由于我國建筑工程單位普遍更加重視現(xiàn)場施工作業(yè)環(huán)節(jié)，在文檔管理工作方面意識相對較薄弱，相關(guān)制度和工作標(biāo)準(zhǔn)普遍滯后且并不十分明確，項目文檔管理工作在項目實際運行中往往沒有得到足夠的重視，從而造成建筑工程項目文檔、信息等資料無法及時建檔、歸檔和與項目運行保持同步，不能有效確保工程項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。泛普軟件開發(fā)的這一使用與建筑工程項目實際管理工作的文檔信息管理平臺，能根據(jù)工程項目施工建設(shè)的實際情況和進度隨時調(diào)整相關(guān)施工方案和進度計劃，以此保證工程項目在總工期內(nèi)順利完工和通過驗收。
泛普檔案管理流程設(shè)計
(一)歸檔文件管理流程設(shè)計
對建筑工程項目通常需要歸檔的多種文件類型、名稱等基本信息進行添加、修改、查詢等操作是歸檔文件管理的主要功能。
其中，添加歸檔文件的步驟為：用戶點擊檔案管理界面中的“添加文件名稱”按鈕后，系統(tǒng)會檢查當(dāng)前登錄用戶的角色是否為系統(tǒng)檔案管理員，如果當(dāng)前登錄用戶的角色不是系統(tǒng)檔案管理員則系統(tǒng)會給出“無權(quán)進行操作”的提示信息。
接著，用戶在選擇欲歸檔文件類型并填寫正確的文件名稱后，系統(tǒng)會先在前臺通過JS對必填文件信息進行校驗，若校驗未通過，程序界面將以高亮顯示未填寫或格式填寫錯誤的表單，要求用戶進行補充填寫或進行修改，若通過前臺校驗，則系統(tǒng)會連接到后臺數(shù)據(jù)庫對重復(fù)記錄進行篩查，若數(shù)據(jù)庫中已存在重復(fù)的文件，則提示該歸檔文件已經(jīng)被添加過，否則保存該文件的相關(guān)信息到數(shù)據(jù)庫。
(二)項目歸檔計劃流程設(shè)計
系統(tǒng)針對某一具體建筑工程項目選擇須歸檔的文件、落實責(zé)任單位并確定完成歸檔的日期是項目歸檔計劃的主要功能。
當(dāng)用戶點擊檔案管理界面中的“歸檔責(zé)任單位”按鈕后，系統(tǒng)首先會對當(dāng)前登錄用戶的權(quán)限及角色進行審查，判斷該用戶是不是系統(tǒng)檔案管理員。
如果當(dāng)前登錄用戶不是系統(tǒng)檔案管理員，則系統(tǒng)會提示“無權(quán)進行操作”，如果系統(tǒng)判斷該用戶的角色確為系統(tǒng)檔案管理員，則該用戶可繼續(xù)對項目名稱、責(zé)任單位、文件類型和文件名稱的選擇操作。
用戶選擇完畢后，點擊“提交”按鈕，此時系統(tǒng)會連接到后臺數(shù)據(jù)庫對重復(fù)記錄進行篩查，若數(shù)據(jù)庫中存在相同文件歸屬于不同單位的情況，則提示用戶該重新選擇以上信息，否則保存新增信息到數(shù)據(jù)庫。
(三)檔案日常事務(wù)流程設(shè)計
(1)檔案上傳流程設(shè)計
檔案上傳的操作必須與具體項目進行關(guān)聯(lián)。當(dāng)用戶點擊檔案日常事務(wù)界面中的“檔案上傳”按鈕后，必須先進行項目的選擇操作，接著系統(tǒng)將查詢并顯示出當(dāng)前該登錄用戶所在單位的所有應(yīng)歸檔的文件基本信息，如文件名與文件類型等，如果以前上傳成功過的，上傳狀態(tài)會顯示為“已上傳”，否則將顯示“一”。
若要對以前已經(jīng)成功上傳的文件進行操作，可單擊其文件名對已上傳文件的具體內(nèi)容進行瀏覽，點擊“上傳”后將提示是否覆蓋系統(tǒng)中已存在的原文件，接著點擊“提交”后將保存新上傳的文件。
(2)檔案審核流程設(shè)計
用戶點擊“檔案審核”按鈕后，系統(tǒng)首先對當(dāng)前登錄用戶進行權(quán)限審查操作，如果當(dāng)前用戶沒有進行檔案審核的相關(guān)權(quán)限，則系統(tǒng)會給出“無權(quán)進行操作”的提示信息。否則，在用戶成功選擇項目名稱后，系統(tǒng)會查詢并顯示出該用戶當(dāng)前所在單位應(yīng)歸檔所有文件的相關(guān)信息，如文件名與文件類型等。
對于已經(jīng)上傳成功的文件，系統(tǒng)會顯示上傳人與上傳日期信息，此時用戶點擊文件名稱即可瀏覽該文件的具體內(nèi)容;對于已上傳而尚未被相關(guān)人員審核的文件，當(dāng)擁有審核權(quán)限的用戶點擊“同意”按鈕后，審核狀態(tài)將變?yōu)?ldquo;通過”;對于已審核過的文件，當(dāng)用戶再次點擊“待審核”后，審核狀態(tài)將重新變?yōu)?ldquo;待審核”;對于尚未上傳的文件則當(dāng)前用戶不能進行任何操作。
(3)檔案歸檔流程設(shè)計
用戶點擊檔案日常事務(wù)界面的“檔案歸檔”按鈕后，系統(tǒng)首先會對當(dāng)前登錄用戶是否有進行檔案歸檔操作的相關(guān)權(quán)限進行檢測，如果該用戶沒有相應(yīng)權(quán)限則給出“無權(quán)操作”的提示信息，否則，用戶先正確進行項目名稱的選擇后，系統(tǒng)即顯示用戶所在單位所有應(yīng)該歸檔的文件名稱與文件類型及目前文件的上傳及審核情況的全部信息。
如果文件已經(jīng)成功上傳并由相關(guān)人員審核完畢，系統(tǒng)將顯示出上傳人及審核人的信息;如果文件已上傳但尚未被具有相關(guān)審核權(quán)限的人員進行審核，則此時僅顯示上傳人的姓名。
對于系統(tǒng)中顯示已成功通過審核的文件，當(dāng)前用戶就可點擊“歸檔”按鈕，系統(tǒng)確認歸檔成功后，頁面歸檔狀態(tài)將顯示為“Y”;對于已成功歸檔的文件，可再次點擊“待歸檔”，歸檔狀態(tài)此時回滾到“待歸檔”。
