項(xiàng)目范圍變更管理方法研究

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項(xiàng)目是一個(gè)特殊的將被完成的有限任務(wù)，它是在一定時(shí)間內(nèi)，滿(mǎn)足一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)工作的總稱(chēng)。由此可見(jiàn)，任何項(xiàng)目都必定有一個(gè)范圍。項(xiàng)目范圍即為使客戶(hù)滿(mǎn)意而必須做的所有工作，它包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要做的各項(xiàng)具體工作。范圍管理就是為了成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，規(guī)定或控制哪些是項(xiàng)目應(yīng)該做的，哪些是不應(yīng)該做的。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是“做什么、怎么做、做到什么程度”。　　
　　企業(yè)的活力和核心競(jìng)爭(zhēng)力最終需要通過(guò)產(chǎn)品（項(xiàng)目的可交付物）來(lái)體現(xiàn)，因此，項(xiàng)目對(duì)任何組織（企業(yè)）的成功都是至關(guān)重要的。范圍管理是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)和重要因素。如果不能科學(xué)地、合理地界定項(xiàng)目的范圍，那么項(xiàng)目就無(wú)法啟動(dòng)，無(wú)法按項(xiàng)目進(jìn)行管理，意外的變更將會(huì)隨時(shí)發(fā)生，項(xiàng)目也會(huì)因此而受影響，造成窩工、返工、費(fèi)用上升甚至不能完成等一系列的問(wèn)題。　　
　　項(xiàng)目范圍管理的核心任務(wù)就是控制項(xiàng)目范圍的變更。目前，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中由于受到內(nèi)外多種因素的影響，使得項(xiàng)目范圍的變更已經(jīng)不可避免，也無(wú)法避免。所以，控制變更的關(guān)鍵在于如何規(guī)范變更的標(biāo)準(zhǔn)、程序，把范圍變更對(duì)項(xiàng)目造成的影響降到最低。降低范圍變更，可以從三個(gè)方面努力：一是準(zhǔn)確定位項(xiàng)目需求，找到足夠多的需要做的工作；二是科學(xué)定義項(xiàng)目范圍，把不必要做的工作刪掉；三是有效控制范圍變更，保證所做的工作都是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
　　一、準(zhǔn)確定位項(xiàng)目需求
　　不論什么項(xiàng)目，最重要的階段都是進(jìn)行需求分析，搞明白真正的需求是什么。項(xiàng)目的需求指的是用戶(hù)真正需要什么，而不是供應(yīng)商假設(shè)用戶(hù)需要什么和供應(yīng)商能夠供應(yīng)什么。所以，對(duì)需求的準(zhǔn)確定位就是要按照用戶(hù)的要求，對(duì)目標(biāo)系統(tǒng)提出完整、準(zhǔn)確、清晰、具體的要求。
　　準(zhǔn)確定位需求對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的成功來(lái)說(shuō)非常重要，如果需求分析做得不好，沒(méi)有一個(gè)好的定位，那么就會(huì)造成需求不斷變更，從而影響進(jìn)度、費(fèi)用控制，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。但我們往往由于對(duì)需求階段的重要性認(rèn)識(shí)不足，從而使得需求調(diào)研不細(xì)致、需求分析不到位、控制變更能力弱，主要表現(xiàn)為：
　　1、項(xiàng)目定位不準(zhǔn)。項(xiàng)目一般都是由于一個(gè)或多個(gè)需要才啟動(dòng)的，但是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在大多數(shù)情況下對(duì)于項(xiàng)目了解和理解得太少，對(duì)項(xiàng)目的背景在廣度和深度兩方面的“發(fā)掘”不夠，對(duì)于“企業(yè)或發(fā)起人”需要的認(rèn)識(shí)不足、把握不準(zhǔn)，從而導(dǎo)致了項(xiàng)目的定位不準(zhǔn)。
　　2、需求基線(xiàn)不合理。用戶(hù)無(wú)法提出完整、詳細(xì)的需求，或者用戶(hù)認(rèn)為已經(jīng)很明確地表達(dá)了自己的要求，但實(shí)際上項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員并不能按照用戶(hù)所想象的那樣去理解他們的需求，從而導(dǎo)致需求不足；用戶(hù)或組織對(duì)于項(xiàng)目的期望值過(guò)高，或希望在短時(shí)間內(nèi)看到效果，但由于技術(shù)或資源的限制卻常常滿(mǎn)足不了要求，進(jìn)而導(dǎo)致需求過(guò)度。
　　3、需求變更太多。在進(jìn)行需求分析時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員與客戶(hù)溝通交流不夠或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員理解有誤、用戶(hù)自身的原因、項(xiàng)目周期過(guò)長(zhǎng)、環(huán)境的變化等，都有可能導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的變更。
　　針對(duì)以上三點(diǎn)問(wèn)題，在對(duì)需求進(jìn)行定位時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：
　　1、熟悉背景，加強(qiáng)溝通。項(xiàng)目管理最終是為了讓所有“利益相關(guān)者”都滿(mǎn)意，因此，在對(duì)需求進(jìn)行分析和定位時(shí)，不但要考慮用戶(hù)的需求，也要考慮項(xiàng)目發(fā)起人（投資人）和企業(yè)的利益。要通過(guò)與項(xiàng)目所有“利益相關(guān)者”廣泛、深入的溝通，領(lǐng)會(huì)“發(fā)起人”的真正意圖、明確企業(yè)的具體要求、找到用戶(hù)需求的關(guān)鍵點(diǎn)，將三者統(tǒng)一起來(lái)（平衡點(diǎn)），或者至少要在關(guān)鍵的問(wèn)題上達(dá)到一致。
　　2、需求分析合理化。對(duì)于項(xiàng)目需求輕重緩急的判斷和決策體現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的智慧，因此，在進(jìn)行需求分析和定位時(shí)要挑選那些懂管理、精業(yè)務(wù)、會(huì)技術(shù)的多棲人才參加，并對(duì)他們以及其他需要參加的人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加他們對(duì)重要性的認(rèn)識(shí)、準(zhǔn)確描述需求的能力和溝通與交流的能力，增強(qiáng)相互配合的意識(shí)；此后，就可以按照需求的重要性和緊迫性進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，對(duì)需求進(jìn)行主動(dòng)管理，尋找優(yōu)先滿(mǎn)足高優(yōu)先級(jí)的方案，以確保項(xiàng)目整體功能的實(shí)現(xiàn)。
　　3、需求分析規(guī)范化。項(xiàng)目的需求分析和定位，可以按以下步驟實(shí)施：①熟悉背景；②調(diào)研分析；③編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)；④進(jìn)行需求評(píng)審，如果通過(guò)則進(jìn)入第五步，如果不能通過(guò)則返回到第二步；⑤簽定需求協(xié)議。