加強大型建筑公司的企業(yè)信息化建設(shè)，既是當前經(jīng)濟全球化背景下企業(yè)發(fā)展的要求，也是深化建筑企業(yè)工程項目管理體制改革，轉(zhuǎn)變建筑行業(yè)整體發(fā)展方式，加快建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的迫切需要。
目前，建筑企業(yè)所承建工程中的項目文檔的交流與保存大部分仍沿用傳統(tǒng)紙張的方式，信息化利用率很低，尤其是將項目文檔以互聯(lián)網(wǎng)電子文檔的方式進行交換、存儲、管理的方式更少。由于一直以來對文檔信息化的管理意識較弱，往往習(xí)慣于把工作重心放在實際工程建設(shè)環(huán)節(jié)，進而忽略了對項目檔案的有效管理，這直接造成了工程項目文檔信息材料歸檔不及時，更無法保證建筑工程檔案信息的完整、準確和系統(tǒng)性。同時，建筑工程項目文檔信息化管理的環(huán)境較為復(fù)雜，這也增加了建筑工程項目文檔管理平臺建設(shè)的難度。因此，建立一個以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的建筑工程項目文檔管理平臺，對于建筑工程項目文檔的交流、存儲、管理將起到積極作用。
本系統(tǒng)為建筑項目管理系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)提供了文檔管理的接口，交換的是文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)。如合同管理系統(tǒng)的合同信息都保存到本系統(tǒng)中;材料管理系統(tǒng)的項目材料信息保存到本系統(tǒng)中;財務(wù)管理系統(tǒng)的財務(wù)文檔保存到本系統(tǒng)中。
根據(jù)上述分析得知，可將本系統(tǒng)分為七個功能模塊：即系統(tǒng)管理模塊、收文管理模塊、發(fā)文管理模塊、通知管理模塊、報表管理模塊、日志管理模塊、檔案管理模塊。這些模塊各自的主要功能如下所述：
1、系統(tǒng)管理模塊
主要功能包括具體在施工程項目管理、各相關(guān)單位及部門管理、系統(tǒng)用戶及權(quán)限管理、用戶密碼和登錄日志管理等。
管理員的分類根據(jù)分工和權(quán)限的不同分為機構(gòu)或部門級管理員、企業(yè)或單位級管理員以及系統(tǒng)級管理員。機構(gòu)或部門管理員可添加各機構(gòu)或部門負責人及機構(gòu)或部門各用戶(機構(gòu)部門用戶);企業(yè)級管理員可添加本企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門名稱及各部門的管理員和用戶名單(部門級管理員);系統(tǒng)管理員可添加工程項目參建各企業(yè)的名稱及各企業(yè)的企業(yè)管理員和用戶名單(企業(yè)級管理員)。根據(jù)不同的工作需要和授權(quán)，各級系統(tǒng)管理員具有不同的權(quán)限范圍，機構(gòu)或部門級管理員的權(quán)限僅限于操作本部門范圍內(nèi)的系統(tǒng);企業(yè)級管理員的權(quán)限限于操作本企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng);而系統(tǒng)級管理員的權(quán)限則可以操作整個項目系統(tǒng)。
2、發(fā)文管理模塊
主要功能包括項目相關(guān)文件、信函等資料的擬稿、審核、印制、簽批、發(fā)放、登記與歸檔等管理;
3、收文管理模塊
主要功能包括對已收到的項目相關(guān)文件進行登記、簽閱、督辦、承辦、查詢管理等;
4、通知管理模塊
主要功能包括會議通知、設(shè)計變更通知、監(jiān)理工程師通知等各類通知的定制、編輯、發(fā)放、查詢、歸檔管理等;
5、報表管理模塊
主要功能是對具體在施工程項目管理涉及的各類相關(guān)項目表格、報表的定制、填報、整理、統(tǒng)計與歸檔進行管理等;
6、日志管理模塊
主要功能是實現(xiàn)對具體在施項目相關(guān)日志進行編制、簽訂、整理、查詢和歸檔等功能;
7、檔案管理模塊
主要功能包括制訂工程項目文檔、信息資料歸檔進度計劃、及時進行各類檔案上傳、審核、審批、歸檔、歸檔跟蹤統(tǒng)計及檔案查詢等。分為：
(1)歸檔文件與種類
根據(jù)建筑工程項目文檔數(shù)量和體量龐大、格式和類型繁雜的特點，文件需按照種類歸檔
(2)項目檔案編碼方式
鑒于建筑工程項目文檔管理獨立性的特點，遵循編碼分類唯一性原則，工程項目檔案信息分類編碼采用由項目代碼、參建方代碼、文件類型代碼和流水號組成的4位編碼結(jié)構(gòu)。
(3)歸檔責任單位及歸檔進度安排
筑工程項目文檔管理平臺中須歸檔的文件繁多，往往同時涉及項目眾多參建方。因此必須進一步建立健全和明確各類文件的審批流程。在工程項目施工建設(shè)的同時，工程項目檔案信息等文檔管理工作必須與其同步進行，并從項目的籌備、開工初期時就開始同步啟動，運行至項目最終竣工驗收，自始至終關(guān)聯(lián)于工程項目籌備、建設(shè)的整個生命周期，形成全程記錄、貫穿始終、首尾相接、互為因果的管理體系。亦即建筑工程項目文檔歸檔的工作應(yīng)始終與工程項目施工建設(shè)保持同步，而不能總是滯后于工程項目的籌備和施工建設(shè)，相應(yīng)的文檔歸檔進度計劃必須參照建筑工程項目進度的安排來建立，進而根據(jù)歸檔進度計劃將相關(guān)項目文件進行準確、及時地歸檔。
