橋梁物資采購管理是橋梁物資管理的核心業(yè)務(wù)，擔(dān)負(fù)著降低采購成本、規(guī)范采購行為的職責(zé)，是在橋梁物資管理中實(shí)現(xiàn)渠道價格、需求預(yù)算、物資采購、物資存貨、物資供應(yīng)、核算對帳的閉環(huán)管理中的業(yè)務(wù)核心。
為實(shí)現(xiàn)陽光采購，提高采購物資的質(zhì)量，降低物資采購成本，需要對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督。該工作環(huán)節(jié)是否能有效控制和管理是作為橋梁物資管理信息化成敗的重要指標(biāo)。在物資采購過程中，結(jié)合橋梁市場準(zhǔn)入信息的靜態(tài)管理及各級采購監(jiān)督部門的動態(tài)管理，以動靜結(jié)合的方式嚴(yán)格控制和規(guī)范采購部門的采購行為。
1、采購訂單管理
1)采購訂單填制
由物資段業(yè)務(wù)員根據(jù)匯總后的站段物資需求計劃，根據(jù)合同、詢價單比質(zhì)競價結(jié)果，確定采購訂單的供貨單位，填寫必要的信息后，填制采購訂單。
2)采購訂單提交
由物資段業(yè)務(wù)員對填制后的采購訂單檢查無誤后，將采購訂單提交領(lǐng)導(dǎo)審批。提交后的采購訂單，按照橋梁局物資管理制度要求，根據(jù)采購訂單上的各種關(guān)鍵信息進(jìn)行卡控，自動測算審批流程。完全符合要求的采購訂單則不必審批，否則需經(jīng)歷最多6級的審批。
3)采購訂單審批
由物資段采購監(jiān)督人員，按照物資管理制度要求，仔細(xì)檢查采購訂單上的關(guān)鍵信息，進(jìn)行審批。采購監(jiān)督人員如發(fā)現(xiàn)采購訂單不符合要求，則注明原因后回退給業(yè)務(wù)員進(jìn)行修改，如符合要求則審批通過。
2、到貨驗(yàn)收
由物資段倉庫管庫員依據(jù)業(yè)務(wù)員填制的采購訂單，對供貨單位發(fā)運(yùn)的物資進(jìn)行驗(yàn)收工作，并將供貨單位、驗(yàn)收數(shù)量、質(zhì)量、時間、采購訂單等信息填寫到進(jìn)庫料登記簿上，核增進(jìn)庫料。
3、帳單填制
由物資段財務(wù)人員對供貨單位郵寄來的發(fā)票，進(jìn)行統(tǒng)一登記編號管理，并根據(jù)發(fā)票的供貨單位、金額、到達(dá)日期等信息填制帳單。
4、收料單管理
1)收料單填制
由物資段業(yè)務(wù)員根據(jù)倉庫到貨驗(yàn)收提示和財務(wù)帳單到達(dá)提示，進(jìn)行收料單的填制工作。收料單是財務(wù)核算與付款的依據(jù)，業(yè)務(wù)員必須將收料單上的關(guān)鍵信息填寫完整，系統(tǒng)才能保存。
2)收料單提交
由物資段業(yè)務(wù)員將填寫無誤的收料單提交到下一工作環(huán)節(jié)。入庫收料單提交到倉庫進(jìn)行以下操作，直發(fā)收料單直接提交到財務(wù)進(jìn)行審核，無需提交到倉庫。
3)收料單確認(rèn)(核銷進(jìn)庫料)
由物資段倉庫管庫員根據(jù)業(yè)務(wù)員提交的收料單和自己到貨驗(yàn)收時填寫的進(jìn)庫料登記簿，進(jìn)行收料單的倉庫收料確認(rèn)工作，并在確認(rèn)后核銷進(jìn)庫料。如到貨驗(yàn)收數(shù)量與收料單的應(yīng)收數(shù)量不等，管庫員需在收料單上選擇列銷、拒付、賠償?shù)忍幚矸绞健?/p>
4)收料單登卡
由物資段倉庫管庫員對完成收料確認(rèn)的收料單，進(jìn)行登卡操作。
5、材料核算
1)收料單審核
物資段財務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)提示的電子收料單，核對上一工作環(huán)節(jié)提交的實(shí)體收料單，并對收料單上的關(guān)鍵信息進(jìn)行審核。如財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)錯誤，則回退收料單到上一工作環(huán)節(jié)，未發(fā)現(xiàn)錯誤則審核通過。
2)材料核算
物資段財務(wù)人員在設(shè)置好材料核算的基礎(chǔ)公式后，即可對審核通過的收料單進(jìn)行核算處理，形成財務(wù)分錄和科目帳。
3)形成憑證填制
物資段財務(wù)人員根據(jù)材料核算結(jié)果形成財務(wù)憑證。
6、付款管理
1)點(diǎn)撥付款
物資段領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)付款原則，對核算完畢的帳單進(jìn)行點(diǎn)撥付款。
2)付款確認(rèn)
物資段財務(wù)人員依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的點(diǎn)撥付款結(jié)果，形成付款憑證，并在完成付款操作后，在系統(tǒng)內(nèi)對付款結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。如付款不成功，則回退給領(lǐng)導(dǎo)重新點(diǎn)撥付款，如付款成功則直接確認(rèn)付款金額。
