如何才能按時高質(zhì)量完成一個IT項目

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在IT項目實際管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，遭遇挫折甚至面臨失敗。在亂花漸欲迷人眼的IT項目管理領(lǐng)域內(nèi)，IT項目經(jīng)理們總是很容易被各種理論說服，被各種模型吸引，被各種模版包圍。可是，對一個具體的IT項目來說，什么才是最重要的呢?需要做些什么才能讓IT項目可控，并且朝著成功的方向走近呢? 
　　一.目標管理，知易行難 
　　在IT項目中，目標管理的影子隨處可見，但要真正使員工的積極性發(fā)揮出來，并不是“影子”所能完成的。正所謂“知易行難”，目標管理并不僅僅是管理目標這么簡單，它有一套完備的目標體系。它需要科學的方法，需要一種對時機、風險、分寸的把握和判斷的能力。 
　　(1)什么是目標管理 
　　目標管理是管理大師彼得·德魯克在其名著《管理實踐》中最先提出的，他提出目標管理與自我控制的相互結(jié)合使用。德魯克認為，并不是有了工作才有目標，而是相反，有了目標才能確定每個人的工作。MBO(Management By Objectives，目標管理)是為了實現(xiàn)項目的任務與目的，給各層級人員從上至下制定切實可行的目標，并且各層人員必須在規(guī)定時間內(nèi)完成指定任務的一種管理方法。 
　　去掉繁復的理論體系的包裹，目標管理其實很樸素，手段其實很簡單。它需要做好三件事--目標設定、制定計劃并控制、度量目標達成度。也就是說，考|試/大項目啟動前要有目標和計劃，項目進行當中要有控制，項目結(jié)束之后要對目標進行度量。目標管理的關(guān)鍵點在一頭一尾，頭是分層級設定目標，尾就是考核、評價和獎懲。 
　　因此，目標管理是一種程序或過程，項目管理者通過目標對下級進行管理，當確定了項目總體目標后，必須對其進行有效分解，轉(zhuǎn)變成各個部門/團隊以及各個員工的分目標，管理者根據(jù)分目標的完成情況對下級進行考核、評價和獎懲。所以，目標管理量化了目標，從而使目標具體化、可視化。 
　　(2)目標分解與考核量度 
　　目標管理是通過目標的設置和分解、目標的實施及完成情況的檢查、獎懲為手段，通過員工的自我管理來實現(xiàn)目的的一種管理方法。過程不重要，結(jié)果重要。可能管理過程是松散的，但結(jié)果卻是受到控制的。在目標分解過程中，權(quán)、責、利三者明確，只有每個員工完成了自己的分目標，整個項目的總目標才有完成的希望。 
　　總的來說，目標管理加大了對員工的績效考核力度。目標管理以制定目標為起點，以目標完成情況的考核為終結(jié)。至于完成目標的具體過程、途徑和方法，上級并不過多干預。所以，在目標管理制度下，監(jiān)督的成分很少，而控制目標實現(xiàn)的能力卻很強。 
　　(3)目標管理的優(yōu)點 
　　一是目標管理對項目內(nèi)易于度量和分解的目標會帶來良好的績效。例如，對于在技術(shù)上具有可分性、可量化的工作，由于責任、任務明確目標管理常常會起到立竿見影的效果，而對于技術(shù)不可分的任務則難以實施目標管理。二是目標管理有助于改進團隊的職責分工。例如，由于項目目標的成果和責任力圖劃歸一個職位或部門，容易發(fā)現(xiàn)授權(quán)不足與職責不清等缺陷。 
　　(4)目標管理的缺點 
　　在實際項目運作中，目標管理也存在許多明顯的缺點。主要表現(xiàn)在：一是IT項目內(nèi)的許多目標都難以定量化、具體化，或許多工作在技術(shù)上不可解，考|試/大或項目環(huán)境的可變因素越來越多，使項目活動的不確性越來越大，這些都使得IT項目的許多活動制訂數(shù)量化目標是很困難的。二是目標商定可能增加管理成本。目標商定要上下溝通、統(tǒng)一思想是很費時間的，同時每個團隊、個人都關(guān)注自身目標的完成，很可能會忽略了相互協(xié)作和總體目標的實現(xiàn)，滋長本位主義、臨時觀點和急功近利傾向。三是有時獎懲不一定都能和目標成果相配合，也很難保證公正性，從而削弱了目標管理的效果。 
　　二.為什么目標管理也會走進死胡同? 
　　我在接手這個IT項目后，立即按照目標管理的方法制定了項目目標，并進行目標分解，考|試/大細化責任，同時也進行的目標量度和考核。但結(jié)果是讓我意想不到，項目績效與預期相差甚遠。在這個失敗的殘局中，可以發(fā)現(xiàn)目標失控，例如目標成本失控、項目進度失控或其它失控的蛛絲馬跡。 
　　(1)目標制定失誤，與項目聯(lián)系不緊密 
　　這是我總結(jié)反思時，最大的收獲。正確的目標可促進項目進展，然而一個錯誤的目標，將會比沒有目標對項目的危害還要大。目標過高，會使完成任務過于困難，項目人員因為明知指標不能完成而采取放棄態(tài)度，使投入與產(chǎn)出失控。目標過低，項目人員壓力不夠，這樣盡管完成了個人指標卻可能損害總體目標。 
　　目標制定對IT項目為什么如此重要呢?有一句老話：假如不知道何去何從，那么你走哪一條路都無所謂;假如目標已定，那么你所邁出的每一步都意味著靠近或遠離。制定清晰的目標有助于我們更加明智地工作，有助于我們集中精力實現(xiàn)最重要的目標。 
　　(2)沒有進行目標深度分解 
　　傳統(tǒng)的目標管理方式是由最高管理者設定，然后分解成子目標落實到項目的各個層面上，是一種由上級給下級規(guī)定目標的單向過程，在很大程度上下級只是被動地接受目標。由于缺乏溝通，在每個層面上管理者都會加上一些自己的理解，甚至是用偏見對目標解釋。結(jié)果造成目標在自上而下的分解過程中喪失了它的清晰性與一致性，甚至目標的被動接受者經(jīng)常怨聲載道，嫌目標不合理，工作熱情下降，如此種種直接導致執(zhí)行力不足。 
　　(3)沒有定期對目標評估和績效獎罰 
　　對目標的每一項任務都確立達標期限，這不僅是提供考驗在某個具體日期之前實現(xiàn)關(guān)鍵性目標成果的機會，考|試/大而且提供了評估不同任務之間相對優(yōu)先順序的機會。雖然說大部分情況下，人們很難事先知道項目會有什么變化，但沒有定期對目標進行評估則是項目失敗的一個重要原因。因為當項目失控時，最明顯的預警信號就是關(guān)鍵的目標沒有實現(xiàn)，最好的應對方法就是進行定期評估。 
　　另一方面，落實獎賞是要激勵人員實現(xiàn)自己所規(guī)劃的目標。一般來說，沒有人會不受到獎賞和處罰刺激的影響，這種影響所帶來的是會激勵人員全力以赴的工作?？傊?，能夠制訂并遵循目標的人在工作方面更具效率，也更為成功。除此之外，他們還往往比那些得過且過的人表現(xiàn)得更為積極，更樂觀，更熱情。因此，沒有獎賞將會使員工失去前進的動力。 
　　三、如何有效進行目標管理? 
　　目標管理方法可以簡單概括為一句話，即依據(jù)“我現(xiàn)在做的，使我更接近項目目標”的原則，判斷工作輕重緩急，合理安排時間，保證最重要的事最優(yōu)先去做。目標管理的具體做法分五個階段： 
　　(1)制定目標及分解目標 
　　IT項目根據(jù)項目需求確定目標，這是IT項目經(jīng)理所需要解決的最為重要的問題。這也是目標管理最重要的階段，主要是項目目標的制定、分解和職責分工。目標管理要求每一個分目標都有明確的責任主體。因此，預定總體目標之后，需要重新審查現(xiàn)有團隊結(jié)構(gòu)，進行目標分解，并明確目標責任者和協(xié)調(diào)關(guān)系。分目標要具體量化，便于考核;分清輕重緩急，以免顧此失彼;既要有挑戰(zhàn)性，又要有實現(xiàn)可能。分目標制定后，要授予相應的資源配置的權(quán)力，實現(xiàn)責權(quán)利的統(tǒng)一。整個項目匯總所有資料后，繪制出目標圖。 
　　(2)制定及執(zhí)行計劃 
　　目標管理重視結(jié)果，強調(diào)自主，自治和自覺，但并不等于可以放手不管，相反由于形成了目標體系，一環(huán)失誤，就會牽動全局。目標管理是系統(tǒng)性工程，如果事先沒有一個詳盡的計劃的話，很難將各項工作協(xié)調(diào)一致。因此，計劃是目標實施過程中不可缺少的一部分。目標管理是一項所有成員都要參與設定自已的具體目標，然后各就各位把計劃執(zhí)行的過程。并且，上級主管要進行階段性考查，根據(jù)實際情況作出一些調(diào)控，以便順利的完成目標。 
　　(3)二八定律 
　　二八定律是意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)明的，他認為在任何一組東西中最重要的只占約20%，其余80%盡管是多數(shù)卻是次要的。當我們在面對一大堆紛繁復雜的工作時，難免心存畏懼。有的人工作還沒開始就泄氣了，也有的人先做容易的，結(jié)果是永遠也完成不了最重要的任務。這時，項目經(jīng)理要運用二八定律，從中找出兩三項最重要的，合理分配時間集中精力完成。那么，在最重要的兩三項事情完成之后，考|試/大也就為項目成功奠定決定性的基礎(chǔ)。
　　具體來說是，重要又緊急的事情，比任何事情都要優(yōu)先，要必須立即去做或在近期內(nèi)要做好的工作。重要但不緊急，我們工作之中大多數(shù)真正重要的事情都不是急的，可以現(xiàn)在或稍后再做。對這類工作的注意程度，可以分辨出一個人辦事有沒有效率。所以，我們要注意把這類工作列入優(yōu)先的行列之中。緊急但不重要的，這一類是表面上看起來需要立刻采取行動的事情，但客觀而冷靜地分析一下，我們就可以把它們列入次優(yōu)先工作中去。最后，很多工作只有一點用，既不緊急也不重要，但我們卻常常在做重要的事情之前先做它們，這是本末倒置。這也是最容易使工作效率低下，從而浪費時間。 
　　(4)定下期限，絕不拖延 
　　帕金森有一條定律：工作會展延到填滿所有的時間。因此，無論是派給自己或別人的任務，必須要有期限。而且這個期限要比計劃提前一些，要給整個項目留下應急的時間。在任務的期限內(nèi)可以給自己和項目組員施加壓力，以求盡快把工作完成。尊重制定的時間期限，不養(yǎng)成拖延的毛病。定期限也是目標管理中最有效的方法之一。 
　　(5)不可忽視目標考核 
　　對目標績效進行考核與評估，且將基于績效對進行獎懲是目標管理核心之一。但非常遺憾的是，對目標忽視考核是IT項目普遍存在的一個問題。要做到這一點，最有效的辦法是設定項目的考核制度。達到預定的期限后，下級首先進行自我評估，提交書面報告;然后上下級一起考核目標完成情況，決定獎懲;如果目標沒有完成，應分析原因總結(jié)教訓。 
　　總而言之，在不斷變化的環(huán)境之下，IT項目管理必須要具備新的核心能力，其中首位的就是注重以目標實現(xiàn)為核心的目標管理方法。 
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