工時(shí)表廣泛應(yīng)用于歐美企業(yè)，尤其成為會(huì)計(jì)服務(wù)、律師服務(wù)、管理咨詢、建筑設(shè)計(jì)、景觀規(guī)劃、流程外包、公共關(guān)系、安全保障等專業(yè)服務(wù)公司普遍使用的管理工具，并逐步推廣到工業(yè)工程、信息技術(shù)、活動(dòng)管理、文化體育、影視制作等以項(xiàng)目為業(yè)務(wù)核心的公司。本世紀(jì)初，一大批外資會(huì)計(jì)師事務(wù)所、建筑設(shè)計(jì)公司紛紛進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，并在中國(guó)設(shè)立分支機(jī)構(gòu)，工時(shí)表也被引入這些外資企業(yè)的日常管理，中國(guó)本地員工也同樣填報(bào)、審批、管理工時(shí)表。遺憾的是，大多數(shù)人只知道工時(shí)管理的表象，并不理解工時(shí)管理的本質(zhì)和價(jià)值，很多中國(guó)本土公司的工時(shí)管理要么局限于工時(shí)表的填報(bào)、審批、統(tǒng)計(jì)過(guò)程，要么因?yàn)槿狈φw規(guī)劃或制度配套無(wú)法融入當(dāng)前的管理體系，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)工時(shí)管理的最終目的。
對(duì)于專業(yè)服務(wù)公司或大多數(shù)項(xiàng)目型公司而言，專業(yè)團(tuán)隊(duì)是企業(yè)最核心的資產(chǎn)，員工則是項(xiàng)目的主要資源。工時(shí)表只是記錄員工在特定項(xiàng)目任務(wù)上耗費(fèi)多少時(shí)間的工具，工時(shí)表的填報(bào)、審批、統(tǒng)計(jì)過(guò)程不是工時(shí)管理的難點(diǎn)。如何利用工時(shí)記錄實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算精細(xì)化、員工績(jī)效考評(píng)數(shù)量化，從而提高企業(yè)管理水品，才是工時(shí)管理的最大挑戰(zhàn)。
一、工時(shí)管理的意義
有效的工時(shí)表記錄至少包括員工、日期、項(xiàng)目、任務(wù)、工時(shí)數(shù)、備注等基本內(nèi)容，員工一般按周填報(bào)工時(shí)表，由相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理或直線主管審批，審批校正后的工時(shí)表再交由人力資源、財(cái)務(wù)等職能管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和進(jìn)一步處理。那么，員工工時(shí)記錄對(duì)這些職能管理部門有什么意義呢?
1、對(duì)于人力資源管理部門來(lái)說(shuō)，員工工時(shí)記錄可以用來(lái)計(jì)算員工薪酬、考評(píng)員工績(jī)效、衡量員工專業(yè)技能。工時(shí)記錄可以用來(lái)全面統(tǒng)計(jì)員工在一定期間的出勤時(shí)間、加班時(shí)間、缺勤時(shí)間，作為員工工資的計(jì)算依據(jù);工時(shí)記錄還客觀反映了員工在一定期間為公司貢獻(xiàn)的價(jià)值，可以幫助企業(yè)管理人員更加客觀公正評(píng)價(jià)員工的績(jī)效;此外，員工以不同角色在不同項(xiàng)目上工作的累計(jì)時(shí)間，也客觀反映了員工各項(xiàng)專業(yè)技能的水平和成熟度。
2、對(duì)于財(cái)務(wù)管理部門來(lái)說(shuō)，員工工時(shí)記錄是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算精細(xì)化的重要依據(jù)。首先，根據(jù)員工工時(shí)表可以統(tǒng)計(jì)出公司所有項(xiàng)目在一定期間累計(jì)耗費(fèi)的人工工時(shí)以及人工成本。如果項(xiàng)目按工時(shí)結(jié)算收入，財(cái)務(wù)人員還可以根據(jù)員工收費(fèi)率計(jì)算項(xiàng)目在一定期間產(chǎn)生的項(xiàng)目收入。其次，根據(jù)一定期間內(nèi)項(xiàng)目的累計(jì)工時(shí)或員工的累計(jì)工時(shí)，公司或部門層面的管理費(fèi)用也可以根據(jù)項(xiàng)目所占工時(shí)權(quán)重進(jìn)行公平分?jǐn)偅瑥亩鴮?shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本核算精細(xì)化。
綜上所述，員工工時(shí)表的填報(bào)和審批過(guò)程只是工時(shí)記錄的采集手段，根據(jù)工時(shí)記錄實(shí)現(xiàn)科學(xué)的財(cái)務(wù)管理和人力資源管理才是工時(shí)管理的意義所在。
二、泛普軟件工時(shí)表軟件的功能特性
1、工時(shí)有效性的檢驗(yàn)，與考勤打卡的數(shù)據(jù)整合特性。
工時(shí)填報(bào)的主觀性太大，高層領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的就是員工工時(shí)的準(zhǔn)確性。如何最大程度的減小誤差是重中之重。考勤打卡與工時(shí)的結(jié)合，是最有效減小誤差的手段之一。
2、工時(shí)管理與休假管理、加班管理的數(shù)據(jù)集成特性。
工時(shí)管理系統(tǒng)與休假申請(qǐng)、加班申請(qǐng)等數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)。解決了“由于員工休假與工時(shí)填報(bào)分布在不同的系統(tǒng)中，而導(dǎo)致員工使用軟件的抵觸情緒”等問(wèn)題。同時(shí)，員工填寫(xiě)的加班工時(shí)根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成調(diào)休假，減輕了HR統(tǒng)計(jì)工時(shí)的工作量，提高了工作效率。
3、工時(shí)表軟件在線打卡、在線自動(dòng)計(jì)時(shí)的功能特性。
工時(shí)表軟件除了應(yīng)用于「高人力成本行業(yè)」，還被廣泛應(yīng)用于「生產(chǎn)制造型企業(yè)」，其目的是評(píng)定生產(chǎn)力度，提高公司的經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理水平，從而有效「控制人力成本，合理化的安排工作計(jì)劃，提高生產(chǎn)管理效率」。
4、工時(shí)表軟件與釘釘、企業(yè)微信財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成特性。
近幾年隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，智能手機(jī)在我們的生活中越來(lái)越普及，移動(dòng)APP軟件也應(yīng)運(yùn)而生，如“釘釘、企業(yè)微信”等。它們的使用率很高，同時(shí)具有較高的集成性，企業(yè)將大量員工信息和部門數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于釘釘、或企業(yè)微信中。
工時(shí)表軟件是用來(lái)記錄、和統(tǒng)計(jì)分析員工在項(xiàng)目、或非項(xiàng)目上的各項(xiàng)工作內(nèi)容所花費(fèi)的時(shí)間，用于掌握員工工作時(shí)間內(nèi)的效率、效能和成果，考核員工績(jī)效、核算項(xiàng)目人力成本?？梢杂纱藴p少人工成本，提高員工工作效率。
