一個(gè)項(xiàng)目要管理活動(dòng)計(jì)劃、問(wèn)題跟蹤與報(bào)表、執(zhí)行與監(jiān)控、溝通管理、資源與費(fèi)用管理等，范圍大，事情多，簡(jiǎn)化項(xiàng)目管理可以提高工作效率。實(shí)時(shí)概覽，記錄了具體的行動(dòng)狀況，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的信息，可以幫助企業(yè)管理層第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并作出對(duì)策，為企業(yè)項(xiàng)目管理帶來(lái)方便。
一、企業(yè)要如何簡(jiǎn)化項(xiàng)目管理
1、做可行性分析
有些公司經(jīng)常做可行性分析，但只是重于形式。此外對(duì)于項(xiàng)目的取舍大部分在于領(lǐng)導(dǎo)心血來(lái)潮的選擇。由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真、合適的可行性分析，我們往往在付出巨大代價(jià)后才意識(shí)到原來(lái)的項(xiàng)目不適合我們，不但這個(gè)項(xiàng)目失敗了，更為甚者是它也拖垮了其他可以做的項(xiàng)目，到頭來(lái)是兩手空空。
2、做需求分析
做項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，沒(méi)有真正的客戶(hù)，所以無(wú)從獲得用戶(hù)需求。進(jìn)行產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，但不是和市場(chǎng)人員緊密結(jié)合。研發(fā)部門(mén)說(shuō)：“我們需要針對(duì)真正的需求開(kāi)發(fā)，但現(xiàn)在我們只是盲目、想象的開(kāi)發(fā)，所以我們的工作事倍功半甚至是無(wú)功而返。”市場(chǎng)銷(xiāo)售人員則抱怨：“研發(fā)部門(mén)開(kāi)發(fā)的東西大部分不是客戶(hù)需要的，
即便是也不符合用戶(hù)要求，這種產(chǎn)品我們找不到買(mǎi)主，所以我們沒(méi)有銷(xiāo)售額，也不能開(kāi)拓市場(chǎng)。”如此一來(lái)搞得領(lǐng)導(dǎo)總是討論“是先有雞還是先有蛋”。可想而知，即便我們有做需求的意識(shí)和方法，需求也總是流于應(yīng)付差使。
3、做風(fēng)險(xiǎn)分析
有些公司很少做風(fēng)險(xiǎn)分析，主要有三個(gè)原因：年輕而又勇敢的領(lǐng)導(dǎo)、雄厚的資金、招之即來(lái)的人員。但是大部分項(xiàng)目沒(méi)有成功也正是源于此：領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常做欠妥當(dāng)?shù)臎Q策，由于忽略考慮重要因素致使項(xiàng)目半途而廢;雄厚資金不等于雄厚的實(shí)力，
被力所不能及的工作拖著;以及不能召集或者留住優(yōu)秀人才，他們不僅僅需要金錢(qián)，成就和閱歷對(duì)他們來(lái)說(shuō)更重要。
4、制定項(xiàng)目計(jì)劃
有些公司的項(xiàng)目計(jì)劃大部分是應(yīng)付差使，原因就是領(lǐng)導(dǎo)或潛在的準(zhǔn)用戶(hù)下達(dá)極短工期的死命令。這使我們立即投入到編碼工作中，無(wú)暇于他。我們經(jīng)常和項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)：我們都知道這種工期不可能完成，如果我是你，我會(huì)要求延長(zhǎng)工期，否則讓領(lǐng)導(dǎo)找其他能人，你這樣接下工作是對(duì)我們的不負(fù)責(zé)。
5、有效控制，合理支持
一個(gè)項(xiàng)目的成功離不開(kāi)周?chē)h(huán)境支持和有效控制，他們包括質(zhì)管部門(mén)項(xiàng)目跟蹤和在各進(jìn)行階段評(píng)審。關(guān)于此處我認(rèn)為有兩個(gè)重點(diǎn)：真正合格的專(zhuān)家，起到的作用是監(jiān)督、指導(dǎo)、總結(jié)和提高。同時(shí)也需要自己內(nèi)部做配置管理工作，在進(jìn)行大型項(xiàng)目的時(shí)候能夠做到有條不紊。
二、泛普軟件項(xiàng)目管理軟件的好處
1、活動(dòng)計(jì)劃的管理
會(huì)幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)巧妙定制項(xiàng)目計(jì)劃，清理項(xiàng)目計(jì)劃的先后順序，并詳細(xì)分解項(xiàng)目活動(dòng)，指派安排活動(dòng)負(fù)責(zé)人并實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況。通過(guò)系統(tǒng)的明確責(zé)任機(jī)制和項(xiàng)目跟蹤報(bào)表等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的問(wèn)題，并監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
2、管理資源與費(fèi)用
項(xiàng)目資源多，費(fèi)用去向復(fù)雜，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目資源分配與項(xiàng)目費(fèi)用的預(yù)算，根據(jù)不同的資源類(lèi)型進(jìn)行不同的出來(lái)，已分配時(shí)間與實(shí)際使用時(shí)間、資源不足、資源費(fèi)用使用情況等，都通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄與管理規(guī)則，方便用戶(hù)隨時(shí)查看。
3、管理學(xué)項(xiàng)目問(wèn)題與報(bào)告
項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中總會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，項(xiàng)目管理系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)識(shí)別問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析與提問(wèn)，跟蹤問(wèn)題去向并規(guī)劃處問(wèn)題的解決辦法。
4、實(shí)時(shí)監(jiān)控與跟蹤
提供了項(xiàng)目、費(fèi)用、資源使用情況、可交付成果、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等的概覽，詳細(xì)了解項(xiàng)目的每個(gè)狀態(tài)。
5、管理項(xiàng)目溝通問(wèn)題
項(xiàng)目溝通及時(shí)才能保證項(xiàng)目正常的執(zhí)行，在系統(tǒng)中可以通過(guò)即時(shí)會(huì)話的形式溝通，還可以通過(guò)論壇、現(xiàn)狀的調(diào)查或者是自動(dòng)郵件的提醒等進(jìn)行了解項(xiàng)目，提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，以幫助團(tuán)隊(duì)做出有效的決策。
6、自定義工作臺(tái)
是基于個(gè)人角色的工作臺(tái)，是管理日常工作的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)是支持用戶(hù)自定義的，可以實(shí)現(xiàn)各種個(gè)性化的任務(wù)或者報(bào)表，支持獲取詳細(xì)的超級(jí)鏈接信息，系統(tǒng)靈活多變，適合用戶(hù)完全自定義使用。系統(tǒng)中有多個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域的方法模板，模板中包括了項(xiàng)目活動(dòng)、項(xiàng)目可交付成果、項(xiàng)目工期和問(wèn)題等。
并且用戶(hù)可以通過(guò)項(xiàng)目現(xiàn)有的模板創(chuàng)建新的項(xiàng)目，還可以修改現(xiàn)有模板，方便靈活。
項(xiàng)目管理軟件是通過(guò)項(xiàng)目組合與項(xiàng)目策略管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目目標(biāo)，達(dá)到甚至超過(guò)企業(yè)項(xiàng)目的最初期待。多項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一個(gè)視圖管理企業(yè)全部項(xiàng)目，提升企業(yè)項(xiàng)目管理效率。
