項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)發(fā)生很多不確定時(shí)間，如果多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，那么，高強(qiáng)度的工作壓力會(huì)給項(xiàng)目管理人員帶來(lái)很多負(fù)面影響，降低工作效率。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的文化背景下，企業(yè)管理方式更注重于簡(jiǎn)潔和高效，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，多項(xiàng)目的簡(jiǎn)潔高效管理，是提升企業(yè)績(jī)效的重要因素。
一、多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行的過(guò)程中如何簡(jiǎn)單高效管理?
1、劃分任務(wù)優(yōu)先順序，了解如何及何時(shí)確定項(xiàng)目任務(wù)的優(yōu)先順序，這非常重要。項(xiàng)目經(jīng)理必須知道，哪些任務(wù)會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生較大影響，同時(shí)有效確定任務(wù)的優(yōu)先順序。你可以將不同項(xiàng)目的重復(fù)任務(wù)或類似任務(wù)進(jìn)行分組，這樣您就能在最短時(shí)間內(nèi)輕松處理不同項(xiàng)目。
2、知道何時(shí)授權(quán)，一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)知道何時(shí)掌權(quán)，何時(shí)授權(quán)團(tuán)隊(duì)成員。您必須與團(tuán)隊(duì)成員建立信任關(guān)系，并在任務(wù)過(guò)多時(shí)進(jìn)行授權(quán)和分配。
3、保持專注，您要一次平衡多個(gè)項(xiàng)目，那么您注定會(huì)減少對(duì)當(dāng)前正在處理任務(wù)的關(guān)注。要想成為高效的項(xiàng)目經(jīng)理，您就必須專注于手頭上的任務(wù)。實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)的方法之一是，根據(jù)優(yōu)先級(jí)為每個(gè)項(xiàng)目分配特定時(shí)間。通過(guò)這種方式，您可以確保您的注意力始終處于集中狀態(tài)。
4、與團(tuán)隊(duì)成員溝通，項(xiàng)目中的有效溝通也許是項(xiàng)目管理最重要的方面之一。許多成功的項(xiàng)目管理方法，例如Scrum和看板，都致力于創(chuàng)建一個(gè)開(kāi)放的空間。在這個(gè)空間中，每件事都與整個(gè)團(tuán)隊(duì)共享。管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，這個(gè)尤為重要，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)可以知道任何潛在問(wèn)題，并在項(xiàng)目出現(xiàn)重大延誤之前討論解決方案。
了解如何與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理溝通。
5、開(kāi)始任何事情之前要計(jì)劃，管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，不應(yīng)該留下太多風(fēng)險(xiǎn)機(jī)會(huì)。重要的是針對(duì)每種可能的情況提前制定成功的項(xiàng)目計(jì)劃，以及制定應(yīng)急計(jì)劃以防萬(wàn)一。您必須為自己和團(tuán)隊(duì)設(shè)定合理的期望，這樣才能在各方面取得成功。
在不同任務(wù)之間來(lái)回切換，您和您的團(tuán)隊(duì)將耗盡腦力。因此，您必須在包含最小化工作量的計(jì)劃中加入一些休息時(shí)間。
6、定期審查以調(diào)整計(jì)劃，無(wú)論如何都堅(jiān)持原計(jì)劃沒(méi)有意義。靈活性非常重要，這是高效的領(lǐng)導(dǎo)的必備。管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，幾個(gè)未知變量有時(shí)會(huì)改變整個(gè)前景。明智的做法是定期舉行回顧會(huì)議，更新原計(jì)劃，從而成功完成所有項(xiàng)目。
7、利用現(xiàn)代技術(shù)，現(xiàn)代化項(xiàng)目管理辦公室(PMO)軟件，例如泛普軟件多項(xiàng)目管理軟件，具備一次管理多個(gè)項(xiàng)目所需的所有功能。使用此軟件，你可以輕松執(zhí)行多個(gè)耗時(shí)任務(wù)，以更好的方式可視化項(xiàng)目。只需按一下按鈕，你就能開(kāi)展日常業(yè)務(wù)，跟蹤團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度并做更多的事。
這使你有更多時(shí)間來(lái)完善計(jì)劃，確保分配給你的每個(gè)項(xiàng)目都能成功完成。
二、泛普軟件多項(xiàng)目管理軟件簡(jiǎn)化工作流程的好處
1、責(zé)任劃分與工作交付清楚明確
項(xiàng)目管理系統(tǒng)基于 WBS 架構(gòu)將項(xiàng)目進(jìn)行分解，并執(zhí)行責(zé)任與承諾，當(dāng)承諾發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知其他相關(guān)人員，并對(duì)不能按時(shí)完成的任務(wù)進(jìn)行預(yù)警和自動(dòng)識(shí)別，確保項(xiàng)目責(zé)任分工明確。
2、項(xiàng)目執(zhí)行與計(jì)劃并重
項(xiàng)目只有一個(gè)當(dāng)前計(jì)劃，并且計(jì)劃能夠?qū)崟r(shí)反映項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)最新工作進(jìn)度和可交付情況，將計(jì)劃制定與執(zhí)行狀況合二為一，實(shí)現(xiàn)高度一致，保證項(xiàng)目正常運(yùn)作。
3、資源與依賴條理清晰
資源共享是項(xiàng)目復(fù)雜化的一個(gè)問(wèn)題，由于資金方面的問(wèn)題，某些資源是會(huì)被兩個(gè)甚至是多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)使用的，這時(shí)候 項(xiàng)目管理系統(tǒng)通過(guò)明確的資源可交付成果的依賴，能夠自動(dòng)跟蹤間接依賴和不恰當(dāng)依賴并及時(shí)通知相關(guān)人員，讓全部資源一目了然，清晰有條理的管理它們。
另外項(xiàng)目執(zhí)行后會(huì)產(chǎn)生大量的文件資源，這些項(xiàng)目文檔需要?dú)w檔保存， 項(xiàng)目文件可以通過(guò)來(lái)進(jìn)行保存提高重復(fù)利用效果。
4、范圍定義與需求溝通順暢
復(fù)雜項(xiàng)目需要溝通的地方多又細(xì)，傳統(tǒng)的溝通難免錯(cuò)漏，通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定需求交付計(jì)劃，做好溝通及理解需求，并調(diào)查現(xiàn)狀監(jiān)測(cè)需求交流等問(wèn)題，自動(dòng)追蹤需求評(píng)審與驗(yàn)收，更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目需求提高成功率。
5、問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤與上報(bào)
項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)是無(wú)法避免的，如果管理不妥善，容易導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度停滯不前。通過(guò)系統(tǒng)管理架構(gòu)，自動(dòng)識(shí)別問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的類型、級(jí)別以及解決的方法，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一有效的管理所有問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目成功率。
多項(xiàng)目管理軟件是通過(guò)項(xiàng)目組合與項(xiàng)目策略管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目目標(biāo)，達(dá)到甚至超過(guò)企業(yè)項(xiàng)目的最初期待。多項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一個(gè)視圖管理企業(yè)全部項(xiàng)目，提升企業(yè)項(xiàng)目管理效率。
