PMBOK之項(xiàng)目采購管理學(xué)習(xí)

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組織或項(xiàng)目既可能是買方,也可能是賣方,還可能同時充當(dāng)買方和賣方的角色.當(dāng)你是買方的時候你要進(jìn)行采購規(guī)劃,準(zhǔn)備采購文件,發(fā)起招標(biāo),選擇供應(yīng)商,進(jìn)行詢價和洽談,簽訂合同并對合同進(jìn)行管理和收尾.當(dāng)你是賣方的時候要準(zhǔn)

組織或項(xiàng)目既可能是買方,也可能是賣方,還可能同時充當(dāng)買方和賣方的角色.當(dāng)你是買方的時候你要進(jìn)行采購規(guī)劃,準(zhǔn)備采購文件,發(fā)起招標(biāo),選擇供應(yīng)商,進(jìn)行詢價和洽談,簽訂合同并對合同進(jìn)行管理和收尾.當(dāng)你是賣方的時候要準(zhǔn)備項(xiàng)目建議書,應(yīng)標(biāo)文件,進(jìn)行投標(biāo),當(dāng)中標(biāo)后還要進(jìn)行商務(wù)上的洽談并準(zhǔn)備簽署合同,合同簽署完成后對其進(jìn)行管理和收尾.

因此PMBOK的采購管理包括了采購規(guī)劃,發(fā)包規(guī)劃,詢價,選擇賣方,合同管理和合同收尾6個過程組.其中合同是具有法律效力的文件,賣方有義務(wù)根據(jù)合同提供相關(guān)的產(chǎn)品,服務(wù)或成果.而買方則有義務(wù)提供貨幣或其它有價值的對價.復(fù)雜項(xiàng)目要求同時或先后對多個合同或分包合同進(jìn)行管理.這種情況下,單項(xiàng)合同的生命期可以在項(xiàng)目生命期的任何階段結(jié)束.

對于采購規(guī)劃過程,項(xiàng)目范圍說明書,WBS和項(xiàng)目管理計劃是重要的輸入.范圍說明和WBS重點(diǎn)是用來確定需要采購的東西,分析是自制還是采購.另外采購計劃制定時候需要參考項(xiàng)目管理計劃中的分析登記冊,分析采購和合同協(xié)議相關(guān)的風(fēng)險.另外再來考慮采購計劃要決定采購什么產(chǎn)品或服務(wù),具體或大概的數(shù)量要求,什么時候要,要多少錢等相關(guān)信息.要獲取這些信息就必須參考項(xiàng)目管理計劃中的資源要求,進(jìn)度計劃,費(fèi)用估算和基準(zhǔn).采購管理計劃和合同工作說明書是兩個重要的輸出內(nèi)容,采購管理計劃是確定整個采購6大過程的標(biāo)準(zhǔn),流程和如何做.而合同工作說明書則是確定究竟要提供的產(chǎn)品和服務(wù)的范圍,具體的規(guī)格型號特征,數(shù)量,交期,質(zhì)量和性能要求等.如果一項(xiàng)工件確定是自制了就談不上后面的相關(guān)過程了,因此自制或外購決策也是計劃階段的一個重要輸出.

對于合同類型一般分為固定總價合同,成本償還合同和時間材料合同.按買方的風(fēng)險由大到小排序?yàn)镃PPC->CPFF->CPIF->FPIF->FP.固定總價合同雖然對買方承擔(dān)最小風(fēng)險,但當(dāng)買方在前期無法對項(xiàng)目范圍有明確和清晰的認(rèn)識時候不適合采用.而成本償還類合同對買方的最終成本沒有控制,買方將承擔(dān)較大的風(fēng)險,因此買方需要經(jīng)常的跟蹤賣方的進(jìn)度,質(zhì)量和進(jìn)行相關(guān)的檢查和核實(shí).而時間材料類合同基本上跟成本為根基合同類似,但在具體的工作量和范圍無法核實(shí)明確的時候可以采用.

發(fā)包規(guī)劃過程可以簡單的理解為要進(jìn)行詢價和賣方選擇前需要做的相關(guān)準(zhǔn)備工作.因此發(fā)布規(guī)劃有兩個重要的輸出,一個是采購文件用于詢價,另一個就是評估標(biāo)準(zhǔn)用于賣方的選擇過程.采購文件主要用于詢價過程,即你要潛在的供方給你相關(guān)的投標(biāo)書或項(xiàng)目建議書,你要事先準(zhǔn)備好合同工作說明,招標(biāo)邀請,詢價書,招標(biāo)通知和洽談邀請等文件.這些文件事先準(zhǔn)備好的文件模版都屬于采購文件內(nèi)容.

詢價過程應(yīng)該是首先買方應(yīng)該提供給項(xiàng)目相關(guān)的采購文件和合同工作說明,然后賣方根據(jù)這些采購文件有針對性的提交項(xiàng)目建議書,買方再確定合格賣方清單,當(dāng)確定清楚了合格供方后就可以通知這些合格供方參加投標(biāo),而賣方進(jìn)行投標(biāo)的依據(jù)就是采購文件包.

有了合格供方清單和采購文件包后,就可以正式的開始招標(biāo),投標(biāo),評標(biāo),商務(wù)洽談,合同談判等各項(xiàng)活動.而這些活動都屬于賣方選擇過程組.在這里要注意的是成果除了合同外,還會產(chǎn)出合同管理計劃,合同管理計劃仍然是項(xiàng)目管理計劃的一部分用于執(zhí)導(dǎo)后續(xù)的合同管理和收尾.評標(biāo)過程一般分為技術(shù)得分和商務(wù)得分,技術(shù)得分主要是供方的技能能力以及所提出的技術(shù)解決方案,而商務(wù)得分主要是體現(xiàn)在報價上,兩者加權(quán)平均后進(jìn)行優(yōu)先級排序得到前幾名后還可以再次組織相關(guān)的談判,得到最終的賣方并簽訂合同.

合同管理即是按照合同和合同管理計劃進(jìn)行管理,合同管理確保賣方的績效符合合同的要求,同時也確保買方能夠按照合同條款按期付款和履約.對于涉及到多產(chǎn)品的的大型項(xiàng)目,合同管理的關(guān)鍵是管理好各個供應(yīng)商之間的接口.因?yàn)楹贤芾磉^程組屬于監(jiān)控過程,因此工作績效和績效報告信息是重要的輸入.對于合同的管理一般項(xiàng)目或組織都會設(shè)置專門的合同管理人員,項(xiàng)目在此的作用主要是參與和協(xié)助.

合同收尾指買方通過其授權(quán)的合同管理員向賣方發(fā)出合同已經(jīng)完成的正式書面通知.合同收尾過程支持項(xiàng)目收尾過程,因?yàn)閮烧叨家?yàn)證所有的工作和交付的成果是否可以接受.合同收尾包含了產(chǎn)品核實(shí)和行政收尾兩方面的內(nèi)容,產(chǎn)品核實(shí)是核實(shí)已經(jīng)完成的工作,行政收尾是對合同記錄進(jìn)行更新.有三種方式都可以結(jié)束合同,具體如下:1.成功完成 2.相互協(xié)商同意結(jié)束,但沒有成本結(jié)算 3.實(shí)質(zhì)性違約.