不再疲于奔命CIO巧解多IT項(xiàng)目管理之痛

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鄧崗是公司的CIO，前段時(shí)間剛剛忙完erp系統(tǒng)上線，鄧崗開(kāi)始遇到自身發(fā)展的一道坎。從過(guò)去的單個(gè)OA系統(tǒng)，到ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等多個(gè)IT項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，如何協(xié)調(diào)和統(tǒng)一管理多個(gè)IT項(xiàng)目是鄧崗近期的煩惱。 
　　多個(gè)IT項(xiàng)目同時(shí)實(shí)施無(wú)疑會(huì)造成爭(zhēng)奪資源，因此常常有亂七八糟的事情使鄧崗顧此失彼。鄧崗感覺(jué)到管理多個(gè)IT項(xiàng)目并不是一件非常容易的事情，必須要有一些管理策略來(lái)減輕CIO的負(fù)擔(dān)。例如，CIO需要克服時(shí)間上和項(xiàng)目細(xì)節(jié)上的束縛，因?yàn)橛刑嗟捻?xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，他不能對(duì)多個(gè)IT項(xiàng)目都有詳細(xì)的了解和控制。
　　一.CIO面臨多IT項(xiàng)目管理的挑戰(zhàn)
　　有調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，目前企業(yè)CIO最主要的IT管理挑戰(zhàn)是什么。調(diào)查顯示，CIO面臨的其中一個(gè)頭疼的問(wèn)題是如何更好地管理多個(gè)IT項(xiàng)目。例如,如何在現(xiàn)有IT系統(tǒng)維護(hù)和新建IT項(xiàng)目之間保持平衡。很顯然， CIO必須解決的問(wèn)題是越來(lái)越多的項(xiàng)目到底怎么管理。
　　(1)為什么會(huì)出現(xiàn)讓CIO頭疼的多IT項(xiàng)目管理?
　　調(diào)查顯示隨著企業(yè)的發(fā)展，IT項(xiàng)目會(huì)不斷增加，這會(huì)讓CIO難以控制。對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)效益不斷增長(zhǎng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，不斷擴(kuò)張的IT需求是發(fā)展的必然結(jié)果，但增加的IT項(xiàng)目會(huì)讓CIO雙拳難敵四手，IT項(xiàng)目管理不再?gòu)娜?而那些效益不佳的企業(yè)則更需要通過(guò)IT降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。
　　因此，多IT項(xiàng)目管理今后將是一個(gè)常態(tài)，越來(lái)越多的CIO需要在同一時(shí)間內(nèi)執(zhí)行越來(lái)越多的項(xiàng)目。那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項(xiàng)目管理流程、機(jī)制和方法是CIO最頭疼的事情。例如在面對(duì)多個(gè)IT項(xiàng)目管理時(shí)，如何協(xié)調(diào)參與多個(gè)IT項(xiàng)目的人員、資源和資金的分配。
　　(2)資源優(yōu)化與總收益最大化是CIO最大的挑戰(zhàn)
　　當(dāng)面臨多個(gè)IT項(xiàng)目并行管理的時(shí)候，CIO不可能象管理一個(gè)項(xiàng)目一樣進(jìn)行從頭盯到尾，并且關(guān)注其中出現(xiàn)的任何問(wèn)題，這從精力上來(lái)說(shuō)是不現(xiàn)實(shí)的。而且如果CIO確實(shí)企圖如此做，唯一的結(jié)果就是把自己弄得很忙碌，并會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)際上CIO只不過(guò)是不斷處于救火的過(guò)程中。
　　當(dāng)公司上下都服務(wù)于同一個(gè)IT項(xiàng)目時(shí)，CIO可以一直協(xié)調(diào)此項(xiàng)目，但隨著IT項(xiàng)目增多，CIO開(kāi)始無(wú)法兼顧所有項(xiàng)目。多項(xiàng)目管理是站在對(duì)所有的IT項(xiàng)目進(jìn)行篩選、評(píng)估、計(jì)劃、執(zhí)行與控制的項(xiàng)目管理方式。與單個(gè)項(xiàng)目管理不同的是，單項(xiàng)目管理是在假定項(xiàng)目的資源得到保障的前提下進(jìn)行的項(xiàng)目管理。多項(xiàng)目管理則是在多個(gè)項(xiàng)目的前提下，如何協(xié)調(diào)和分配現(xiàn)有的各種資源，以獲取最大項(xiàng)目目標(biāo)的管理過(guò)程，多項(xiàng)目管理更強(qiáng)調(diào)多個(gè)項(xiàng)目的共同總收益最大化。
　　(3)多項(xiàng)目管理難點(diǎn)在于：組織結(jié)構(gòu)僵化
　　隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，當(dāng)進(jìn)入多IT項(xiàng)目管理階段時(shí)，很多CIO仍然沿用單一項(xiàng)目階段的管理模式，并沒(méi)有相應(yīng)地進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，沒(méi)有清晰地界定公司、多項(xiàng)目之間的決策權(quán)限劃分，沒(méi)有搞清楚IT部門與多個(gè)項(xiàng)目之間的監(jiān)控關(guān)系、考核關(guān)系。
　在過(guò)去的職能結(jié)構(gòu)下，CIO進(jìn)行多項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作時(shí)難度很大，效率很低;而如果在現(xiàn)有體制下過(guò)份授權(quán)，則又削弱了CIO對(duì)多項(xiàng)目的指導(dǎo)和監(jiān)控能力，使風(fēng)險(xiǎn)激增。另一方面，欠缺標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范的多項(xiàng)目管理流程，則使每個(gè)項(xiàng)目缺乏多項(xiàng)目協(xié)調(diào)的可行性，這些僵化的公司結(jié)構(gòu)都使多IT項(xiàng)目總收益最大化隱藏著巨大的管理風(fēng)險(xiǎn)。
　　二.什么是多IT項(xiàng)目管理?
　　(1)單項(xiàng)目與多項(xiàng)目管理比較與分析
　　IT項(xiàng)目管理一般存在兩種基本形態(tài)：一種是一次性的IT項(xiàng)目管理，對(duì)象是一次性、不可重復(fù)的活動(dòng)，如某需求的二次開(kāi)發(fā)。另一種是運(yùn)作性IT項(xiàng)目管理，對(duì)象是連續(xù)不斷、周而復(fù)始的活動(dòng)，如ERP系統(tǒng)。
　　單個(gè)IT項(xiàng)目管理主要是時(shí)間進(jìn)度、資源分配、成本和質(zhì)量控制等四個(gè)要素。但多IT項(xiàng)目管理則有五個(gè)要素，即除了對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理及監(jiān)控之外，更重要的是對(duì)管轄的多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和整合，以達(dá)到總收益最大化。
　　(2)多項(xiàng)目管理的特點(diǎn)
　　多項(xiàng)目管理和單個(gè)項(xiàng)目管理相互聯(lián)系，但又有所區(qū)別。兩者最大的不同是，多項(xiàng)目管理不僅僅注重單個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行，更側(cè)重于多個(gè)項(xiàng)目間經(jīng)過(guò)判斷輕重緩急后，進(jìn)行資源優(yōu)化和整合，充分利用企業(yè)資源實(shí)施好每一個(gè)項(xiàng)目，從而提升整體的最大化運(yùn)營(yíng)能力。
　　因此，多IT項(xiàng)目管理具體為CIO需要對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤并及時(shí)決策，有效地、最優(yōu)地分配各種資源，從整體上解決項(xiàng)目之間的資源調(diào)配、資金管理、人才調(diào)配、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制等問(wèn)題，以達(dá)到最大化的實(shí)現(xiàn)多個(gè)IT項(xiàng)目目標(biāo)。