好用的項(xiàng)目管理軟件功能非常強(qiáng)大，可以提高團(tuán)隊(duì)效率，提高整體生產(chǎn)力，但是為了最大限度地發(fā)揮效益，項(xiàng)目經(jīng)理必須根據(jù)項(xiàng)目的需求選擇最適合的軟件。目前市場上有非常多的項(xiàng)目管理軟件可供選擇，具體應(yīng)該怎樣挑選呢?
一、為什么項(xiàng)目管理軟件很重要?
在我們深入研究您應(yīng)該尋找的特定項(xiàng)目管理軟件功能之前，重要的是要了解為什么專用的PM系統(tǒng)對項(xiàng)目和整體業(yè)務(wù)的成功至關(guān)重要。事情是這樣的：完全可以在沒有項(xiàng)目管理軟件解決方案的情況下管理項(xiàng)目。但是，手動(dòng)更新和跟上多個(gè)電子表格的效率非常低。更糟糕的是，它顯著增加了錯(cuò)誤和疏忽的風(fēng)險(xiǎn)。以下是電子表格不是項(xiàng)目管理的理想解決方案的幾個(gè)原因：跟上同一電子表格的最新、最準(zhǔn)確版本可能既困難又耗時(shí);在多個(gè)地方多次上傳和下載同一個(gè)電子表格會(huì)危及安全;在每項(xiàng)任務(wù)或操作之后很容易忘記手動(dòng)更新電子表格，這可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目混亂和延誤;事實(shí)是，不使用PM軟件會(huì)導(dǎo)致效率低下和浪費(fèi)時(shí)間。這最終會(huì)使您的小型企業(yè)面臨項(xiàng)目交付低于標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。
二、選擇項(xiàng)目管理軟件應(yīng)該注意的因素：
1.軟件功能和需求的匹配度
市面上的項(xiàng)目管理軟件各式各樣，但是每個(gè)企業(yè)的軟件都會(huì)有他特有的功能或者是比較針對的行業(yè)。那么我們在選擇軟件的時(shí)候就需要了解清楚供應(yīng)商產(chǎn)品的功能，功能不是越多越好，也不是越少越好，而是功能和自己的需求匹配度高才是重要的。
2. 整個(gè)項(xiàng)目管理過程是否能夠可視化
在可視化的時(shí)間視圖中，能夠直觀了解每位成員工作排期和負(fù)荷，項(xiàng)目規(guī)劃和調(diào)配資源更合理，項(xiàng)目進(jìn)度一目了然;同時(shí)管理員可以通過任務(wù)時(shí)間視圖把握進(jìn)度，確保每個(gè)任務(wù)按照計(jì)劃正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
3. 跨項(xiàng)目多成員管理工作臺(tái)
以多項(xiàng)目及企業(yè)成員為出發(fā)點(diǎn)，支持同步管理，統(tǒng)一查看所有項(xiàng)目和所有企業(yè)成員的個(gè)人任務(wù)匯總，免去不斷切換項(xiàng)目，分別處理問題的麻煩，真正做到企業(yè)全局管理。
三、泛普項(xiàng)目管理軟件功能：
1.功能匹配度高
泛普項(xiàng)目管理軟件對每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、流程、成本、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量等進(jìn)行跟蹤管理，支持對項(xiàng)目文檔進(jìn)行及時(shí)管理。如果企業(yè)同時(shí)開展的項(xiàng)目比較多，泛普軟件也支持對多項(xiàng)目進(jìn)行組合管理，以便項(xiàng)目管理者瀏覽各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，提取同類項(xiàng)做一些統(tǒng)計(jì)分析等。
2.實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度
泛普項(xiàng)目管理軟件的工作分解結(jié)構(gòu)可實(shí)時(shí)審計(jì)追蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)或可交付成果。系統(tǒng)內(nèi)計(jì)劃與執(zhí)行始終自動(dòng)連接在一起，通過數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步更新，實(shí)時(shí)傳遞，所有的責(zé)任劃分與執(zhí)行狀況清清楚楚，團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)共享最新、最準(zhǔn)確的項(xiàng)目進(jìn)展情況。
3. 全自動(dòng)化精準(zhǔn)核算項(xiàng)目效益
業(yè)務(wù)項(xiàng)目與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，對項(xiàng)目的高層級(jí)活動(dòng)和低層級(jí)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)算和追蹤，自動(dòng)實(shí)時(shí)地從低層級(jí)向高層級(jí)匯集財(cái)務(wù)信息。管理層可實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目預(yù)算的內(nèi)容、涉及人員和花費(fèi)項(xiàng)報(bào)告，通過全自動(dòng)和精細(xì)化的項(xiàng)目核算，有效控制和減少項(xiàng)目費(fèi)用、人工成本、采購成本和維護(hù)成本的支出。
合理并且有效地運(yùn)用泛普項(xiàng)目管理軟件，不僅可以讓我們工作井然有序地進(jìn)行，還能最大程度保證項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。
