在任何項(xiàng)目的生命周期中，幾乎總是會出現(xiàn)意想不到的問題和風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)這些問題出現(xiàn)時，你必須準(zhǔn)備好處理它們——否則它們可能會潛在地影響項(xiàng)目的結(jié)果。
一、問題與風(fēng)險(xiǎn)
問題和風(fēng)險(xiǎn)并不是一回事。然而，在你開始之前，這兩者的確切性質(zhì)在很大程度上是未知的。對于風(fēng)險(xiǎn)，你通常預(yù)先會有一個大概的想法，而問題往往是難以預(yù)測的，它可能毫無預(yù)兆地出現(xiàn)。例如，無法找到合格的工作人員是一種可識別的風(fēng)險(xiǎn)。但是，如果你的一位員工出了車禍，住院三個星期，那就成了問題。
在項(xiàng)目開始之前確定風(fēng)險(xiǎn)是很重要的。風(fēng)險(xiǎn)/影響概率圖提供了一個有用的框架，幫助你對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先排序。然后，你可以制定一個計(jì)劃，用你已經(jīng)考慮過和預(yù)先安排好的解決方案，積極地管理這些風(fēng)險(xiǎn)。然而，當(dāng)遇到問題時，你必須及時處理。因此，問題管理是一種有計(jì)劃的處理意外問題的過程——無論這個問題可能是什么——如果出現(xiàn)了意外問題。
當(dāng)你在項(xiàng)目的開始沒有識別并降低風(fēng)險(xiǎn)時，它們通常會在以后成為問題。確保你盡早了解你的風(fēng)險(xiǎn)。從以前的項(xiàng)目中學(xué)習(xí)，并從團(tuán)隊(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)中獲益。這樣，在你前進(jìn)的過程中，你需要管理的問題就少了。
二、泛普項(xiàng)目管理軟件解決項(xiàng)目問題
1.人員管理
一個項(xiàng)目的成功很大程度上取決于項(xiàng)目人員的能力、信心和承諾，尤其是關(guān)鍵資源。通過泛普項(xiàng)目管理軟件可以直接了解人員工作的安排，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度調(diào)動人員以保證項(xiàng)目進(jìn)度。
2.協(xié)作溝通
泛普項(xiàng)目管理軟件將項(xiàng)目劃分為若干任務(wù)，規(guī)定任務(wù)執(zhí)行過程中相關(guān)人員及配合關(guān)系，實(shí)現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公，通過可視化額研發(fā)進(jìn)度管理系統(tǒng)產(chǎn)看視圖表單和研發(fā)進(jìn)度的工作表，研發(fā)程度都可以對項(xiàng)目計(jì)劃僅限編制，也可以更改研發(fā)的內(nèi)容、添加記錄、日期?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)分解、任務(wù)約束、不限層任務(wù)樹、任務(wù)成本管理，建立計(jì)劃基準(zhǔn)和結(jié)果驅(qū)動的進(jìn)度表等。
3.成本監(jiān)控
泛普軟件可以通過后臺的數(shù)據(jù)管理了解整體項(xiàng)目的支出情況，成本預(yù)算與支出陳本對比圖，剩余預(yù)計(jì)支出成本分析。每一個花費(fèi)都有據(jù)可查，讓每份成本都真正的投入研發(fā)項(xiàng)目中。
4.問題日志
問題(也被稱為問題、差距、不一致或沖突)發(fā)生時需要記錄下來。當(dāng)創(chuàng)建問題日志時，你就有了一個用于報(bào)告和交流項(xiàng)目中發(fā)生的事情的工具。這可以確保問題確實(shí)被提出，然后快速有效地調(diào)查和解決。如果沒有一個明確的過程，你就有可能忽視問題，或者不夠認(rèn)真地對待它們——直到成功地處理它們已經(jīng)太晚了。
當(dāng)你使用泛普項(xiàng)目管理軟件時，你就有了一個快速有效地處理問題的全面計(jì)劃。我們會依照各個流程提前做好風(fēng)險(xiǎn)管理，在問題出現(xiàn)時及時做出調(diào)整并通知到個人，讓項(xiàng)目問題對項(xiàng)目完成度的影響到最小。
