律師的文檔應(yīng)能夠隨時(shí)還原特定事項(xiàng)的發(fā)生原因、處理細(xì)節(jié)、處理過(guò)程和處理結(jié)果。文檔命名與檔案管理便是我實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的核心方法，也是我防范職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重要措施。使用分配項(xiàng)目管理軟件，可以幫助律管理轉(zhuǎn)變舊的管理方式，用數(shù)字化的方式整合案件信息，進(jìn)度及時(shí)跟進(jìn)。
一、律所檔案的整理方式
1.制定規(guī)范
制定系列規(guī)范，著實(shí)加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)文件質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有效提高了文件共享率和利用率，同時(shí)避免了在逐級(jí)審核文件過(guò)程中，花費(fèi)重復(fù)的時(shí)間在調(diào)整修改格式上。
2.管理電子檔案
項(xiàng)目文件夾的建立：根據(jù)項(xiàng)目的類(lèi)型，我會(huì)選擇在常年、訴訟或非訴項(xiàng)目文檔下新建“XX項(xiàng)目”文件夾，用來(lái)存放新項(xiàng)目全部文件。“XX項(xiàng)目”項(xiàng)目文件夾的命名體現(xiàn)委托時(shí)間、委托主體、項(xiàng)目所在地、項(xiàng)目交易模式等信息。具體事項(xiàng)文件夾及文檔的建立：按照一定的邏輯，例如時(shí)間順序、項(xiàng)目流程順序等建立項(xiàng)目具體事項(xiàng)文件夾。文件夾及其項(xiàng)下律師編輯文檔的命名與客戶(hù)的咨詢(xún)事項(xiàng)、發(fā)送文件的基本內(nèi)容保持一致。
3.管理紙質(zhì)檔案
我的紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立，并按照電子檔案的歸檔邏輯，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理。在建立紙質(zhì)檔案時(shí)，使用專(zhuān)門(mén)的檔案袋，在封面填寫(xiě)項(xiàng)目基本信息，并存放在特定的儲(chǔ)存空間內(nèi)。紙質(zhì)檔案中主要收集的是：客戶(hù)原始文件，以及律師定稿服務(wù)方案、投標(biāo)文件、起訴狀、盡調(diào)報(bào)告和發(fā)票復(fù)印件等。如涉及律師函的，除律師函原件外，出具律師函所依據(jù)的相關(guān)文件、郵寄單據(jù)、EMS回執(zhí)和郵寄情況查詢(xún)結(jié)果也要放在檔案里。
二、泛普軟件轉(zhuǎn)換律所檔案管理方式
1、案件管理：
看板式展示案件任務(wù)，以任務(wù)狀態(tài)分組;
2、訴訟日歷：
每個(gè)案例都有“開(kāi)始、截止日期”等屬性，該組件以日歷形式展示任務(wù);
3、案例列表：
以表格的形式展示，支持以不通過(guò)屬性分組或篩選查看任務(wù);
4、報(bào)表管理：
對(duì)所有案件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，還可按需設(shè)置不同緯度的報(bào)表，例如，以任務(wù)類(lèi)型統(tǒng)計(jì)等。
綜上所述，律師事務(wù)所可以通過(guò)泛普項(xiàng)目管理軟件實(shí)現(xiàn)律所案件管理、律師案件追蹤。用項(xiàng)目管理流程來(lái)規(guī)范案件執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)案件流程化推進(jìn);案件信息同步整合更新，多種統(tǒng)計(jì)方式，讓案件信息不再雜亂;有利于管理者和案件負(fù)責(zé)人對(duì)整體的把控，也有助于每個(gè)案件的負(fù)責(zé)律師明確自己的職責(zé)，對(duì)其他成員的工作也能夠有一定了解。
