對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理是一種執(zhí)行力，也是一種思維方式，一個(gè)項(xiàng)目能否成功，很大程度上取決于項(xiàng)目經(jīng)理的能力。實(shí)際上，一個(gè)項(xiàng)目能夠高效運(yùn)行，也意味著管理思路更加清晰，也會(huì)讓任務(wù)難度變小。
一.那么，提高項(xiàng)目管理效率的辦法有哪些呢?
有效的項(xiàng)目管理是簡(jiǎn)單的，保持事物的簡(jiǎn)單性更易于理解。需要注意的是，不要把“簡(jiǎn)單”與“籠統(tǒng)”和“不明確”混淆。當(dāng)涉及大量項(xiàng)目活動(dòng)的因果關(guān)系或者多個(gè)可交付成果的相互依賴關(guān)系時(shí)，即使這些關(guān)系不能用簡(jiǎn)單的方式表達(dá)出來(lái)，也不能將其變得籠統(tǒng)和不明確。
想要管理好復(fù)雜的項(xiàng)目，使項(xiàng)目活動(dòng)的因果關(guān)系和可交付成果的依賴關(guān)系變得簡(jiǎn)單，可以從下面的五大要點(diǎn)入手，有助于做好你的項(xiàng)目規(guī)劃，最大程度提高項(xiàng)目管理效率。
1.確定相關(guān)利益者：與利益相關(guān)者會(huì)面，針對(duì)他們的需求和期望進(jìn)行討論，為項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目時(shí)間軸建立基線。
2.定義目標(biāo)、劃分優(yōu)先級(jí)：在了解利益相關(guān)者的需求之后，定義清晰的項(xiàng)目目標(biāo)和確定目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)。
3.定義里程碑和可交付成果：明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項(xiàng)目目標(biāo)制定所需要的項(xiàng)目計(jì)劃步驟。
4.創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)和時(shí)間表：針對(duì)每個(gè)可交付成果，定義必須完成的一系列任務(wù)，從而完成每個(gè)可交付成果。并給每個(gè)活動(dòng)確定活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)責(zé)任人以及活動(dòng)需要的資源。
5.向利益相關(guān)者展示項(xiàng)目計(jì)劃：向利益相關(guān)者解釋你的項(xiàng)目計(jì)劃如何滿足他們的需求，同時(shí)展示沖突解決方案。
項(xiàng)目計(jì)劃通過(guò)后，就進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行階段，這是項(xiàng)目生命周期中最漫長(zhǎng)、最困難的階段。在項(xiàng)目執(zhí)行階段，需要制定實(shí)際的項(xiàng)目可交付成果，提交給利益相關(guān)者(如客戶)進(jìn)行驗(yàn)收。
為了在項(xiàng)目執(zhí)行階段更好地監(jiān)管和控制項(xiàng)目，一個(gè)好用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)必不可少，比如泛普項(xiàng)目管理軟件，它能夠?qū)?fù)雜的項(xiàng)目管理過(guò)程簡(jiǎn)單化、規(guī)范化，幫助項(xiàng)目經(jīng)理高效管理項(xiàng)目時(shí)間、成本、質(zhì)量、變更、溝通、風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。
二.提升項(xiàng)目管理效率的小技巧
1.做好項(xiàng)目的五個(gè)關(guān)鍵
具體的思路就是:明確事->找對(duì)人->排計(jì)劃->定機(jī)制->收好尾，所以我們需要確定的是項(xiàng)目目標(biāo)、成員、策劃計(jì)劃、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)以及收尾復(fù)盤。
2.理清關(guān)鍵問(wèn)題
不同的階段重點(diǎn)不同，按照常見(jiàn)的項(xiàng)目階段來(lái)看，可以分為啟動(dòng)期、規(guī)劃期、執(zhí)行期、監(jiān)控期及收尾期(項(xiàng)目的5個(gè)過(guò)程組)同時(shí)，每個(gè)階段需要明確關(guān)鍵目標(biāo)，鎖定核心問(wèn)題。
3. 驅(qū)動(dòng)管理節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目相關(guān)方管理。
項(xiàng)目經(jīng)理需要識(shí)別項(xiàng)目相關(guān)方，分析其對(duì)項(xiàng)目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關(guān)方，從而以確保項(xiàng)目的成功。一方面要拉齊信息，另一方面要發(fā)掘風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，關(guān)鍵點(diǎn)上核心信息的確認(rèn)和決策以及同步，當(dāng)面的會(huì)議溝通是非常有效的手段，但保障會(huì)議有效是其中的關(guān)鍵，開會(huì)前如何和相關(guān)方溝通，是管理節(jié)點(diǎn)中最重要的環(huán)節(jié)。
4. 建立和運(yùn)用機(jī)制
持續(xù)和聚焦目標(biāo)、項(xiàng)目方案、進(jìn)度(計(jì)劃)促成高效執(zhí)行，同時(shí)需要我們要發(fā)掘和同步風(fēng)險(xiǎn)，準(zhǔn)備預(yù)案消除和降低風(fēng)險(xiǎn)危害，風(fēng)險(xiǎn)在各個(gè)項(xiàng)目里長(zhǎng)期存在，識(shí)別、反饋及處理風(fēng)險(xiǎn)是持續(xù)工作，在項(xiàng)目里一方面要建立全員風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)，鼓勵(lì)風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)識(shí)別和上報(bào)。
5. 項(xiàng)目收尾做好復(fù)盤
基于目標(biāo)、方案結(jié)合當(dāng)前完成情況進(jìn)行復(fù)盤，沉淀可復(fù)用能力，發(fā)掘項(xiàng)目缺陷、以及下次可以應(yīng)用的地方，項(xiàng)目結(jié)束后修復(fù)完善漏洞并記錄可以為下一個(gè)項(xiàng)目提供支撐。
關(guān)于提高項(xiàng)目管理效率，將會(huì)是一直被提及的話題，一定會(huì)涉及到數(shù)據(jù)、溝通、協(xié)作等各個(gè)方面。泛普軟件也將不斷精進(jìn)自身，成為各個(gè)項(xiàng)目中的得力助手。
