工時(shí)表是專業(yè)服務(wù)公司或其它項(xiàng)目型公司普遍使用的管理工具，可以有效幫助這些企業(yè)快速提高管理水平。然而，工時(shí)管理的實(shí)施卻是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須采取正確的方法才能完成。如果實(shí)施方法不對，工時(shí)管理要么無法推行，給企業(yè)制造混亂，要么勉強(qiáng)落地，卻逐漸邊緣化，結(jié)果都無法實(shí)現(xiàn)其潛在價(jià)值。諾明軟件根據(jù)最近十年的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套行之有效的實(shí)施方法，并通過本文分享給計(jì)劃實(shí)施工時(shí)管理的企業(yè)。
工時(shí)管理的實(shí)施通常需要經(jīng)歷以下步驟，如果企業(yè)按照如下步驟展開實(shí)施活動，就可以把工時(shí)管理植入企業(yè)現(xiàn)有的管理制度，改善企業(yè)治理體系，實(shí)現(xiàn)工時(shí)管理的潛在價(jià)值。
一、工時(shí)管理目標(biāo)定義
在實(shí)施工時(shí)管理之前，企業(yè)決策人必須回答一個(gè)根本性的問題：工時(shí)管理的目標(biāo)是什么?換句話說：需要通過工時(shí)管理解決什么問題?只有明確了工時(shí)管理的目的，才能有針對性地完成其它實(shí)施步驟。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，工時(shí)管理目標(biāo)按功能可以分為三類：考勤級的工時(shí)管理、部門級的工時(shí)管理、企業(yè)級的工時(shí)管理。
1、考勤類的工時(shí)管理最簡單，員工工時(shí)記錄的信息量比較少，通常按客戶記錄工作時(shí)間，僅僅用于統(tǒng)計(jì)員工的出勤情況，并據(jù)此計(jì)算員工工資、與客戶結(jié)算服務(wù)費(fèi)。這類管理模式通常應(yīng)用于保安服務(wù)、醫(yī)療服務(wù)、律師服務(wù) 、會計(jì)服務(wù)等專業(yè)服務(wù)公司。
2、部門級的工時(shí)管理通常只應(yīng)用于企業(yè)的項(xiàng)目部門或研發(fā)部門，工時(shí)記錄用于統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目部門或研發(fā)部門員工在特定項(xiàng)目上的時(shí)間成本，主要幫助財(cái)務(wù)管理人員核算相關(guān)項(xiàng)目的人工成本。這類管理摸式通常作為企業(yè)研發(fā)部門項(xiàng)目管理的補(bǔ)充，工時(shí)管理的意義比較局限。
3、企業(yè)級的工時(shí)管理通常應(yīng)用于專業(yè)服務(wù)公司或其它項(xiàng)目型企業(yè)，所有員工都必須填報(bào)項(xiàng)目工時(shí)記錄，工時(shí)記錄內(nèi)容廣泛，不僅包含特定項(xiàng)目任務(wù)的工作時(shí)間，還包含工作情況簡要。工時(shí)記錄不僅用來精細(xì)化核算項(xiàng)目成本和利潤， 還用來計(jì)算員工個(gè)人、業(yè)務(wù)部門在一定期間創(chuàng)造的價(jià)值，客觀考核員工、部門的績效。
4、無論什么樣的工時(shí)管理目標(biāo)，工時(shí)記錄的填報(bào)都是最重要的環(huán)節(jié)。然而，如果沒有相應(yīng)的制度去約束或鼓勵員工，沒有人會主動、認(rèn)真、及時(shí)地完成工時(shí)記錄的填報(bào)。 因此，在明確工時(shí)管理目標(biāo)的同時(shí)，企業(yè)還必須制訂相應(yīng)配套的管理制度，為員工填報(bào)和審批工時(shí)記錄提供制度依據(jù)，從而推動和鼓勵員工及時(shí)、認(rèn)真的填報(bào)工時(shí)記錄。此外，工時(shí)管理制度還應(yīng)該規(guī)定如何使用員工工時(shí)記錄核算項(xiàng)目成本、計(jì)算員工工資、考核員工績效等。
二、 工時(shí)管理軟件選型
1、在確定工時(shí)管理的目標(biāo)之后，就可以據(jù)此選擇滿足需求的工時(shí)表或工時(shí)管理軟件，選擇什么樣的工時(shí)管理軟件完全取決于企業(yè)管理需求。企業(yè)管理軟件市場既有工具類的工時(shí)表軟件，僅提供工時(shí)記錄、審批、統(tǒng)計(jì)等功能，也有比較全面的、企業(yè)級的項(xiàng)目管理軟件。
2、工時(shí)管理軟件上線之后，還必須要有專人負(fù)責(zé)維護(hù)工時(shí)管理系統(tǒng)，一方面保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，另一方面及時(shí)更新項(xiàng)目和員工信息，保證員工可以正常填報(bào)和審批工時(shí)記錄。最重要的是，在員工還沒有習(xí)慣填報(bào)工時(shí)記錄之前，還需要各級主管積極督促本部門員工及時(shí)填報(bào)工時(shí)記錄，并進(jìn)行審批，保障工時(shí)記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。如果可以定期把工時(shí)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果反饋到員工本人和相關(guān)主管，甚至根據(jù)工時(shí)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對相關(guān)員工進(jìn)行獎勵，那么員工填報(bào)工時(shí)的積極性將進(jìn)一步加強(qiáng)。
三、泛普軟件工時(shí)管理軟件的好處
1、計(jì)劃管理
有了標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)體系，就可以針對項(xiàng)目計(jì)劃的要求，更容易找出關(guān)鍵路徑，并針對關(guān)鍵路徑采取必要的措施以確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)度要求完成。而有了定額工時(shí)這個(gè)基礎(chǔ)，科學(xué)計(jì)算工作進(jìn)度就成為現(xiàn)實(shí)。
2、激勵管理
縱向協(xié)調(diào)問題是指在一個(gè)專業(yè)各個(gè)不同崗位之間如何平衡的問題。對于有些非常難以用工時(shí)來衡量的研發(fā)項(xiàng)目，需要通過工時(shí)表管理軟件實(shí)際工時(shí)登記來具體地獲知工作量，并通過經(jīng)驗(yàn)對這部分的工時(shí)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。這樣，以統(tǒng)一的工時(shí)單價(jià)來計(jì)算員工的獎金才能取得合理的結(jié)果。
3、實(shí)際工時(shí)管理
實(shí)際工時(shí)管理是指通過員工登記每天的工作情況來解決相關(guān)管理問題。實(shí)際工時(shí)管理主要用于四個(gè)方面。一是對少數(shù)無法量化的技術(shù)進(jìn)步、技術(shù)基礎(chǔ)工作的薪酬的發(fā)放。二是對人員的考核。一般對項(xiàng)目人員的考核主要從五個(gè)緯度進(jìn)行，即工作量、工作進(jìn)度、工作效率、工作質(zhì)量、其它(包括工作態(tài)度、勞動紀(jì)律等)。第三是對標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)體系的改善。第四是可以對內(nèi)部計(jì)劃經(jīng)營管理提供重要參考。以工時(shí)為基礎(chǔ)進(jìn)行管理可以較準(zhǔn)確計(jì)算和預(yù)測項(xiàng)目需要投入的人力，從而為企業(yè)經(jīng)營提供可靠支持。
工時(shí)管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，通過信息化手段能有效提升企業(yè)精細(xì)化、規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)人員安排更合理、計(jì)劃制定更精準(zhǔn)、項(xiàng)目進(jìn)度更易把控等效果，同時(shí)也能更好地為人員績效和項(xiàng)目績效提供數(shù)據(jù)支撐。
