面：
　　一、時(shí)間管理中應(yīng)注意實(shí)施工作日程均衡化。時(shí)間管理在整個(gè)展覽項(xiàng)目管理中的作用非常突出。時(shí)間管理的內(nèi)容包括：項(xiàng)目活動(dòng)的定義、項(xiàng)目活動(dòng)排序、項(xiàng)目活動(dòng)所需的資源估算、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)目活動(dòng)的背景理解和熟悉程度，為完成項(xiàng)目活動(dòng)所必須付出的工作量、行政審批所需的時(shí)間、須投入的資源數(shù)量，以及為完成該計(jì)劃所需的工作時(shí)間、項(xiàng)目的進(jìn)度表、項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)督、控制，等等；工作日程均衡化的概念來自日本豐田的精益生產(chǎn)理論，該理論強(qiáng)調(diào)價(jià)值流程以杜絕不能創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)為目的，以最少的資源投入創(chuàng)造最大的價(jià)值。實(shí)施工作日程均衡化的時(shí)間管理概念，目的是提高工作效率，杜絕浪費(fèi)。
　　在展覽會(huì)（出國展覽會(huì)或在華展覽會(huì)）項(xiàng)目管理中，展覽的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)和工作項(xiàng)目繁多，一個(gè)完整的展覽會(huì)工作流程涉及到客戶關(guān)系管理、場(chǎng)館銷售、展覽設(shè)計(jì)、施工、展覽品運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、商檢，參展人員的后勤工作、展覽會(huì)的宣傳廣告、展后的評(píng)估及信息反饋等等，同時(shí)，展覽會(huì)規(guī)模各不相同，尤其像世界博覽會(huì)的運(yùn)作，工作細(xì)節(jié)繁瑣、溝通的渠道之多，堪稱一項(xiàng)系統(tǒng)工程，因此，對(duì)投入的工時(shí)、人力、物力、工作日程非常有必要予以合理安排，細(xì)化并按照工作進(jìn)程均衡的落實(shí)在每個(gè)工作階段。否則，如果組織工作的不力、工作日程均衡化落實(shí)不好，造成臨近展覽開幕時(shí)工作量、人員、經(jīng)費(fèi)投入的突然增加，將產(chǎn)生許多工作失誤，造成人力、物力的浪費(fèi)。
　　相對(duì)于生產(chǎn)領(lǐng)域的均衡化工作流程，展覽項(xiàng)目管理中引入均衡化管理具備了很多相對(duì)優(yōu)越的條件，比如，展覽工作的目標(biāo)是可以預(yù)期的，沒有生產(chǎn)領(lǐng)域中貨物庫存積壓的風(fēng)險(xiǎn)等等。因此，展覽組織者不僅可以對(duì)籌展人員的架構(gòu)形式予以均衡化的管理，還要對(duì)展覽籌備的內(nèi)容、工作流程進(jìn)行均衡化管理，如對(duì)參展者的需求與處理時(shí)間、完成每個(gè)工作階段的時(shí)間、完成服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)都可以依照既定的目標(biāo)予以均衡化安排。