在項(xiàng)目中大家都明確文檔管理的必要性，文檔數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)經(jīng)營的重要性不言而喻，它不僅在項(xiàng)目進(jìn)行過程中起到規(guī)范行為、溝通信息、記錄備份等的作用，還為項(xiàng)目經(jīng)理提供了了解項(xiàng)目進(jìn)度，查看項(xiàng)目存在問題等的管理依據(jù)，但若做不好項(xiàng)目文檔的管理工作，勢(shì)必將造成整個(gè)項(xiàng)目管理的混亂。
一、項(xiàng)目文檔管理常見問題
1.文檔儲(chǔ)存亂，關(guān)鍵時(shí)刻找不到文件
大部分的文檔都分散于不同員工的電腦里，丟失風(fēng)險(xiǎn)大。項(xiàng)目組成員獲取相關(guān)文檔信息不便，影響工作效率。
2.流程審批復(fù)雜
使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點(diǎn)冗長而繁復(fù)，完成一個(gè)流程的審批需花費(fèi)大量時(shí)間，未能及時(shí)獲得審批信息，導(dǎo)致延誤工期，造成損失。
3. 文檔搜索困難
電腦硬盤存儲(chǔ)了非常多的文件，隨著文件越來越多，查找所需要的文件就會(huì)變得越來越困難。
二、項(xiàng)目文檔管理的價(jià)值
1. 知識(shí)積累
避免人員調(diào)動(dòng)、員工離職等帶來的知識(shí)的流失;構(gòu)建和規(guī)范項(xiàng)目文檔庫。
2.知識(shí)安全
保護(hù)文檔隱私，避免信息泄露。對(duì)權(quán)限的設(shè)置更加嚴(yán)格。
3.成果交付
項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目交付物，是項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)。尤其對(duì)于研發(fā)類項(xiàng)目而言，最后的交付物基本都是各類文檔。
三、泛普項(xiàng)目管理軟件幫助您輕松解決文檔管理問題
1.每個(gè)文檔有專屬權(quán)限
泛普文檔管理功能支持文檔權(quán)限靈活控制，按角色、部門、成員等維度授權(quán);權(quán)限項(xiàng)還包括，上傳、下載、閱讀、創(chuàng)建目錄等。文檔的權(quán)限管理功能可以讓項(xiàng)目文檔多一層保護(hù)。
2.項(xiàng)目文件可遠(yuǎn)程共享
跨地域的員工可以隨時(shí)隨地查看系統(tǒng)內(nèi)文件，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公。除了PC端，泛普項(xiàng)目管理軟件還支持移動(dòng)端訪問。讓知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部高效流轉(zhuǎn)。
3.文檔數(shù)據(jù)安全
文檔在云端統(tǒng)一管理，泛普項(xiàng)目管理軟件還支持文檔數(shù)據(jù)的還原與備份，保證文檔數(shù)據(jù)的安全。
4.支持文檔自定義審批
文檔可引用本系統(tǒng)強(qiáng)大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節(jié)點(diǎn)，審批人，審批規(guī)則等。
泛普項(xiàng)目管理軟件包含項(xiàng)目文檔管理工具可幫您輕松整理歸類項(xiàng)目相關(guān)的文件，防止出現(xiàn)版本混淆。之前您可能需要在收件箱里篩選幾遍，才能找到幾個(gè)月前的審批文檔。現(xiàn)在不用如此復(fù)雜的操作了，通過泛普項(xiàng)目管理軟件可以立即訪問最新版本的文件，查看他人更改的內(nèi)容。
