在企業(yè)項(xiàng)目管理中，效率是經(jīng)常被提及的一個(gè)詞，因?yàn)樘岣咝室惨馕吨杀灸芟鄬?duì)降低，從而為企業(yè)帶來更多的收益。通常來說，使用一款現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理軟件，可以大大提高管理效率。
一、項(xiàng)目管理的三要素
1、質(zhì)量
項(xiàng)目管理質(zhì)量包含了許多要素：例如最終產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、成果制訂，總的來說，就是項(xiàng)目交付結(jié)果。在一個(gè)項(xiàng)目開始前，首先要制訂任務(wù)計(jì)劃，一定要有明確的需求，才能讓項(xiàng)目在執(zhí)行過程中擁有明確的目標(biāo)，來提供執(zhí)行中的機(jī)動(dòng)性。
2、成本
項(xiàng)目成本指的是所費(fèi)資源用貨幣形式進(jìn)行具象化，也可以理解為項(xiàng)目資源。項(xiàng)目的核心管理工作就在于資源調(diào)動(dòng)，例如人力調(diào)動(dòng)、資金調(diào)動(dòng)、材料調(diào)動(dòng)等等。但是某些資源，比如說我們的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，比如說我們項(xiàng)目所需要的專業(yè)知識(shí)，是沒有辦法用錢去衡量的。
3、時(shí)間
項(xiàng)目時(shí)間，大部分情況下由這兩種方式確認(rèn)：一是已經(jīng)有明確的項(xiàng)目截止時(shí)間，去倒推項(xiàng)目時(shí)間;二是，依據(jù)資源和產(chǎn)出去制定項(xiàng)目時(shí)間。如果確定了項(xiàng)目截止時(shí)間，但資源不夠的情況下，我們能夠采用的方式無非就是兩種：變相延長項(xiàng)目時(shí)間——加班;如果不想加班，我們就只能對(duì)預(yù)期產(chǎn)出進(jìn)行調(diào)整。
項(xiàng)目管理該如何有效進(jìn)行，以上三點(diǎn)是最為關(guān)鍵的維度，從這三點(diǎn)會(huì)衍生出更加詳細(xì)的要素。泛普項(xiàng)目管理軟件可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理、以及項(xiàng)目成員大大提高管理和執(zhí)行效率，其各項(xiàng)功能也都是建立在科學(xué)的項(xiàng)目管理思想之上的。
二、泛普管理軟件的作用
1、項(xiàng)目資源整合
一個(gè)好的項(xiàng)目管理軟件不僅可以實(shí)現(xiàn)從啟動(dòng)，計(jì)劃，分配，執(zhí)行，進(jìn)度，結(jié)果到歸檔的整個(gè)項(xiàng)目周期的集成管理，而且可以為客戶，合同，售后，預(yù)算和支出提供支持與該項(xiàng)目密切相關(guān)。財(cái)務(wù)，人力資源，辦公室等的集成管理，使企業(yè)項(xiàng)目流程，信息，溝通，資源等在一個(gè)系統(tǒng)中無縫連接，高度共享并自動(dòng)流動(dòng)。
2、項(xiàng)目多方協(xié)作
項(xiàng)目通常需要外部客戶，承包商，服務(wù)提供商以及內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，部門，員工乃至整個(gè)企業(yè)的參與。 項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以添加多個(gè)協(xié)作者，支持父子項(xiàng)目，多個(gè)聯(lián)系人管理，并且每個(gè)聯(lián)系人可以添加多種聯(lián)系人方法。當(dāng)需要多方協(xié)作時(shí)，可以與需要它的人共享項(xiàng)目，并且可以隨時(shí)取消共享。
3、項(xiàng)目進(jìn)度控制
在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，通過項(xiàng)目詳細(xì)信息，您還可以清楚地看到每個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)過程和每個(gè)階段的進(jìn)度狀態(tài);通過交互式評(píng)論，您可以在最佳時(shí)間指導(dǎo)和幫助項(xiàng)目成員，或者可以上載和發(fā)布說明;通過計(jì)劃分配，可以快速安排任務(wù)并實(shí)時(shí)跟蹤執(zhí)行進(jìn)度。同時(shí)，系統(tǒng)中的項(xiàng)目工作臺(tái)類似于項(xiàng)目進(jìn)度儀表板。每個(gè)成員都可以自由設(shè)置并清楚地看到自己的儀表板的內(nèi)容。
4、項(xiàng)目流程審批
項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的審批流程。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要定制新項(xiàng)目的審批流程和待批的審批。企業(yè)通常有許多不同類型的項(xiàng)目需要批準(zhǔn)。該系統(tǒng)還支持不同類型的項(xiàng)目以實(shí)施不同的審批流程。審批級(jí)別不受限制，審批流程自動(dòng)進(jìn)行，審批量自動(dòng)判斷，審批人員進(jìn)行智能匹配，實(shí)時(shí)提醒審批結(jié)果。
5、項(xiàng)目成本控制
該項(xiàng)目本身周期長，涉及人員和復(fù)雜的環(huán)節(jié)。如果在此過程中各種資金“流失”，將使原本可觀的利潤變?yōu)榱闵踔撂潛p。因此，公司必須緊密密封侵蝕利潤的黑洞。項(xiàng)目管理系統(tǒng)集成了全面的財(cái)務(wù)管理功能，例如項(xiàng)目預(yù)算，費(fèi)用，利潤，收入和支出，每筆資金的完整記錄以及對(duì)資金的申請(qǐng)，借用，使用，償還和返還的實(shí)時(shí)控制費(fèi)用。
6、項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析
項(xiàng)目數(shù)據(jù)通常非常大且復(fù)雜。如果沒有實(shí)時(shí)和專業(yè)的統(tǒng)計(jì)工具，則可以想象項(xiàng)目決策的效率和準(zhǔn)確性。項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的智能統(tǒng)計(jì)分析功能，并且可以對(duì)項(xiàng)目數(shù)量，數(shù)量，人員，狀態(tài)，階段，區(qū)域，分類，數(shù)量，成本和工作時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)分析結(jié)果以直方圖，折線圖，餅圖等形式直觀，動(dòng)態(tài)地顯示，提供各種分布，趨勢(shì)，報(bào)告，匯總表，時(shí)間表等，支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出，打印，離線分析以及完全解決項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。
在項(xiàng)目管理過程中，需求有可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)，出現(xiàn)新增需求、或調(diào)整需求，都屬于需求變動(dòng)的范疇，為了確保項(xiàng)目質(zhì)量，就需要對(duì)需求乃至整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行重新評(píng)估。
