綜合管理：項(xiàng)目辦公室的項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

在過(guò)去幾年期間，企業(yè)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到自己積累的項(xiàng)目管理知識(shí)也是知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并且必須按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)加以對(duì)待。似乎，項(xiàng)目辦公室這個(gè)概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識(shí)產(chǎn)權(quán)時(shí)優(yōu)選的方法。因?yàn)檫@些知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以影響業(yè)務(wù)的所有各個(gè)方面，所以項(xiàng)目辦公室被賦予了額外的責(zé)任，包括項(xiàng)目組合管理以及為戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程提供輸入。項(xiàng)目辦公室可能負(fù)責(zé)的其它方面包括參照基準(zhǔn)的設(shè)定、工具的管理以及對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)方法的遵守等。
　　隨著企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)公司盈利性的有益影響，目前更加強(qiáng)調(diào)通過(guò)項(xiàng)目辦公室概念實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的專業(yè)化。在形成這種意識(shí)之后，伴之而來(lái)的是對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。僅僅通過(guò)在很長(zhǎng)的時(shí)間階段內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目管理并不能夠換取成熟、卓越的項(xiàng)目管理，而實(shí)際上，這需要通過(guò)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)現(xiàn)。
　　本篇文章將介紹項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項(xiàng)活動(dòng)：
　　· 確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室控制；
　　· 確定每項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)；
　　· 了解為克服每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)可以采取的緩解措施。
　　一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來(lái)的定位以及實(shí)現(xiàn)該定位的方法。對(duì)于項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動(dòng)應(yīng)該劃歸項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)比確定如何劃歸要簡(jiǎn)單。因?yàn)?，?duì)于每項(xiàng)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的活動(dòng)，都會(huì)存在一簇抵制力量，他們最初會(huì)認(rèn)為將這項(xiàng)活動(dòng)從自己負(fù)責(zé)的職能部門拿走會(huì)危及自己的權(quán)利和授權(quán)。
　　企業(yè)內(nèi)通常使用的項(xiàng)目辦公室包括三種類型：
　　項(xiàng)目辦公室的人員各有自己獨(dú)特的職責(zé)分工，但是，基本上作為一個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在運(yùn)作。項(xiàng)目辦公室的每一位成員可能需要承擔(dān)兩種不同的責(zé)任：主要責(zé)任和次要責(zé)任。這里講的次要責(zé)任包括，在項(xiàng)目辦公室其他人員被調(diào)離項(xiàng)目、離開(kāi)公司或生病時(shí)，作為這些人員的后備。
　　因?yàn)橥ǔ？蛻糁Ц端匈M(fèi)用，所以當(dāng)時(shí)項(xiàng)目辦公室的人數(shù)并不十分重要。技術(shù)和進(jìn)度比成本要重要的多。客戶希望給項(xiàng)目辦公室分派多余的人員。與分派兼職人員承擔(dān)全職工作所帶來(lái)的人手不足風(fēng)險(xiǎn)相比，分派全職人員承擔(dān)項(xiàng)目辦公室的工作所發(fā)生的人員冗余成本被視為是微不足道的小筆開(kāi)支。僅有項(xiàng)目辦公室的人員接受過(guò)項(xiàng)目管理培訓(xùn)并真正了解項(xiàng)目管理。在整個(gè)組織內(nèi)部，項(xiàng)目辦公室橫向運(yùn)作，被視為是利潤(rùn)中心，而傳統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。
　　在80年代，軍隊(duì)和政府部門的成本意識(shí)增強(qiáng)。隨著項(xiàng)目辦公室之外的人員開(kāi)始接受項(xiàng)目管理培訓(xùn)，項(xiàng)目辦公室的人員配置被消減。企業(yè)開(kāi)始要求職能部門經(jīng)理更好地了解項(xiàng)目管理并與項(xiàng)目經(jīng)理一起對(duì)項(xiàng)目的成敗負(fù)責(zé)。
　　項(xiàng)目辦公室：1990-2000
　　90年代伊始的經(jīng)濟(jì)蕭條對(duì)白領(lǐng)階層造成嚴(yán)重的影響。管理層對(duì)效率和效力的追求迫使他們開(kāi)始認(rèn)真地對(duì)待非傳統(tǒng)管理技術(shù)（例如：項(xiàng)目管理）。項(xiàng)目管理開(kāi)始擴(kuò)展到非項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)的領(lǐng)域。項(xiàng)目管理所創(chuàng)造的價(jià)值曾經(jīng)被視為僅適用于航空、國(guó)防和重型施工行業(yè)。此時(shí)，人們意識(shí)到這些也適用于其它行業(yè)。公認(rèn)的項(xiàng)目管理優(yōu)勢(shì)（參見(jiàn)Kerzner, 2000）包括：
　　· 在保證質(zhì)量的情況下，可以在更短的時(shí)間內(nèi)使用更少的資源完成更多的工作；
　　· 利潤(rùn)率增加；
　　· 對(duì)范圍變更實(shí)現(xiàn)更好的控制；
　　· 運(yùn)作更加高效、有效；
　　· 客戶關(guān)系進(jìn)一步改善；
　　· 能夠更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和更好地解決問(wèn)題；
　　· 適用于多種項(xiàng)目（無(wú)論項(xiàng)目規(guī)模大?。?；
　　· 質(zhì)量提高；
　　· 權(quán)力爭(zhēng)斗的現(xiàn)象減少；
　　· 信息分享得到改善；
　　· 企業(yè)能夠更好的做出決策；
　　· 業(yè)務(wù)量增加，企業(yè)更加具有競(jìng)爭(zhēng)力；
　　· 成為一個(gè)方案提供者，而不再局限于簡(jiǎn)單的部件供應(yīng)商。
　　隨著項(xiàng)目管理的價(jià)值開(kāi)始凸現(xiàn)，管理層認(rèn)識(shí)到它會(huì)對(duì)企業(yè)利潤(rùn)產(chǎn)生非常巨大的有利影響。這導(dǎo)致管理層得出兩項(xiàng)重要的結(jié)論：為獲得可持續(xù)性項(xiàng)目管理發(fā)展，項(xiàng)目管理必須融入到企業(yè)的激勵(lì)機(jī)制內(nèi)并與之相匹配；企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理作為一個(gè)職業(yè)的認(rèn)可，是實(shí)現(xiàn)績(jī)效最大化的關(guān)鍵。
　　對(duì)項(xiàng)目管理專業(yè)的認(rèn)可，促使很多企業(yè)將項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的項(xiàng)目管理專業(yè)人士認(rèn)證作為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，并促使企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目辦公室概念的重要性。企業(yè)開(kāi)始對(duì)將由項(xiàng)目辦公室監(jiān)管的各項(xiàng)關(guān)鍵項(xiàng)目管理活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真斟酌，考慮的內(nèi)容包括：
　　· 項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃；
　　· 項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定；
　　· 項(xiàng)目管理指導(dǎo)；
　　· 持續(xù)改進(jìn)；
　　· 問(wèn)題解決熱線；
　　· 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔的保存；
　　· 方法和標(biāo)準(zhǔn)；
　　· 培訓(xùn)和教育；
　　這里的每項(xiàng)活動(dòng)都各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。其中多數(shù)缺點(diǎn)都可以歸因于對(duì)項(xiàng)目辦公室承擔(dān)新職責(zé)的強(qiáng)大抵制。
　　為簡(jiǎn)便起見(jiàn)，抵制水平可以根據(jù)下述定義歸為三類：低風(fēng)險(xiǎn)、中等風(fēng)險(xiǎn)和高風(fēng)險(xiǎn)。
　　· 低風(fēng)險(xiǎn)：很容易被組織接受，權(quán)力平衡變化很小。幾乎對(duì)企業(yè)文化沒(méi)有影響。
　　· 中等風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)文化對(duì)此有些抵制，權(quán)力平衡可能會(huì)發(fā)生變化?？梢栽诮谕ㄟ^(guò)較少的努力克服抵制。
　　· 高風(fēng)險(xiǎn)：存在強(qiáng)大的抵制，一些權(quán)力關(guān)系肯定會(huì)發(fā)生變化。為克服抵制，需要強(qiáng)有力的高級(jí)管理層的領(lǐng)導(dǎo)和支持。
　　低風(fēng)險(xiǎn)
　　· 指導(dǎo)
　　· 標(biāo)準(zhǔn)
　　· 培訓(xùn)
　　· 干系人管理 中等風(fēng)險(xiǎn)
　　· 戰(zhàn)略規(guī)劃
　　· 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔
　　· 持續(xù)改進(jìn)
　　· 執(zhí)行失敗報(bào)告 高風(fēng)險(xiǎn)
　　· 生產(chǎn)能力規(guī)劃
　　· 基準(zhǔn)比較分析
　　· 信息分發(fā)
　　· 可行性研究的制定
　　項(xiàng)目辦公室：2000-至今
　　隨著21世紀(jì)的來(lái)臨，項(xiàng)目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的多數(shù)活動(dòng)沒(méi)有發(fā)生變化，但項(xiàng)目辦公室又被賦予了兩項(xiàng)新的使命：項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)保管所有與項(xiàng)目管理有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。
　　當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動(dòng)，而不是著重于某個(gè)客戶。項(xiàng)目辦公室搖身一變，變?yōu)樨?fù)責(zé)控制項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升，這種職責(zé)的轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨。
　　在過(guò)去10年期間，項(xiàng)目辦公室?guī)?lái)的收益已經(jīng)越發(fā)一目了然，這包括：
　　· 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化；
　　· 公司決策，而不是部門決策；
　　· 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）；
　　· 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；
　　· 消除或減少公司各門各派的數(shù)量；
　　· 運(yùn)作更加高效、有效；
　　· 對(duì)重組的需求減少；
　　· 占用高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少；
　　· 工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際；
　　· 未來(lái)接班人的發(fā)展。
　　所有這些收益都直接或間接與項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，項(xiàng)目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個(gè)干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項(xiàng)目管理局域網(wǎng)、項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。因?yàn)轫?xiàng)目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。
　　項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
　　當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室作為項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過(guò)程。這些信息可以通過(guò)四個(gè)信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個(gè)信息系統(tǒng)都可以通過(guò)公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。
　　掙值測(cè)量信息系統(tǒng)幾乎是所有項(xiàng)目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個(gè)問(wèn)題：項(xiàng)目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項(xiàng)目未來(lái)的結(jié)果。
　　該系統(tǒng)可以獲取或計(jì)算工作活動(dòng)的計(jì)劃值和實(shí)際值、實(shí)際成本、成本和進(jìn)度偏差（以小時(shí)或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時(shí)間以及完工百分比和趨勢(shì)。
　　第二個(gè)信息系統(tǒng)為風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲(chǔ)存與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報(bào)告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的所有當(dāng)前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別文件（通過(guò)使用模板文件）、風(fēng)險(xiǎn)定性和定量評(píng)估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。項(xiàng)目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報(bào)告并檢索日常項(xiàng)目管理所需要的信息。通過(guò)使用風(fēng)險(xiǎn)管理模板文件，每個(gè)項(xiàng)目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告，用以定期匯報(bào)使用，并且能夠針對(duì)特殊要求編制特殊報(bào)告。該信息與失敗報(bào)告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個(gè)系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。
　　執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)
　　項(xiàng)目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責(zé)。這里講的失敗可以是整個(gè)項(xiàng)目的慘敗，也可以是項(xiàng)目某些試驗(yàn)的失敗。該系統(tǒng)必須識(shí)別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問(wèn)題或由于與分包商的交互作用問(wèn)題造成的。
　　項(xiàng)目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對(duì)失敗進(jìn)行驗(yàn)證。失敗的驗(yàn)證工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任。失敗報(bào)告可能會(huì)暴露額外的更加嚴(yán)肅的問(wèn)題。首先，人們擔(dān)心報(bào)告失敗情況可能會(huì)對(duì)與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會(huì)存在阻力。其次，一個(gè)大型企業(yè)的各個(gè)部門都有單獨(dú)的記錄失敗情況的程序，可能不愿意在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。第四，項(xiàng)目辦公室可能需要依賴其他部門及時(shí)提供準(zhǔn)確的完整信息。
　　失敗報(bào)告必須說(shuō)明失敗的項(xiàng)目、征兆、失敗時(shí)的條件、以及采取糾正性措施所需要的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對(duì)項(xiàng)目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項(xiàng)目辦公室可以簡(jiǎn)單的作為一個(gè)守門員，即：為匯報(bào)每個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，規(guī)范一個(gè)適用于整個(gè)公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫(kù)。這可以成為項(xiàng)目完成時(shí)，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)審查會(huì)的一部分內(nèi)容。
　　下述的例子值得我們思考：一個(gè)航空企業(yè)內(nèi)的兩個(gè)部門經(jīng)常會(huì)因?yàn)橥稑?biāo)同樣的政府項(xiàng)目而互相競(jìng)爭(zhēng)。每個(gè)部門都單獨(dú)進(jìn)行研發(fā)工作，而且很少交流信息。其中一個(gè)部門在一項(xiàng)研發(fā)項(xiàng)目上工作了六個(gè)月時(shí)間，但是最終以失敗告終。之后不久，該部門得知一年前與自己競(jìng)爭(zhēng)的兄弟部門也進(jìn)行過(guò)同一個(gè)項(xiàng)目，最后也沒(méi)有取得好的成果。因?yàn)闆](méi)有交換失敗信息，所以導(dǎo)致例子內(nèi)所述的關(guān)鍵資源的浪費(fèi)。
　　每個(gè)人都意識(shí)到需要在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)建立一個(gè)儲(chǔ)存失敗信息的信息系統(tǒng)。但是，總會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，即：有些人會(huì)將此視為權(quán)利的喪失。其他人擔(dān)心自己的名字會(huì)與失敗聯(lián)系在一起。將該職責(zé)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的總體風(fēng)險(xiǎn)水平為低或中等水平。
　　事后分析（項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析）
　　經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的記錄
　　如果項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)需要集中匯總在一個(gè)地方，則項(xiàng)目辦公室必須形成和掌握事后分析的技能。召開(kāi)項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析會(huì)時(shí)，必須考慮四個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：
　　· 哪些作對(duì)了？
　　· 哪些做錯(cuò)了？
　　· 可以針對(duì)未來(lái)提出什么建議？
　　· 何時(shí)，向誰(shuí)，如何分發(fā)信息？
　　必須詢問(wèn)的問(wèn)題可以參照?qǐng)D3內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目的目標(biāo)自上而下確定，而用以評(píng)估項(xiàng)目衡量指標(biāo)的事后分析卻按照相反的方向自下而上進(jìn)行。在底層，即基層，從時(shí)間、成本、質(zhì)量和范圍角度評(píng)估可交付成果。從客戶的角度而言，這些約束條件通常被視為是關(guān)鍵成功因素（CSF）。
　　每個(gè)公司都會(huì)針對(duì)每層的每項(xiàng)活動(dòng)形成自己的一套問(wèn)題清單，用于識(shí)別關(guān)鍵成功因素。例如：關(guān)于時(shí)間的關(guān)鍵成功因素，一般會(huì)考慮的典型問(wèn)題包括：
　　· 進(jìn)度計(jì)劃切合實(shí)際嗎？
　　· 詳細(xì)程度適當(dāng)嗎？
　　· 容易按照進(jìn)度計(jì)劃衡量績(jī)效嗎？
　　· 容易進(jìn)行監(jiān)測(cè)跟蹤嗎？ 
　　真正失敗的項(xiàng)目是我們從中未獲得任何收獲的項(xiàng)目。與成功項(xiàng)目相比，企業(yè)也可以從失敗項(xiàng)目上學(xué)到同樣多的東西，甚至更多。因此，在項(xiàng)目完成之后的金字塔分析中應(yīng)該既包括好消息也包括壞消息。
　　另外，失敗信息的記錄工作可能會(huì)受到抵制，特別是在公司將失敗與特定人員聯(lián)系在一起的情況下（無(wú)論是以正式的方式還是非正式的方式）。此處涉及的風(fēng)險(xiǎn)水平為低至中等水平。
　　信息分發(fā)
　　許多公司都面臨的一個(gè)普遍問(wèn)題是如何確保關(guān)鍵信息（例如：KPI和CSF）在公司內(nèi)部為人所知。信息共享的一種方式是通過(guò)以局域網(wǎng)為依托的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)。然而，更好的一種方法是在每個(gè)項(xiàng)目完成之后由項(xiàng)目辦公室牽頭準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析。這些案例分析可以用作未來(lái)培訓(xùn)的資料并以局域網(wǎng)為依托實(shí)現(xiàn)共享。
　　在此可以舉例說(shuō)明。一個(gè)公司執(zhí)行的一個(gè)項(xiàng)目十分成功。在項(xiàng)目結(jié)束之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向管理層作了總結(jié)匯報(bào)。公司在項(xiàng)目中使用的多個(gè)制造工藝取得了重大突破，高層管理層希望確保這些新知識(shí)也能夠被所有其他部門借用。
　　當(dāng)時(shí)決定解散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并將人員重新分配到組織的各個(gè)部門。6個(gè)月之后，發(fā)現(xiàn)原上述團(tuán)隊(duì)成員向其它部門傳授的知識(shí)微乎其微。最后，又將這些人員匯集在一起，要求他們起草一份經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析，以便用于項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程。
　　雖然這種方法十分有效，但是，也會(huì)存在不利的后果，會(huì)使該方法很難執(zhí)行。另外一個(gè)公司也采用了必須準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析的方法。雖然它們執(zhí)行的一個(gè)項(xiàng)目最終結(jié)果很成功，但是在項(xiàng)目執(zhí)行期間由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)和決策不力，犯了幾個(gè)嚴(yán)重錯(cuò)誤。在項(xiàng)目辦公室準(zhǔn)備案例分析資料時(shí)，考慮到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析內(nèi)不僅僅要包括成功因素而且也要包括失敗因素，所以案例分析內(nèi)包括了所有信息。
　　雖然已經(jīng)采取措施隱瞞了出錯(cuò)人員的名字，但是，企業(yè)內(nèi)部每個(gè)人都知道誰(shuí)在項(xiàng)目上工作過(guò)，并且最終還是掌握了出錯(cuò)人員是誰(shuí)。參與項(xiàng)目的幾名員工針對(duì)這些信息的披露向高層管理層提出了投訴。之后，企業(yè)從培訓(xùn)課程中取消了這個(gè)案例分析的內(nèi)容。在吸取教訓(xùn)的同時(shí)又能保護(hù)相關(guān)人員不受攻擊，這需要一個(gè)企業(yè)具有強(qiáng)有力的企業(yè)文化。項(xiàng)目辦公室執(zhí)行此項(xiàng)職責(zé)的風(fēng)險(xiǎn)水平為中等至高風(fēng)險(xiǎn)水平。
　　指導(dǎo)
　　項(xiàng)目管理指導(dǎo)工作是一項(xiàng)關(guān)鍵的項(xiàng)目辦公室活動(dòng)。多數(shù)人似乎都認(rèn)為項(xiàng)目管理的最好培訓(xùn)方法是通過(guò)在職培訓(xùn)。其中一種方法是安排一個(gè)沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理在經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理的直接指導(dǎo)下工作（特別是在大型項(xiàng)目上）。如果公司的大型項(xiàng)目不是很多，這種方法可能會(huì)使公司付出很大的代價(jià)。
　　更好的一種方法是由項(xiàng)目辦公室承擔(dān)指導(dǎo)的角色：直接或間接對(duì)項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)（或與項(xiàng)目辦公室存在實(shí)線或虛線匯報(bào)關(guān)系）的經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理可以向經(jīng)驗(yàn)欠缺的項(xiàng)目經(jīng)理提供指導(dǎo)和建議。這種方法有三個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)：首先，項(xiàng)目經(jīng)理的行政上司可能不具備必要的項(xiàng)目管理知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法在項(xiàng)目經(jīng)理遇到困難時(shí)提供幫助。其二，項(xiàng)目經(jīng)理可能因?yàn)閾?dān)心報(bào)復(fù)而不愿意與其上司討論一些問(wèn)題。考慮到項(xiàng)目辦公室可能也負(fù)責(zé)保存經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔，項(xiàng)目指導(dǎo)可以為缺乏經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理提供一些預(yù)警指標(biāo)或信號(hào)。
　　指導(dǎo)可以以全職方式進(jìn)行或按需進(jìn)行，后者是優(yōu)選的做法。全職指導(dǎo)似乎是一個(gè)好方法，而其中存在指導(dǎo)導(dǎo)師最終成為實(shí)際項(xiàng)目管理者的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)工作的風(fēng)險(xiǎn)水平為低風(fēng)險(xiǎn)水平。
　　標(biāo)準(zhǔn)和模板文件的制定
　　任何項(xiàng)目辦公室的關(guān)鍵工作內(nèi)容中都包括制定項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)這一項(xiàng)。標(biāo)準(zhǔn)制定后，可以成為通用語(yǔ)言而能夠促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。但是，因?yàn)闊o(wú)法制定涵蓋所有項(xiàng)目的所有各種不同情況的政策或程序，所以制定過(guò)多的政策或程序形式的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)是一種錯(cuò)誤。另外，制定嚴(yán)格的政策和程序標(biāo)準(zhǔn)所需要的人力、成本投入和時(shí)間投入將會(huì)由于項(xiàng)目辦公室人數(shù)問(wèn)題而無(wú)法執(zhí)行。
　　表格和核查清單可以以模板文件的形式編制，以便在多個(gè)項(xiàng)目上使用。應(yīng)該量體裁衣，針對(duì)具體組織訂制模板文件，而不要拷貝其它組織的模板，因?yàn)槠渌M織可能并不具有類似的文化或執(zhí)行類似的項(xiàng)目。在組織完成幾個(gè)項(xiàng)目之后，無(wú)論項(xiàng)目成功與否，都應(yīng)該準(zhǔn)備可以循環(huán)利用的模板文件，因?yàn)榇藭r(shí)可以基于通過(guò)前幾個(gè)項(xiàng)目所掌握的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對(duì)模板文件進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和改進(jìn)。
　　用模板文件取代更加正式化的標(biāo)準(zhǔn)存在一種危險(xiǎn)：首先，因?yàn)槟０逦募欠?wù)于公眾的一種指導(dǎo)文件，可能無(wú)法滿足具體項(xiàng)目的需求；其次，其中存在的一種風(fēng)險(xiǎn)是，模板文件的一些使用者，特別是缺乏經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，可能會(huì)簡(jiǎn)單的拿來(lái)使用（認(rèn)為白紙黑字寫出來(lái)的就是要求執(zhí)行的），而不考慮模板文件根本不適合所執(zhí)行的項(xiàng)目這一事實(shí)。