主要從它的功能來說起。在當(dāng)今的數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理，如果還繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，顯而易見是不足以支撐業(yè)務(wù)進(jìn)行的。項(xiàng)目管理軟件的出現(xiàn)讓項(xiàng)目管理更加高效便捷。
一、項(xiàng)目管理軟件可以幫企業(yè)解決什么問題
1、任務(wù)管理
項(xiàng)目需要?jiǎng)澐侄鄠€(gè)任務(wù)，這時(shí)候需要對任務(wù)進(jìn)行管理。通過項(xiàng)目管理軟件，您可以將項(xiàng)目劃分為幾個(gè)階段性里程碑，然后將其進(jìn)一步分解為任務(wù)，并設(shè)置到期日、分配負(fù)責(zé)人、添加說明、設(shè)置優(yōu)先級等。另外，也可以通過設(shè)置任務(wù)依賴關(guān)系，來指定任務(wù)完成的先后順序。
2、圖表和報(bào)告
相比傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式，軟件可以提供很多自動化的能力。例如數(shù)據(jù)圖表、任務(wù)圖表等。經(jīng)常用到的甘特圖，在項(xiàng)目管理軟件中可以一鍵生成，您還可以通過拖放式操作修改項(xiàng)目計(jì)劃。關(guān)鍵路徑和基線也有助于避免項(xiàng)目延誤。另外，通過資源利用圖，您一眼就可以看出誰的時(shí)間寬松、誰的時(shí)間緊張、誰的工作負(fù)擔(dān)過重，以便合理分配工作。
3、在線協(xié)作
項(xiàng)目管理不僅僅涉及到數(shù)據(jù)和報(bào)表，更多要涉及到人的因素。團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作是必不可少的。通過項(xiàng)目管理軟件，例如泛普軟件里的里程碑、任務(wù)、活動燈模塊都添加了社交元素，成員可以評論、互動。以此來提升項(xiàng)目成員之間的協(xié)作能力，可以稱之為“社交型項(xiàng)目協(xié)作”。
二、泛普軟件功能的作用
1、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信息交流
項(xiàng)目的開展就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同完成的一個(gè)目標(biāo)的過程，適時(shí)、順暢的溝通，在項(xiàng)目實(shí)施或開發(fā)的過程中是必須的。
那么，項(xiàng)目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，如把你的項(xiàng)目進(jìn)度用圖表的方式導(dǎo)出。參與項(xiàng)目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關(guān)指示或訊息。這些功能讓團(tuán)隊(duì)成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個(gè)信息頻道，不會各干各的，不了解互相進(jìn)度。
2、資源合理利用
資源可以是物質(zhì)(如設(shè)備)或者勞動力(你的團(tuán)隊(duì))，也可以是支出(每個(gè)資源的成本)。因此，當(dāng)項(xiàng)目管理工具提供資源管理功能時(shí)，它是非常方便和有效的。這個(gè)功能的價(jià)值在于能夠幫助項(xiàng)目管理人分配任務(wù)，還能計(jì)算支出。
每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在設(shè)置資源的時(shí)候都會考慮到成本問題，他會意識到整個(gè)項(xiàng)目的成本和各部分占用的資源是否恰當(dāng)。因此，在項(xiàng)目管理過程中使用工具軟件的資源管理功能是利于整個(gè)企業(yè)成本的節(jié)省。
3、任務(wù)之間相互關(guān)聯(lián)
雖然實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)通常需要不斷完成一些階段目標(biāo)來得以實(shí)現(xiàn)，但這些階段目標(biāo)絕不是獨(dú)立存在的，各階段任務(wù)是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能。絕大多數(shù)的工具允許你通過幾次點(diǎn)擊和拖放來實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)功能，重要事件功能用于沿著時(shí)間線在項(xiàng)目中標(biāo)記重要的或其他特定的點(diǎn)。如果一個(gè)里程碑項(xiàng)目(重要事件)臨近，那么，攻克這個(gè)重要事件將使你的項(xiàng)目朝著正確的方向前進(jìn)。
4、評估工作結(jié)果
工作評估功能可以提供項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃工作進(jìn)度和實(shí)際工作進(jìn)度之間的評估和分析。有些項(xiàng)目管理工具有這樣的功能，但這個(gè)評估不是自動計(jì)算的，所以項(xiàng)目經(jīng)理必須手動完成這個(gè)操作。選擇一個(gè)帶有評估功能的項(xiàng)目開發(fā)工具會對你有監(jiān)督作用。
5、監(jiān)控未知風(fēng)險(xiǎn)
沒有一個(gè)項(xiàng)目不存在風(fēng)險(xiǎn)，不可預(yù)見的情況會發(fā)生在發(fā)展的各個(gè)階段。通常，不可預(yù)見的發(fā)展產(chǎn)生的是消極的影響，但是有時(shí)候也會出現(xiàn)積極影響。無論如何，不可預(yù)見的情況和風(fēng)險(xiǎn)影響任務(wù)的持續(xù)時(shí)間、進(jìn)度、期限、預(yù)算、參與者等等。如果你從事一個(gè)長期而復(fù)雜的項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)管理這個(gè)功能是必須的。因此，為了避免不可預(yù)見的支出、項(xiàng)目占用時(shí)間太長、業(yè)績質(zhì)量下降，任何管理者都應(yīng)提前計(jì)算所有風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)功能是你的項(xiàng)目管理工具必須要有的。
管理軟件是為人服務(wù)的，因此，在項(xiàng)目管理過程中，我們最應(yīng)該根據(jù)自己的需要與使用感受來選擇自己適合的軟件工具，以此真正提高我們的工作效率，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
