隨著現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以及企業(yè)項(xiàng)目化進(jìn)程的不斷深入，大部分企業(yè)不再僅僅只運(yùn)行一個項(xiàng)目，多項(xiàng)目同時運(yùn)行成為了現(xiàn)代企業(yè)的常態(tài)，而且數(shù)量之大已經(jīng)超出了人們的想象，如惠普公司每年有3000個左右的項(xiàng)目，摩托羅拉每年也有約逾2500項(xiàng)目……面對每天不斷發(fā)生和進(jìn)行的項(xiàng)目，如何從整體上有效進(jìn)行多項(xiàng)目管理，也成為了現(xiàn)代企業(yè)能否取得成功的關(guān)鍵。
一.泛普軟件如何高效的多項(xiàng)目管理
1.明確目標(biāo)，上下同欲
無論是團(tuán)隊(duì)還是個人，目標(biāo)意識非常重要。對于團(tuán)隊(duì)來說，最清晰的目標(biāo)就是什么時間最終交付什么成果，這個成果可以是一個產(chǎn)品的哪些功能，也可以是客戶需求滿足度達(dá)到多少等等?？傊@個目標(biāo)一定要清晰，最好可衡量，當(dāng)然，還要保證團(tuán)隊(duì)每個成員都清楚的知道自己做這項(xiàng)工作最終的目的是什么。
2.做好規(guī)劃，有條不紊
從一開始就對項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃可以確保每個項(xiàng)目里程碑都在實(shí)際時間線上，一直到項(xiàng)目完成。每個人都知道誰負(fù)責(zé)項(xiàng)目的哪部分并且能夠全面洞察正在進(jìn)行中的工作和已經(jīng)完成的工作。然后，協(xié)調(diào)并安排整個規(guī)劃中的項(xiàng)目，確保能最大限度的利用你團(tuán)隊(duì)的時間。
3.依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)和關(guān)鍵結(jié)果劃分工作優(yōu)先級
每天每個員工都可能會有多個不同的跨項(xiàng)目任務(wù)需要去完成。這個時候，每個任務(wù)看起來都是重要且緊急的。那么他們應(yīng)該從哪里開始著手呢?他們應(yīng)該把自己大部分的時間和精力放在哪里才能使自己的工作效益最大化?當(dāng)然了，有些任務(wù)和項(xiàng)目是比其他的要重要一些的。
4. 明確分工，責(zé)任到人
目標(biāo)是從認(rèn)知上建立統(tǒng)一，避免資源浪費(fèi)。而在具體的執(zhí)行過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者部門經(jīng)理在分配任務(wù)時一定要明確每個人的分工，讓每項(xiàng)任務(wù)都有唯一的負(fù)責(zé)人。這里唯一的負(fù)責(zé)人并不是這件事自始至終都由一個人負(fù)責(zé)，而是讓TA作為這件事的主導(dǎo)者去推動、協(xié)調(diào)工作，這樣做能讓每個人都有較強(qiáng)的責(zé)任意識。5.高效溝通，提高信息透明度
項(xiàng)目執(zhí)行過程中的溝通非常重要，主要是為了確保項(xiàng)目進(jìn)度的信息透明和對稱。如果A組已經(jīng)做好某件事，需要B組做另外的事，如果沒有溝通，B可能壓根就不知道，這樣項(xiàng)目進(jìn)度就會延誤。一般情況下，項(xiàng)目組會定期召開項(xiàng)目進(jìn)度會，和項(xiàng)目成員同步進(jìn)展情況，并再次確認(rèn)各項(xiàng)任務(wù)的截止時間。
二.泛普軟件令多項(xiàng)目管理難題迎刃而解
1.多項(xiàng)目資源管理，提升資源利用率。多項(xiàng)目管理中，資源分配是一大難題。泛普提供多項(xiàng)目資源管理功能，用戶可以按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目群、項(xiàng)目以及活動進(jìn)行資源的查找、申請、分配以及跟蹤所有資源的使用情況。同時，項(xiàng)目群資源角色和資源均衡管理功能，可以幫助企業(yè)更好地管理和調(diào)用資源。
2.靈活規(guī)則與控制機(jī)制，促使實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。作為規(guī)則驅(qū)動型系統(tǒng)，支持企業(yè)按照實(shí)際項(xiàng)目環(huán)境選擇性地設(shè)置不同的策略與規(guī)則，其提供的規(guī)則與控制機(jī)制非常豐富，且可以根據(jù)企業(yè)、項(xiàng)目群和項(xiàng)目的層級靈活調(diào)整、自由組合，讓項(xiàng)目的實(shí)施更加貼近企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，促使企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)能夠順利實(shí)現(xiàn)。
3.多項(xiàng)目依賴管理，確保每個項(xiàng)目順利完成。支持管理項(xiàng)目與項(xiàng)目群的依賴，包括強(qiáng)制性的與靈活自定義的依賴關(guān)系并實(shí)時追蹤它們的變化，在依賴超過預(yù)設(shè)的極限范圍時高亮提示。同時，還支持從屬依賴管理(即被依賴者的所有依賴關(guān)系)以確保每個可交付成果的負(fù)責(zé)人清楚地了解它的變動對其他從屬依賴者的影響。
4.項(xiàng)目請求與優(yōu)先次序管理 項(xiàng)目管理更加透明和可預(yù)測。 提供項(xiàng)目請求管理功能幫助提出者與負(fù)責(zé)委員會進(jìn)行有效的溝通，調(diào)查和評估雙方的效益、風(fēng)險以及影響以更科學(xué)合理地確定項(xiàng)目請求的優(yōu)先次序。同時，還提供投資關(guān)注功能，可視化的泡泡圖讓管理者全局地查看新項(xiàng)目請求和現(xiàn)有項(xiàng)目的情況，做出準(zhǔn)確合適的評估，權(quán)衡項(xiàng)目的優(yōu)先級。
5.多項(xiàng)目協(xié)作與溝通，提升團(tuán)隊(duì)合作效率。為項(xiàng)目成員與部門提供高效的協(xié)作與互動平臺，加上責(zé)任與結(jié)果管理功能，幫助企業(yè)更好地提高項(xiàng)目群管理績效。同時，還為項(xiàng)目和項(xiàng)目群提供多種智能溝通機(jī)制，支持對可交付成果查看與審批進(jìn)行迭代管理以及結(jié)構(gòu)化團(tuán)隊(duì)溝通，提升團(tuán)隊(duì)合作效率。
與單項(xiàng)目相比，多項(xiàng)目管理需要承擔(dān)更大的壓力，無論是在進(jìn)度、成本還是質(zhì)量上，因此想要確保每個項(xiàng)目可以按時完成，保質(zhì)完成，借助項(xiàng)目管理工具是最好的辦法，運(yùn)用合適的項(xiàng)目管理軟件在企業(yè)管理中能起到事半功倍作用。
