如何正確的使用項(xiàng)目管理軟件

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　在企業(yè)的項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目管理軟件的運(yùn)用大大的提高了管理的效率，相對于一般的工具來說，項(xiàng)目管理軟件除了需要會使用基本的操作，還有一些其他的功能。

　　一、如何使用項(xiàng)目管理軟件

　　1、企業(yè)借助項(xiàng)目管理軟件將混亂的管理得到控制。項(xiàng)目管理軟件本身也是較為復(fù)雜的工具，對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，熟練掌握工程項(xiàng)目管理軟件是必須的。最基礎(chǔ)的是要會項(xiàng)目申請，項(xiàng)目立項(xiàng)、會建立活動、會提交工時表、懂需求變更，會利用工具做報(bào)表等等。

　　2、項(xiàng)目的實(shí)施過程是一個漫長的過程，這其中會遇到許多影響項(xiàng)目的因素，對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，如何能及時發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整項(xiàng)目是非常重要的。這時需要項(xiàng)目經(jīng)理能夠根據(jù)項(xiàng)目管理軟件的數(shù)據(jù)反饋?zhàn)粉欗?xiàng)目的進(jìn)度，能夠發(fā)現(xiàn)具體問題所在，及時解決問題。

　　3、往往實(shí)際情況是多個項(xiàng)目同時執(zhí)行，這時需要項(xiàng)目經(jīng)理能夠使用項(xiàng)目管理軟件的多項(xiàng)目管理功能，對項(xiàng)目之間的資源進(jìn)行調(diào)配，或者項(xiàng)目之間依賴關(guān)系的管理等等。

　　4、項(xiàng)目管理經(jīng)理熟練掌握工程項(xiàng)目管理軟件是必須的，可是只有連同項(xiàng)目管理軟件背后的管理原理一起掌握，才能夠用所學(xué)知識，解釋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所采用的相關(guān)理論，才能夠具備發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)存的關(guān)鍵問題。

　　5、會使用、會操作工程項(xiàng)目管理軟件只是最基本的能力，這對于一般人來說都是非常簡單的。而真正掌握項(xiàng)目管理軟件核心的，會應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的人卻并不多。但恰恰只有會應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的人才能夠深刻理解并能夠融會貫通的掌握。

　　二、泛普管理軟件給企業(yè)帶來哪些好處

　　1、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信息交流

　　項(xiàng)目的開展就是一個團(tuán)隊(duì)共同完成的一個目標(biāo)的過程，適時、順暢的溝通，在項(xiàng)目實(shí)施或開發(fā)的過程中是必須的。那么，項(xiàng)目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，如把你的項(xiàng)目進(jìn)度用圖表的方式導(dǎo)出。參與項(xiàng)目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關(guān)指示或訊息。這些功能讓團(tuán)隊(duì)成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個信息頻道，不會各干各的，不了解互相進(jìn)度。

　　2、資源合理利用

　　資源可以是物質(zhì)(如設(shè)備)或者勞動力(你的團(tuán)隊(duì))，也可以是支出(每個資源的成本)。因此，當(dāng)項(xiàng)目管理工具提供資源管理功能時，它是非常方便和有效的。這個功能的價(jià)值在于能夠幫助項(xiàng)目管理人分配任務(wù)，還能計(jì)算支出。

　　3、任務(wù)之間相互關(guān)聯(lián)

　　雖然實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)通常需要不斷完成一些階段目標(biāo)來得以實(shí)現(xiàn)，但這些階段目標(biāo)絕不是獨(dú)立存在的，各階段任務(wù)是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能。絕大多數(shù)的工具允許你通過幾次點(diǎn)擊和拖放來實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)功能，重要事件功能用于沿著時間線在項(xiàng)目中標(biāo)記重要的或其他特定的點(diǎn)。如果一個里程碑項(xiàng)目(重要事件)臨近，那么，攻克這個重要事件將使你的項(xiàng)目朝著正確的方向前進(jìn)。

　　4、評估工作結(jié)果

　　工作評估功能可以提供項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃工作進(jìn)度和實(shí)際工作進(jìn)度之間的評估和分析。有些項(xiàng)目管理工具有這樣的功能，但這個評估不是自動計(jì)算的，所以項(xiàng)目經(jīng)理必須手動完成這個操作。選擇一個帶有評估功能的項(xiàng)目開發(fā)工具會對你有監(jiān)督作用。

　　5、監(jiān)控未知風(fēng)險(xiǎn)

　　沒有一個項(xiàng)目不存在風(fēng)險(xiǎn)，不可預(yù)見的情況會發(fā)生在發(fā)展的各個階段。通常，不可預(yù)見的發(fā)展產(chǎn)生的是消極的影響，但是有時候也會出現(xiàn)積極影響。無論如何，不可預(yù)見的情況和風(fēng)險(xiǎn)影響任務(wù)的持續(xù)時間、進(jìn)度、期限、預(yù)算、參與者等等。如果你從事一個長期而復(fù)雜的項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)管理這個功能是必須的。因此，為了避免不可預(yù)見的支出、項(xiàng)目占用時間太長、業(yè)績質(zhì)量下降，任何管理者都應(yīng)提前計(jì)算所有風(fēng)險(xiǎn)，這個功能是你的項(xiàng)目管理工具必須要有的。

　　項(xiàng)目管理軟件能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來項(xiàng)目執(zhí)行效率上的巨大提升，幫助企業(yè)提高大型項(xiàng)目管理能力和管理效率。泛普項(xiàng)目管理軟件功能齊全，如您對項(xiàng)目管理軟件感興趣，隨時歡迎您咨詢。