建筑工程是指項目建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括項目準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所有與工程建設主要活動有關的、記錄工程建設主要過程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價值的各種載體均應收集歸檔。相同的內容可以合并到一個卷中，也可以形成多個文件。
一、檔案管理中存在的問題
1、相關市場管理缺乏規(guī)范性。要充分、充分、全面地發(fā)揮檔案管理的作用和特色，必須通過制度來規(guī)范和維護，營造良性的競爭和流通市場環(huán)境。然而，目前我國相關市場管理法規(guī)存在一些缺陷，主要表現(xiàn)在兩個方面。檔案管理業(yè)務的承接模式不明確。特定的地域特征和行業(yè)性質導致個別保障方式和保護主義的存在，延緩了管理的可持續(xù)發(fā)展。就第一個方面而言，特別是在建筑行業(yè)檔案管理的實際工作中，會導致管理體制上出現(xiàn)連體管理的情況。
2、檔案管理人員缺乏敬業(yè)精神。建筑一直是一個專業(yè)要求很高的行業(yè)。涵蓋了建筑、暖通、消防、給排水等諸多內容，需要專業(yè)管理人員操作。工程檔案管理作為重要的一環(huán)，貫穿于建筑施工的全過程，其重要性和專業(yè)性不言而喻。但是從行業(yè)現(xiàn)狀來看，很多工程企業(yè)從事檔案管理的人員都是沒有經過培訓的，絕大多數(shù)都是從事過工程項目設計或者現(xiàn)場施工管理的。經過短期的檔案管理培訓后，他們將轉變?yōu)閷Ｂ殭n案管理人員。
3、缺乏管理者關注的完整性。一個完整的建設項目包括五個方面，即決策過程、施工圖設計過程、建設項目投資過程、現(xiàn)場施工過程和竣工過程。這五個過程都需要建設項目主要管理者的參與，從而進行有效的監(jiān)督。隨著“山清水秀是無價之寶”等相關政策的提出，建筑工程中的抑塵和環(huán)保成為除了施工質量之外公眾非常關心的問題。為了保證上述關鍵因素的實現(xiàn)，檔案管理需要從整體上把握建設項目。由于建設項目的管理者通常更重視施工階段的管理，這也意味著大多數(shù)企業(yè)將重點放在實際的施工過程中，從而導致對其他過程的忽視，這進一步擾亂了檔案管理的完整性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，從而形成了厚此薄彼的局面。
二、改善檔案管理的措施
1、完善檔案工作體系
根據(jù)國家工程檔案管理規(guī)范，以建設單位的實際情況為出發(fā)點，設計出符合要求、符合實際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有依據(jù)可參考、有規(guī)范可遵守。特別是對參與項目實施的技術人員和管理人員，通過集中培訓和現(xiàn)場講解，讓他們克服傳統(tǒng)管理的僵化經驗，明確學習檔案管理的相關制度，做好建設項目檔案的輔助工作。同時，建立健全檔案的歸檔、會簽、借閱和流通制度，盡可能避免重要手續(xù)和工程檔案的丟失對整個建設工作的影響，用有效的制度保證檔案管理的順利、有序、正常運行，提高工程檔案的管理質量。
2、培訓檔案管理人員
工程檔案管理對從業(yè)人員的要求不僅體現(xiàn)在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強烈的責任感、積極的工作態(tài)度和對工程檔案管理重要性的高度認識。以工程藍圖為例，一張縱橫剖面圖從設計階段到實施階段，會有幾次變化。如果工程檔案管理人員不能意識到每一個變更，并及時選擇適用的工程文件，施工工作就會脫節(jié)，從而影響整個工程進度。
3、明確項目檔案收集的范圍
界定建設項目的歸檔范圍，收集相關內容。比如設計圖紙、建筑工程質量檢測報告、驗收報告等。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點，嚴格控制，實現(xiàn)廣義上的嚴肅性和可比性。同時，檔案管理人員要與工藝裝備技術人員和基建項目實施人員進行溝通，共同比較。根據(jù)當前項目推進過程中出現(xiàn)的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問題，及時調整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項目檔案的及時性、完整性和有效性，對項目檔案的整理結果負責。
三、泛普軟件建筑工程檔案第三方管理軟件的價值
1、加強項目目標控制
建筑工程檔案第三方管理軟件，可以對工程項目的質量、安全、進度、投資等進行動態(tài)管理，將管理人員從繁雜重復的事務性工作中解放出來，從而降低勞動強度，將更多的時間和精力投入到關鍵管理環(huán)節(jié)，提高管理效率，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，保證項目的順利實施。
2、促進管理的規(guī)范化
建筑工程檔案第三方管理軟件通過對項目信息的管理，實現(xiàn)信息的集中化、數(shù)字化、完整性、一致性、安全性和可檢索性。因此，項目中的許多文件都可以電子化地存儲在系統(tǒng)中，從而使管理更加規(guī)范和統(tǒng)一。如果想查看相關文檔，可以隨時訪問。不同級別的人有不同的查看權限，既方便了信息傳遞，又保證了檔案信息的安全。
3、提高工作效率
建筑工程檔案第三方管理軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內容，完全可以根據(jù)系統(tǒng)軟件的提示，在下一步進行歸檔和文件歸檔。用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接通過關鍵詞進行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁，大大提高了工作效率。
工程檔案管理在建設項目中發(fā)揮著不可替代的作用。通過分析現(xiàn)階段項目檔案存在的問題及相應的解決方案，可以幫助企業(yè)認識到項目檔案管理的重要性，同時不斷完善自身的檔案管理體系，從而促進整體項目建設水平的有效提升。
