甘特圖項(xiàng)目管理軟件

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 　　項(xiàng)目周期是投資項(xiàng)目籌劃和建設(shè)的全過程。通常包括： 項(xiàng)目選定、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目評(píng)估、項(xiàng)目談判、項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目總結(jié)評(píng)價(jià)幾個(gè)階段的工作。這些階段互相密切聯(lián)系并循著項(xiàng)目籌劃建設(shè)的客觀進(jìn)展程序，一個(gè)階段一個(gè)階段地推進(jìn);先行階段為后續(xù)階段的工作奠定基礎(chǔ)，后續(xù)階段是先行階段工作的自然延續(xù)與推進(jìn)。項(xiàng)目周期各階段劃分對(duì)投資管理的意義在于：為項(xiàng)目管理工作提供了一個(gè)合乎邏輯的基本結(jié)構(gòu)和穩(wěn)定的系統(tǒng)，使項(xiàng)目管理工作走向規(guī)范化和程序化，便于積累項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)項(xiàng)目管理工作。同時(shí)，也可以促進(jìn)投資過程合理化并使之不斷得到改進(jìn)。

　　組織中可能有一個(gè)合理規(guī)模的項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目的活動(dòng)周期可能只有幾個(gè)月，只包括幾個(gè)任務(wù)。通常情況下，一些任務(wù)依賴于另一個(gè)任務(wù)，也就是說，某些任務(wù)在其它任務(wù)完成之前無法啟動(dòng)。

　　你可以用文字進(jìn)行描述，但有時(shí)候可能很難理解文檔的含義，如何處理這樣的項(xiàng)目，在項(xiàng)目管理中用到的一種技術(shù)就是甘特圖，通過圖形化的方式展示管理項(xiàng)目進(jìn)度的方法。這種圖形化的方式可以做的相當(dāng)復(fù)雜，對(duì)于小型企業(yè)來說，要避免這種情況，使用圖形化的目的是嘗試使項(xiàng)目中涉及到的人更簡(jiǎn)單清楚的了解，如果太復(fù)雜導(dǎo)致信息過載，人們會(huì)感到不知所措，當(dāng)然可能存在一些非常好的項(xiàng)目管理軟件來應(yīng)付這種情況，不過對(duì)于一個(gè)小項(xiàng)目來說，成本承擔(dān)不起。

　　甘特圖首先是列出所有你可以想到的需要在項(xiàng)目中完成的事情構(gòu)建的，這可能是一個(gè)很長(zhǎng)的列表，然后，你應(yīng)將這些任務(wù)分組在特定的標(biāo)題下，對(duì)于要用于人們定期查看以便可以了解項(xiàng)目中發(fā)生情況的甘特圖，圖表只應(yīng)該保留這些高級(jí)標(biāo)題，而具體交付項(xiàng)目的人可以保存更詳細(xì)的版本。

　　一、甘特圖的優(yōu)點(diǎn)

　　1、利于對(duì)項(xiàng)目的理解

　　盡管它創(chuàng)造了一個(gè)復(fù)雜的圖形化方式，如果我們能夠通過這個(gè)復(fù)雜的圖形有助于我們對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的理解，并能看清楚復(fù)雜的想法;

　　2、能組織項(xiàng)目想法并分解化解

　　能夠組織項(xiàng)目中的各種想法，通過將大的問題或者大的目標(biāo)進(jìn)行分解，甘特圖強(qiáng)制將其分成一個(gè)個(gè)組件部分來進(jìn)行處理，有利于問題的解決;

　　3、包含各種任務(wù)

　　它顯示你在做什么，當(dāng)你生成一個(gè)精心呈現(xiàn)的甘特圖，其中包含了組織中的主要任務(wù)以及為這些任務(wù)分配的資源時(shí)，它能夠說明你是否滿足項(xiàng)目需求以及項(xiàng)目是否成功;

　　4、可以設(shè)置時(shí)間進(jìn)度

　　圖形中的條形指示特定任務(wù)或任務(wù)集合在哪個(gè)期間完成，這樣可以讓你對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度有個(gè)正確的評(píng)估，當(dāng)然，這樣做的前提是需要考慮組織中沒有與此項(xiàng)目無關(guān)并消耗資源和時(shí)間的事件存在;

　　4、可見性強(qiáng)

　　將圖形放大后放置在每個(gè)人都可以看到的位置可能很有用，這有助于提醒人們項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成情況，以及預(yù)計(jì)在什么時(shí)候發(fā)生什么事情，因?yàn)轫?xiàng)目中有些利益相關(guān)者可能不直接參與項(xiàng)目，但可以通過甘特圖對(duì)項(xiàng)目發(fā)生的情況能有一個(gè)基本的了解。

　　二、甘特圖的缺點(diǎn)

　　1、項(xiàng)目太大不適用

　　它可能變得非常復(fù)雜，除了最簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，將有大量的任務(wù)和資源用于完成項(xiàng)目，然而，當(dāng)項(xiàng)目達(dá)到某個(gè)級(jí)別時(shí)，這不適用于此類管理的業(yè)務(wù)。大企業(yè)將經(jīng)常雇用一個(gè)或多個(gè)非常熟練的項(xiàng)目經(jīng)理;

　　2、進(jìn)度太小不適用

　　進(jìn)度條大小不能表示工作量，圖形中的每個(gè)進(jìn)度條表示特定任務(wù)集合將要完成的時(shí)間段，但是通過查看特定任務(wù)集合的進(jìn)度條并不能知道實(shí)現(xiàn)這些任務(wù)需要多少級(jí)別的資源，所以一個(gè)短的進(jìn)度條可能需要500個(gè)小時(shí)，而一個(gè)更長(zhǎng)的進(jìn)度條可能只需要20個(gè)小時(shí)，你以為較長(zhǎng)的條可能表示是一個(gè)更大的任務(wù)，但實(shí)際上可能只是區(qū)間較大而已;

　　3、難以頻繁刷新

　　當(dāng)你在交付一個(gè)項(xiàng)目過程中，事情可能會(huì)不斷產(chǎn)生變化，如果要是用甘特圖，你必須能夠輕松并頻繁的進(jìn)行更改，如果你不這樣做的話，那圖形可能就是一個(gè)擺設(shè)。如果你的管理水平很高的話，可以提前進(jìn)行預(yù)期而不會(huì)出現(xiàn)頻繁的變更，如果達(dá)不到的話，建議還是采取一個(gè)管理軟件來進(jìn)行處理這種變更;

　　4、一張紙面上難以展示

　　很難通過一張紙來展示，產(chǎn)生甘特圖一般通過軟件來實(shí)現(xiàn)并需要在計(jì)算機(jī)屏幕上查看，通常要利用分段的方式才能看清楚整個(gè)項(xiàng)目，然后很難向項(xiàng)目利益相關(guān)者顯示計(jì)劃的細(xì)節(jié)，當(dāng)然如果你需要打印出來，那么需要大量的剪切和粘貼才能實(shí)現(xiàn)，如果出現(xiàn)大量變更，那么會(huì)增加額外的時(shí)間成本來達(dá)到你想要的結(jié)果;

　　盡管如此，使用甘特圖其實(shí)是一個(gè)真正的項(xiàng)目管理方法，如果你以前沒有用過的話，那么可以從甘特圖開始做起。