在小型項(xiàng)目中實(shí)行項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐

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作為一個項(xiàng)目管理師和項(xiàng)目管理培訓(xùn)師，我常常會聽到的一個問題就是適用于大型項(xiàng)目的管理最佳實(shí)踐是否也適用于小型項(xiàng)目。小型項(xiàng)目是否需要采用項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐是每個項(xiàng)目管理者都必須面對的一個重要的問題。
　　注重項(xiàng)目交付
　　不建議采用項(xiàng)目管理方法的一個主要論據(jù)是：以流程為中心的實(shí)踐會產(chǎn)生大量的文書工作，而這些對于小型項(xiàng)目來講是不必要也是不可行的。這是一個非常有力的論據(jù)，它使得任何注重文檔記錄的方法成為交付實(shí)際商業(yè)收益的阻礙。畢竟項(xiàng)目管理的目的是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目業(yè)務(wù)目標(biāo)，而不是造就檔案王國。
　　目前在軟件開發(fā)領(lǐng)域，關(guān)于軟件開發(fā)最佳方法的討論十分活躍。最近，一些專業(yè)軟件師提出了幾個靈巧有效的軟件開發(fā)方法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的方法太過著重于文檔記錄。
　　這些靈巧的新方法注重于交付軟件產(chǎn)品而不是文檔記錄。了解到這一點(diǎn)，我認(rèn)為項(xiàng)目管理者們可以從這些用于軟件開發(fā)的新方法中學(xué)到一些東西。簡短來講，它引導(dǎo)我們把管理的重點(diǎn)放在項(xiàng)目交付，而不是項(xiàng)目中的文檔記錄上。當(dāng)然，項(xiàng)目管理者們?nèi)匀灰鎸σ粋€問題，就是項(xiàng)目中到底需要多少文檔記錄？
　　采納最佳實(shí)踐
　　我堅(jiān)信“需要決定結(jié)果，過猶不及”的道理?？梢杂靡粋€很簡單的方法來測試：如果有助于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)目標(biāo)，那么我們就可以采用這些方法并且記錄歸檔；相反地如果對于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)沒有幫助，那么就不需要在這上面浪費(fèi)時間。只要明白了這一要點(diǎn)，我相信在所有的項(xiàng)目上，我們都可以在最小程度上實(shí)行最佳實(shí)踐。
　　下面我們來依次討論最佳實(shí)踐的幾個要素，看看采用這些最佳實(shí)踐所帶來的收益是否多于其產(chǎn)生的消耗。
　　定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)
　　我們所講的最佳實(shí)踐的第一個要點(diǎn)是定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)。即便是最小型的項(xiàng)目也有它必須要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。作為一個項(xiàng)目經(jīng)理，識別出這些目標(biāo)恐怕也是你的利益所在，因?yàn)轫?xiàng)目最終是否實(shí)現(xiàn)了這些目標(biāo)是對你的工作的一項(xiàng)重要評估標(biāo)準(zhǔn)。因此，定義并且實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)是你的職責(zé)。
　　假設(shè)你沒有定義并且記錄下來這些目標(biāo)，那么你能依賴的僅僅是你上司的仁慈。當(dāng)你的上司檢查你的工作并且認(rèn)為你沒有完成項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)的時候，清楚地定義和記錄下來的目標(biāo)就是你的一份依據(jù)和保險。
　　關(guān)于項(xiàng)目范圍的定義也是一樣。如果你沒有對項(xiàng)目范圍給出定義，最可能產(chǎn)生的后果就是你的項(xiàng)目會在行進(jìn)過程中變得越來越大；盡管在開始的時候你可能在管理一個小型項(xiàng)目，不久以后你就發(fā)現(xiàn)這個項(xiàng)目已經(jīng)大得超出你的預(yù)計(jì)。
　　在小型項(xiàng)目中，你仍然需要識別并且記錄項(xiàng)目的利益相關(guān)者。只有識別出了所有的利益相關(guān)者，你才能夠保證你的項(xiàng)目目標(biāo)和交付物包含了他們所有的需要。
　　定義交付物
　　總要有人負(fù)責(zé)實(shí)際的工作來實(shí)現(xiàn)一個項(xiàng)目的交付物。盡管有時交付物不需要很多時間來完成，我們?nèi)匀恍枰龊帽匾挠涗?。讓其他人來回顧這些完整的記錄有助于發(fā)現(xiàn)并且改正其中的錯誤。
　　負(fù)責(zé)實(shí)際生產(chǎn)的項(xiàng)目成員會使用這些描述來幫助實(shí)現(xiàn)交付物。盡管有時這些描述的長度不會超過一頁的篇幅，清楚無誤的描述仍然是很重要的。缺少必要的描述只會導(dǎo)致負(fù)責(zé)生產(chǎn)的成員對交付物產(chǎn)生不定向地理解，最終造成大量的時間浪費(fèi)在后期對錯誤的改正上。因此，定義和記錄交付物是我們項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第二個重要方面。
　　項(xiàng)目規(guī)劃
　　最佳實(shí)踐的第三個部分是項(xiàng)目規(guī)劃。假設(shè)你要登上一座山峰，你不可能在沒有做任何計(jì)劃的情況下就動身的。即便是爬上你的住所背后的小山坡，你可能也會做一些必要的計(jì)劃：比如什么時候去爬？需要攜帶什么必需品？無論管理多么小的項(xiàng)目，你仍然要考慮：需要通過那些活動來完成交付物；估算出這些活動所需的時間；決定所需的人力和其他資源并且對活動和責(zé)任進(jìn)行合理配置。
　　所有上述內(nèi)容都需要書面記錄，并且在團(tuán)隊(duì)成員中進(jìn)行溝通交流。我見過很多人在這一步遇到阻滯，認(rèn)為可能需要使用一些項(xiàng)目規(guī)劃軟件，比如Microsoft Project。這其實(shí)是一項(xiàng)不必要的開支。一個很常見的現(xiàn)象就是項(xiàng)目管理者浪費(fèi)大量的時間在怎樣使他們的Microsoft Project計(jì)劃表更美觀上，而忘記了使用這個軟件以及項(xiàng)目規(guī)劃的真正目的。
　　相反地，我認(rèn)為使用Microsoft Excel的條形表來計(jì)劃小型項(xiàng)目是最好的方法，因?yàn)檫@個方法即簡單又足夠。首先在表格的最上面一行填入項(xiàng)目的一些關(guān)鍵日期；然后在左邊第一列填入項(xiàng)目的一系列任務(wù)；最后在每一個任務(wù)的對應(yīng)位置標(biāo)出它的起始和完成時間。這樣一來每一項(xiàng)活動所需的時間就一目了然了。
　　除了條形表之外，你需要把項(xiàng)目中的一些重要事件（里程碑）記錄下來。這些里程碑代表了一些關(guān)鍵日期，比如完成一些交付物的日期，或者某些主要活動完成的日期等。每一個項(xiàng)目成員的責(zé)任也必須明確地記錄在項(xiàng)目計(jì)劃里。