一個項目要管理活動計劃、問題跟蹤與報表、執(zhí)行與監(jiān)控、溝通管理、資源與費用管理等，范圍大，事情多，簡化項目管理可以提高工作效率。實時概覽，記錄了具體的行動狀況，實時準(zhǔn)確的信息，可以幫助企業(yè)管理層第一時間發(fā)現(xiàn)并作出對策，為企業(yè)項目管理帶來方便。
一、企業(yè)要如何簡化項目管理
1、做可行性分析
有些公司經(jīng)常做可行性分析，但只是重于形式。此外對于項目的取舍大部分在于領(lǐng)導(dǎo)心血來潮的選擇。由于沒有經(jīng)過認真、合適的可行性分析，我們往往在付出巨大代價后才意識到原來的項目不適合我們，不但這個項目失敗了，更為甚者是它也拖垮了其他可以做的項目，到頭來是兩手空空。
2、做需求分析
做項目開發(fā)，沒有真正的客戶，所以無從獲得用戶需求。進行產(chǎn)品開發(fā)，但不是和市場人員緊密結(jié)合。研發(fā)部門說：“我們需要針對真正的需求開發(fā)，但現(xiàn)在我們只是盲目、想象的開發(fā)，所以我們的工作事倍功半甚至是無功而返。”市場銷售人員則抱怨：“研發(fā)部門開發(fā)的東西大部分不是客戶需要的，
即便是也不符合用戶要求，這種產(chǎn)品我們找不到買主，所以我們沒有銷售額，也不能開拓市場。”如此一來搞得領(lǐng)導(dǎo)總是討論“是先有雞還是先有蛋”。可想而知，即便我們有做需求的意識和方法，需求也總是流于應(yīng)付差使。
3、做風(fēng)險分析
有些公司很少做風(fēng)險分析，主要有三個原因：年輕而又勇敢的領(lǐng)導(dǎo)、雄厚的資金、招之即來的人員。但是大部分項目沒有成功也正是源于此：領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常做欠妥當(dāng)?shù)臎Q策，由于忽略考慮重要因素致使項目半途而廢;雄厚資金不等于雄厚的實力，
被力所不能及的工作拖著;以及不能召集或者留住優(yōu)秀人才，他們不僅僅需要金錢，成就和閱歷對他們來說更重要。
4、制定項目計劃
有些公司的項目計劃大部分是應(yīng)付差使，原因就是領(lǐng)導(dǎo)或潛在的準(zhǔn)用戶下達極短工期的死命令。這使我們立即投入到編碼工作中，無暇于他。我們經(jīng)常和項目經(jīng)理說：我們都知道這種工期不可能完成，如果我是你，我會要求延長工期，否則讓領(lǐng)導(dǎo)找其他能人，你這樣接下工作是對我們的不負責(zé)。
5、有效控制，合理支持
一個項目的成功離不開周圍環(huán)境支持和有效控制，他們包括質(zhì)管部門項目跟蹤和在各進行階段評審。關(guān)于此處我認為有兩個重點：真正合格的專家，起到的作用是監(jiān)督、指導(dǎo)、總結(jié)和提高。同時也需要自己內(nèi)部做配置管理工作，在進行大型項目的時候能夠做到有條不紊。
二、泛普軟件項目管理軟件的好處
1、活動計劃的管理
會幫助項目團隊巧妙定制項目計劃，清理項目計劃的先后順序，并詳細分解項目活動，指派安排活動負責(zé)人并實時跟蹤項目進展情況。通過系統(tǒng)的明確責(zé)任機制和項目跟蹤報表等，及時發(fā)現(xiàn)項目存在的問題，并監(jiān)督項目的進展情況。
2、管理資源與費用
項目資源多，費用去向復(fù)雜，系統(tǒng)會自動計算項目資源分配與項目費用的預(yù)算，根據(jù)不同的資源類型進行不同的出來，已分配時間與實際使用時間、資源不足、資源費用使用情況等，都通過系統(tǒng)進行詳細的記錄與管理規(guī)則，方便用戶隨時查看。
3、管理學(xué)項目問題與報告
項目執(zhí)行過程中總會出現(xiàn)各種各樣的問題，項目管理系統(tǒng)中會自動識別問題，對問題進行分析與提問，跟蹤問題去向并規(guī)劃處問題的解決辦法。
4、實時監(jiān)控與跟蹤
提供了項目、費用、資源使用情況、可交付成果、項目進展報告等的概覽，詳細了解項目的每個狀態(tài)。
5、管理項目溝通問題
項目溝通及時才能保證項目正常的執(zhí)行，在系統(tǒng)中可以通過即時會話的形式溝通，還可以通過論壇、現(xiàn)狀的調(diào)查或者是自動郵件的提醒等進行了解項目，提供及時、準(zhǔn)確的信息，以幫助團隊做出有效的決策。
6、自定義工作臺
是基于個人角色的工作臺，是管理日常工作的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)是支持用戶自定義的，可以實現(xiàn)各種個性化的任務(wù)或者報表，支持獲取詳細的超級鏈接信息，系統(tǒng)靈活多變，適合用戶完全自定義使用。系統(tǒng)中有多個應(yīng)用領(lǐng)域的方法模板，模板中包括了項目活動、項目可交付成果、項目工期和問題等。
并且用戶可以通過項目現(xiàn)有的模板創(chuàng)建新的項目，還可以修改現(xiàn)有模板，方便靈活。
項目管理軟件是通過項目組合與項目策略管理，實現(xiàn)企業(yè)項目目標(biāo)，達到甚至超過企業(yè)項目的最初期待。多項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)一個視圖管理企業(yè)全部項目，提升企業(yè)項目管理效率。
