項目管理協(xié)同系統(tǒng)的主要功能是什么

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 　　協(xié)同辦公系統(tǒng)主要由個人操作、文檔管理、行政辦公、信息園地、人事信息、系統(tǒng)管理和幫助系統(tǒng)等子系統(tǒng)。該系統(tǒng)提供了協(xié)作、集成的辦公環(huán)境使所有的辦公人員能夠在同一個個性化的信息門戶中協(xié)同工作，從而擺脫時間和地域的限制，實現(xiàn)協(xié)同工作和知識管理。

　　一、項目管理協(xié)作系統(tǒng)的特征

　　1、由人組成的的活動

　　也就是人類行為的系統(tǒng)，也就是巴納德 的組織概念討論的不是組織的形式，而是組織的本質(zhì)。

　　2、是一個系統(tǒng)

　　即按照一定的方法調(diào)整人的活動和行為之間的關(guān)系。

　　3、是動態(tài)的和發(fā)展的

　　即當系統(tǒng)的一部分與其他部分的關(guān)系發(fā)生變化時，系統(tǒng)整體也會發(fā)生變化。

　　4、是協(xié)作系統(tǒng)的一個組成部分

　　但是兩者混在一起，有時候界限并不清晰。協(xié)同系統(tǒng)由四部分組成，其中組織是核心子系統(tǒng);物質(zhì)的子系統(tǒng)是機械設(shè)備、材料和其他材料意味著系統(tǒng);人事子系統(tǒng)是指由管理者和員工組成的群體;社會子系統(tǒng)是指與其他合作系統(tǒng)交換效用的合作系統(tǒng)。合作系統(tǒng)以組織為核心，放入物質(zhì)子系統(tǒng)、人事子系統(tǒng)和社會子系統(tǒng)連接成一個復(fù)合的整體。

　　二、項目管理協(xié)作系統(tǒng)的三個基本要素

　　1、協(xié)作意愿

　　其含義是自我約束，交出個人行為的控制權(quán)，個人行為的非人格化。巴納德認為，組織是由人組成的，但真正構(gòu)成合作系統(tǒng)的不是人，而是人 的服務(wù)、動作、活動和影響，所以人 愿意為協(xié)作系統(tǒng)提供服務(wù)是至關(guān)重要的。

　　2、共同的目標

　　這是合作意愿的必然推論。巴納德認為，組織成員的力量合作意愿在很大程度上取決于他們對組織目標的接受和理解。如果組織成員不了解合作的目的和結(jié)果，就不可能誘導他們的合作意愿;同時，如果一個目標不被組織成員所接受，它自然不會導致良好的合作活動。因此，對組織目標的接受幾乎與合作意愿不謀而合。

　　3、信息交流

　　指的是意愿、情報、建議、指令和命令等信息的傳輸。在巴納德的觀點，上述兩個基本要素只有通過信息交流進行溝通，才能成為一個動態(tài)的過程;即使組織的共同目標是存在的，如果組織成員不通過信息交流了解它，也是沒有意義的;為了使組織成員有合作的意愿和合理的行動，也需要交換良好的信息。因此，他指出，信息交流作為一個組織的基本要素，是不可或缺和不可替代的，組織的一切活動都是建立在信息交流的基礎(chǔ)上的。

　　三、項目管理協(xié)同系統(tǒng)的主要功能是什么

　　1、改變了單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文辦公模式

　　采用電子起草、流通、審批、簽字、簽發(fā)、存檔等電子流通方式，收發(fā)內(nèi)部和外部文件、文件管理、檔案管理、報告?zhèn)魉?、會議通知等的電子化管理，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。我們采用快速、廉價的網(wǎng)絡(luò)傳輸模式，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中繁雜的環(huán)節(jié)，而不是跑來跑去的等待審批、簽名和蓋章。

　　2、建立信息發(fā)布平臺

　　在單位內(nèi)部建立電子公告、電子論壇、電子期刊等信息傳播和共享平臺，使內(nèi)部規(guī)章制度、新聞公告、技術(shù)交流、公告等事項在企業(yè)員工中廣泛傳播，讓員工了解企業(yè)的發(fā)展。

　　3、各種文檔的文檔管理自動化

　　(包括各種文檔、知識和信息)可以根據(jù)自己的權(quán)限進行保存、分享使用，并有便捷的搜索方式。文檔管理自動化使各種文檔電子化。文件存儲以電子文件柜的形式實現(xiàn)。根據(jù)權(quán)限使用和共享文檔。實現(xiàn)文檔管理自動化后，如果企業(yè)來了一個新員工，管理員只需要給他注冊一個身份檔案，給他一個密碼，讓他進入系統(tǒng)就能看到積累的東西、規(guī)章制度、各種技術(shù)文檔等。只要他的身份在允許的閱讀范圍內(nèi)，他自然能看到，所以會減少很多。

　　協(xié)同管理軟件只是基于中國特色的文檔管理研究，完全實現(xiàn)了文檔的發(fā)布、交換、收文、歸檔和公文統(tǒng)計，全面支撐大型組織的公文應(yīng)用，成為跨單位支撐、跨部門協(xié)作的有效互聯(lián)網(wǎng)平臺。協(xié)同管理軟件的文檔電子化解決了公文的效率和安全問題，可以大大提高行政效率和辦公效率在模擬手工單據(jù)流程的靈活性和易用性的基礎(chǔ)上，通過單據(jù)列表配置、流程配置、單據(jù)處理節(jié)點定義單據(jù)體設(shè)置為紅色、公文支持等方式，實現(xiàn)高效的正式合作。