項(xiàng)目管理中的時(shí)間表

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假設(shè)你是2008年北京奧委會(huì)組委會(huì)的一名成員，負(fù)責(zé)奧運(yùn)會(huì)某一項(xiàng)目的具體運(yùn)作和組織，相關(guān)的資源和供應(yīng)商都?xì)w你調(diào)用。你可能不是場(chǎng)館建設(shè)、城市規(guī)劃、創(chuàng)意設(shè)計(jì)、款項(xiàng)募集、安全保衛(wèi)等方面的行家，而且，在這個(gè)項(xiàng)目中你并不需要親自具體做些什么，但是，有一件事是你必須做的：為奧運(yùn)會(huì)某一項(xiàng)目前后所有需要完成的步驟做一個(gè)計(jì)劃，并且執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃。
　　奧運(yùn)會(huì)備受世人關(guān)注，任何一個(gè)項(xiàng)目都不容出錯(cuò)，在奧運(yùn)會(huì)的項(xiàng)目中有很多因素是你必須考慮的，比如，參加奧運(yùn)會(huì)的官員、運(yùn)動(dòng)員、觀眾的衣食住行；北京的天氣；各類比賽場(chǎng)地的準(zhǔn)備、檢測(cè)；意外事件的處理；新聞媒體、通訊；開幕式、閉幕式的設(shè)計(jì)、排練、演出，等等。
　　奧運(yùn)會(huì)中的任何一個(gè)項(xiàng)目所涉及的人與事可謂千頭萬緒，上述因素只是其中的冰山一角。對(duì)于這樣的大項(xiàng)目以及對(duì)其分拆后的項(xiàng)目，需要的不光是最后期限，更重要的是根據(jù)最后期限倒推出來的時(shí)間表。
　　時(shí)間表是實(shí)施項(xiàng)目所須步驟的一個(gè)基本的、動(dòng)態(tài)的計(jì)劃表。時(shí)間表為行動(dòng)提供動(dòng)力和指南，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中設(shè)定“里程碑”，可以將自己的進(jìn)度與預(yù)先設(shè)定的完成時(shí)間相比較，以精確地控制項(xiàng)目進(jìn)展。
　　簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目管理的核心是時(shí)間管理，項(xiàng)目的成敗取決于時(shí)間表的制定和實(shí)施。  
　　時(shí)間表的重要性
　　對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目來說，時(shí)間表的重要性是不言而喻的。人們通常所說的時(shí)間表是項(xiàng)目管理的核心、是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，這種說法是有理論和實(shí)踐依據(jù)的。  
　　現(xiàn)代企業(yè)的項(xiàng)目管理，強(qiáng)調(diào)的是所有相關(guān)職能部門的參與，而不僅僅是項(xiàng)目小組承擔(dān)所有的工作。財(cái)務(wù)部、研發(fā)部、采購部、生產(chǎn)部、品質(zhì)管理部、人力資源部等職能部門參與了部分甚至整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)的過程。時(shí)間表內(nèi)不僅列出小組成員要完成的所有任務(wù)，還要體現(xiàn)出這些職能部門的工作及時(shí)間安排。
　　從立項(xiàng)到項(xiàng)目完成，是一個(gè)長(zhǎng)期的過程。企業(yè)各個(gè)層面的成員，從高級(jí)經(jīng)理到基層員工，在項(xiàng)目磨合中必然會(huì)提高自己的溝通能力，并培養(yǎng)出以協(xié)作為中心的“團(tuán)隊(duì)精神”(TeamWork)。項(xiàng)目中的時(shí)間管理，打破了傳統(tǒng)組織架構(gòu)中的等級(jí)觀念、條塊分割等局限，鼓勵(lì)相互尊重、相互協(xié)同和創(chuàng)新的企業(yè)文化，使企業(yè)運(yùn)營(yíng)提升到一個(gè)新的高度，從而最終促進(jìn)企業(yè)文化的提升。
　　時(shí)間表是各方力量均衡的產(chǎn)物。各職能部門在審核時(shí)間表時(shí)，會(huì)從本部門的角度考慮其可行性。如財(cái)務(wù)部會(huì)核算其成本，法律部會(huì)判斷其合法性，稽核部會(huì)考慮其合規(guī)性，人力資源部會(huì)考慮人員配置等等，從而系統(tǒng)地保證了項(xiàng)目的順利實(shí)施。時(shí)間表在最終得到?jīng)Q策層的批準(zhǔn)后，將成為項(xiàng)目組和職能部門之間的溝通橋梁和制衡工具。
　　時(shí)間表的分類
　　人們通常說的時(shí)間表，往往是指對(duì)任務(wù)(task)的時(shí)間安排和控制，這是時(shí)間管理的最重要的部分；時(shí)間管理的另一個(gè)很重要的方面，就是每個(gè)參與人員的時(shí)間資源。參與項(xiàng)目相關(guān)的人員有很多，有全職的和兼職的，有全程參與的和暫時(shí)參與的，有內(nèi)部的和外部的，等等。每個(gè)人參與項(xiàng)目的程度、階段、角色都有所差別。項(xiàng)目人員的時(shí)間資源表需要盡可能地列出每個(gè)參與人員的性格、特長(zhǎng)、角色、計(jì)劃投入的時(shí)間量及階段等基本要素。項(xiàng)目人員的時(shí)間資源表應(yīng)先于項(xiàng)目任務(wù)的時(shí)間表草擬出來，以便在制定項(xiàng)目任務(wù)的時(shí)間表時(shí)指定負(fù)責(zé)人和參與人員。
　　制訂項(xiàng)目人員的時(shí)間資源表，有利于工作任務(wù)的公平安排。在項(xiàng)目事項(xiàng)的安排時(shí)，能充分考慮到工作量及每個(gè)人員能投入的時(shí)間關(guān)系，可以有效避免下屬被工作及苛刻的時(shí)間進(jìn)度壓得喘不過氣來。在通常情況下，項(xiàng)目經(jīng)理們會(huì)形成這樣一個(gè)誤區(qū)：他們對(duì)于那些提前加班完成任務(wù)的人的“嘉獎(jiǎng)”往往就是給他們更多的工作。這樣做不利于內(nèi)部的公平與和諧。
　　時(shí)間表的制定
　　在為項(xiàng)目量身定制時(shí)間表時(shí)，一般可以遵循以下步驟：
　　1.頭腦風(fēng)暴。盡可能地召集所有相關(guān)人員，讓大家一起考慮所有項(xiàng)目相關(guān)的工作任務(wù)，并且確定其相互依賴關(guān)系。
　　2.項(xiàng)目拆分。尤其對(duì)于大的項(xiàng)目，拆分很重要，需要一個(gè)主計(jì)劃和若干子計(jì)劃，甚至孫計(jì)劃，需要確定各個(gè)計(jì)劃的負(fù)責(zé)人。
　　3.計(jì)劃草擬。確定“里程碑”和關(guān)鍵路徑。將草擬計(jì)劃送至決策層及相關(guān)人員，并在職能部門中征求意見。
　　4.計(jì)劃確定。收集好各方面意見后更新制訂時(shí)間表，然后再召集相關(guān)人員開會(huì)，明確責(zé)任和目標(biāo)。
　　時(shí)間表的基本要求
　　1.要使一個(gè)時(shí)間表真正有用，必須有明確的時(shí)間和任務(wù)?！敖ㄗh”、“盡快”、“可能”這些模棱兩可的話應(yīng)盡量少用，因?yàn)檫@些話有可能成為拖延項(xiàng)目進(jìn)度的借口。
　　2.時(shí)間安排合理。有多少工作量?有多少時(shí)間?同時(shí)還需要處理什么事情?這樣安排是否合理及現(xiàn)實(shí)?在你預(yù)計(jì)的時(shí)間上再多加25％～50％，這樣可以使時(shí)間表更為現(xiàn)實(shí)。大多數(shù)人在項(xiàng)目上都會(huì)低估所需時(shí)間。
　　3.工作任務(wù)公平。時(shí)間進(jìn)度安排是否公平?是不是會(huì)導(dǎo)致為了趕時(shí)間而造成超負(fù)荷工作現(xiàn)象?
　　4.要得到本人認(rèn)可。只有任務(wù)執(zhí)行人承諾的時(shí)間表才會(huì)真正有用。一般而言，當(dāng)事人自己設(shè)定的時(shí)間表，是相對(duì)現(xiàn)實(shí)的。
　　時(shí)間表的控制與調(diào)整
　　環(huán)境是不斷變化的，即使最客觀、最公平并且被大家認(rèn)可的時(shí)間表，在項(xiàng)目進(jìn)行中仍然可能會(huì)遇到各式各樣的麻煩。項(xiàng)目管理人員的一項(xiàng)重要職責(zé)，就是根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)地對(duì)時(shí)間進(jìn)行調(diào)整，使得時(shí)間表始終和實(shí)際進(jìn)度及發(fā)生的變化保持一致。  
　　通常情況下，項(xiàng)目管理人員會(huì)遇到以下變化的情景：由于組織對(duì)優(yōu)先程度的調(diào)整，項(xiàng)且可能被放到了不重要的位置，甚至可能取消；一個(gè)原來很簡(jiǎn)單的事情一下子變成了一個(gè)讓人泄氣的巨大麻煩；關(guān)鍵人員的離開或調(diào)離；有些任務(wù)提前完成或滯后了等等。
　　項(xiàng)目偏離了自己的預(yù)期，偏離了正常的軌道，在這種情況下，項(xiàng)目管理人員該如何實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)?
　　需要項(xiàng)目管理人員切記的原則是：一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間不是一下子就過了幾個(gè)月，而是一天一天、一周一周地溜走的，所以，項(xiàng)目管理人員應(yīng)該每天或每周審視變化的環(huán)境和進(jìn)度，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)調(diào)整時(shí)間表，用適合的方法讓“出軌”的項(xiàng)目盡快回到既定軌道上來。
　　1.重新制訂時(shí)間表。也許需要的只是改變時(shí)間，時(shí)間調(diào)整以后，項(xiàng)目就可以回到正軌，繼續(xù)前進(jìn)了；也許需要的是刪除一些無關(guān)大局的任務(wù)，有些步驟可以錦上添花，但并不是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵步驟，去掉這些裝飾可以幫助項(xiàng)目輕裝上陣；也許需要的是調(diào)整一些任務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式，如為了節(jié)省時(shí)間，可以將郵寄改成快遞或發(fā)電子郵件。
　2.尋求更多的資源。清點(diǎn)現(xiàn)在手頭的資源，有沒有可能得到更多?如果有更多的人、更多的資金以及更多的設(shè)備和想法，將會(huì)對(duì)項(xiàng)目起到什么作用’如何順勢(shì)加以改進(jìn)?與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門進(jìn)行及時(shí)溝通，為自己的項(xiàng)目爭(zhēng)取更好的條件和資源。
　　3.替換。有沒有某一項(xiàng)是項(xiàng)目中所需要的，但目前你可能達(dá)不到，可否用其他現(xiàn)成的資源代替，只要替代品不會(huì)使最終完成的項(xiàng)目發(fā)生質(zhì)的改變。 
　　4.及時(shí)中止項(xiàng)目。對(duì)于項(xiàng)目管理人員來說，中止自己的項(xiàng)目是很困難的決定。但是如果整個(gè)項(xiàng)目存在的基礎(chǔ)條件的確發(fā)生了變化，項(xiàng)目已經(jīng)沒有意義時(shí)，項(xiàng)目管理人員應(yīng)該及時(shí)撤銷正在進(jìn)行的項(xiàng)目，避免更大的損失。如公司決定花一年的時(shí)間，開發(fā)一種新的很有前途的產(chǎn)品，但三個(gè)月后，市場(chǎng)上此類產(chǎn)品的供需關(guān)系已經(jīng)發(fā)生根本變化，而公司的新產(chǎn)品并不具備性能及成本上的優(yōu)勢(shì)，此時(shí)就應(yīng)果斷決策，做出符合公司整體利益的決定。
　　再復(fù)雜的項(xiàng)目，只要你制訂了正確的時(shí)間表，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和跟蹤。就會(huì)有很多辦法在問題變得不可收拾之前得到修正，從而使項(xiàng)目走上正軌，直至任務(wù)的完成。