隨著信息技術(shù)的發(fā)展，如何有效地管理企業(yè)項(xiàng)目已經(jīng)成為了管理人員重點(diǎn)關(guān)心的問題。很多小型企業(yè)采用了傳統(tǒng)的手工管理，這種方式具有管理復(fù)雜、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，不適用于企業(yè)項(xiàng)目管理，因此也成為企業(yè)發(fā)展的障礙?；蛟S手工或者填表式的項(xiàng)目管理真的需要退出時代了。
一、手工或填表式的項(xiàng)目管理面臨的缺點(diǎn)
1.信息記錄困難，不適用于大型項(xiàng)目
如果項(xiàng)目只是牽涉少數(shù)人，且活動少時間短，那么采用手工管理是可行的，因?yàn)槿四X在這種情況下，可以記錄工作安排且能追蹤項(xiàng)目結(jié)果。但是如果項(xiàng)目牽涉的人眾多，且有著數(shù)百種活動及利用資源，工期也特別長，這時候再采用人工管理，是極容易失敗。因?yàn)椴粌H信息記錄困難，而且容易出錯，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
因此應(yīng)對大型項(xiàng)目，采用項(xiàng)目管理軟件就顯得必不可少了。它能實(shí)時記錄更新項(xiàng)目信息，增強(qiáng)了信息的可靠度與透明度，同時也大大提升了業(yè)務(wù)及項(xiàng)目的執(zhí)行效率。
2.變更操作麻煩，不能動態(tài)追蹤項(xiàng)目結(jié)果
采用人工管理項(xiàng)目，一旦項(xiàng)目某一環(huán)節(jié)發(fā)生變更，那么項(xiàng)目人員就要重新設(shè)計網(wǎng)絡(luò)圖，重新核算成本。此外，變更項(xiàng)目信息后，后續(xù)哪些工作會受到影響，又會產(chǎn)生什么樣的結(jié)果，這些都需要項(xiàng)目人員重新評估?？梢哉f，人工對項(xiàng)目信息進(jìn)行維護(hù)和修改，需要耗費(fèi)很大的精力。
而采用項(xiàng)目管理軟件，這些問題都會迎刃而解。例如8Manage PPM這個項(xiàng)目管理軟件，所自帶的“變更請求功能”便能快捷有效地記錄和管理項(xiàng)目變更。當(dāng)項(xiàng)目人員需要找出某一個或一系列變更請求的變更影響，他們只需輸入變更請求的編號，系統(tǒng)就會自動顯示它的變更影響信息。
此外，項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)中最重要的一個功能就是追蹤系統(tǒng)。動態(tài)追蹤項(xiàng)目結(jié)果，可以讓項(xiàng)目人員及時發(fā)現(xiàn)問題，做出解決問題的行動。
3.項(xiàng)目信息欺瞞，不能明確劃分責(zé)任
一個項(xiàng)目管理中，有很多不同的負(fù)責(zé)方。例如工程項(xiàng)目管理，就包括總包、監(jiān)理、設(shè)計、施工、業(yè)主、投資方、材料設(shè)備供應(yīng)商、項(xiàng)目分包商等等。一個項(xiàng)目牽扯到很多不同的企業(yè)，利用手工管理如何做到信息公開實(shí)時透明?很明顯，這其中必定存在很大的項(xiàng)目信息欺瞞隱患。員工為了不讓上司知其不力或知其犯錯而去”欺騙”，承包人為了自身利益而去”欺騙”，項(xiàng)目經(jīng)理為了自保而利用它去”欺騙”成本付出者等等。項(xiàng)目各方無法得知其他人的情況，進(jìn)而渾水摸魚，責(zé)任難劃分，出現(xiàn)問題也難追責(zé)。
使用項(xiàng)目管理軟件，我們便能很快得知項(xiàng)目各方的情況，實(shí)時和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問題，找到問題的原因及確定問題的責(zé)任人。若信息能實(shí)時準(zhǔn)確地呈現(xiàn)給企業(yè)所有利益相關(guān)者，人們將會更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，不會找借口推卸責(zé)任。
二、項(xiàng)目管理軟件對比手工管理的優(yōu)勢
1.綜合查詢功能
項(xiàng)目管理軟件可針對項(xiàng)目進(jìn)度提供工程量清單進(jìn)度查詢功能，能幫助企業(yè)隨時隨地查詢項(xiàng)目的進(jìn)展情況。提供比照匯總功能對項(xiàng)目進(jìn)行分級建立，以及工程經(jīng)營情況表可迅速盤查到各級別項(xiàng)目的成本、收款、未收款等訊息。對項(xiàng)目進(jìn)度計劃二維圖繪制的功能并自動生成網(wǎng)絡(luò)計劃圖。提供單獨(dú)的領(lǐng)導(dǎo)查詢按鈕，領(lǐng)導(dǎo)重視的查詢都可通過該功能達(dá)成。
2.資金管理功能
項(xiàng)目管理軟件具有承包合同待收工程款實(shí)時計算功能，可讓企業(yè)管理人員清晰明了當(dāng)前以及近期應(yīng)收的工程款情況。提供合同提醒、付款限額提示功能，可提醒相關(guān)人員在工程到期或進(jìn)度節(jié)點(diǎn)完成后及時進(jìn)行審核結(jié)算。系統(tǒng)還提供付款計劃設(shè)置功能，可擬定每個月的付款計劃，方便財務(wù)人員付款運(yùn)作，提升資本周轉(zhuǎn)的利用率。
3.可視化管理
可視化就是將項(xiàng)目信息透明化管理。工程項(xiàng)目管理軟件作為項(xiàng)目辦公室與實(shí)施現(xiàn)場的的溝通橋梁，對收集的信息進(jìn)行整合、處理，通過系統(tǒng)精簡化及總結(jié)后及時同步給項(xiàng)目相關(guān)人員，確保項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠及時了解和掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)，漸進(jìn)明晰項(xiàng)目實(shí)際情況，及時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目潛在的問題和風(fēng)險，并將風(fēng)險落實(shí)到實(shí)際的計劃中，讓項(xiàng)目相關(guān)負(fù)責(zé)人了解項(xiàng)目潛在的風(fēng)險，并給予適當(dāng)?shù)膸椭?，確保項(xiàng)目運(yùn)行在可控的范圍之內(nèi)。
4.圖紙管理
在項(xiàng)目建設(shè)過程中，作為指導(dǎo)施工和設(shè)備制造的圖紙是項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，因此，圖紙的記錄、分發(fā)、審核、進(jìn)度跟蹤是非常需要重視和認(rèn)真對待的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。工程項(xiàng)目管理軟件通過對圖紙聲明周期的管理，有效的管理和控制圖紙流向，從而保證項(xiàng)目圖紙資料得以安全、完善的流轉(zhuǎn)和操作。
5.設(shè)備采購流程管理
設(shè)備采購管理是維持維護(hù)項(xiàng)目建設(shè)過程中設(shè)備信息的全程數(shù)據(jù)，項(xiàng)目管理軟件可從設(shè)備采購計劃、設(shè)備招標(biāo)、標(biāo)書、評標(biāo)、中標(biāo)直到合同簽訂，提供了全過程分析功能，并形成完整的設(shè)備臺帳。
項(xiàng)目管理軟件就是為了使項(xiàng)目能夠按照預(yù)定的需求、成本、進(jìn)度、質(zhì)量順利完成，而對人員、產(chǎn)品、過程和項(xiàng)目進(jìn)行分析和管理的軟件。比起手工管理，項(xiàng)目管理軟件更注重信息透明化實(shí)現(xiàn)責(zé)任到個人的劃分。使用泛普項(xiàng)目管理軟件，使企業(yè)管理實(shí)質(zhì)化、企業(yè)文化素養(yǎng)提高。
