多項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)談——如何平衡

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   加入摩卡軟件這個大家庭已經(jīng)兩年了，盤點(diǎn)了一下這段時間的工作成績和得失。在細(xì)數(shù)這些工作的時候，感悟最多的還是對多項(xiàng)目的管理。它不同于單項(xiàng)目管理，不是簡單的向著一個既定目標(biāo)沖鋒的過程，而是一個平衡的過程，在這個過程里，諸多的因素和制約使得整個行為會產(chǎn)生強(qiáng)大的慣性，一旦出現(xiàn)偏差，要立刻采取措施，否則這個偏差將會是更大偏差的一個前奏。

　　一、資源管理

　　我對多項(xiàng)目管理的第一個感悟就是資源管理，而資源管理的第一步是規(guī)劃。在IT企業(yè)中，項(xiàng)目所涉及的資源主要是人力資源，往往我們在工作中只考慮對規(guī)劃資源的申請和使用，但卻容易忽視兩個問題：

　　1.降低項(xiàng)目人力資源的不可替代性;

　　項(xiàng)目的風(fēng)險管理中，對于風(fēng)險的管理其他方面都有大幅的描述，有很多工具化的管理辦法，但唯獨(dú)在對風(fēng)險識別的描述上，只是簡單的提供了一個德爾菲法。這個問題的原因在于，風(fēng)險識別最好的方法往往是經(jīng)驗(yàn)，對于人員不可替代性風(fēng)險的識別，是一種很普及的經(jīng)驗(yàn)，但我們還需要做兩件事：

　　第一，這是一個很容易識別的風(fēng)險，但也是一個很容易被遺忘的風(fēng)險，而且這個風(fēng)險的嚴(yán)重程度總是在注意不到的時候在增加。例如，當(dāng)你的某個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有一個高級工程師和多個初/中級工程師的情況下，在開始你很容易去替換任何一個人員，但項(xiàng)目運(yùn)行了3個月以后你發(fā)現(xiàn)，這個高級工程師已經(jīng)成為了不可替代的資源。

　　第二，時刻注意每個項(xiàng)目成員對項(xiàng)目干系人的影響力，PMO(Project Menagement Office,項(xiàng)目管理辦公室)要做的是，提高整體團(tuán)隊(duì)對項(xiàng)目干系人的影響力，降低每個項(xiàng)目成員對項(xiàng)目干系人的影響力，這個問題有著巨大的慣性，必須在盡可能早的時間去付諸努力，否則當(dāng)某個項(xiàng)目成員對項(xiàng)目干系人的影響力到達(dá)一定程度后，再去挽回就會變得異常的困難。一個必然的結(jié)論：人員不可替代風(fēng)險易于識別，容易遺忘，難于操作，應(yīng)有全盤謹(jǐn)慎的考慮。

　　2.提高項(xiàng)目人力資源的水平

　　這個話題并非老生常談，每個人都知道要提高人員水平，但這里討論的是另外一個問題：沒有PMO愿意看到PM抱怨為什么你管的另外一個項(xiàng)目資源配置那么強(qiáng)，而他的項(xiàng)目卻總是沒有得力的人員，甚至懷疑你厚此薄彼。

這也是平衡的另外一個含義，除非在極個別情況下，一個項(xiàng)目的成員最好沒有很特殊的人，在項(xiàng)目組內(nèi)，很特殊的人員很可能意味著“能者多勞”;項(xiàng)目組之間，很特殊的人員則往往帶來是麻煩和矛盾。為了避免這些令人坐立不安的困境，在這一點(diǎn)上，我們的工作就是平衡，平衡資源的平均能力和分布，從而在開始就為單個項(xiàng)目和多個項(xiàng)目創(chuàng)造內(nèi)在和外在的良好環(huán)境。

　　這時候我們回到老生常談的題目上來，公司出于對大局的考慮，分配給每個項(xiàng)目的資源，我們沒有可能拿平衡的標(biāo)準(zhǔn)來選擇，而我們絕對不能以抹平突出的代價來平衡，這樣唯一能做的就是提高非突出者的水平了。一個意料之外的結(jié)論：提高項(xiàng)目人員水平，能夠減少矛盾。

　　二、關(guān)鍵點(diǎn)管理

　　多項(xiàng)目管理的第二個感悟是關(guān)鍵點(diǎn)管理，當(dāng)多個項(xiàng)目并行運(yùn)行的時候，降低被動管理量，提高主動管理量，才能夠使多項(xiàng)目管理工作能夠有條不紊，而不是天天在忙，天天救火。提高主動管理量的一個好辦法就是關(guān)鍵點(diǎn)管理，降低被動管理量則和提高主動管理量是一個蹺蹺板的兩頭，能夠正確的提高主動管理量，被動管理量就會下降，反之亦然——這又是一個平衡。

　  在提高主動管理量的過程中，最困難的是務(wù)實(shí)和務(wù)虛的區(qū)別，在項(xiàng)目例會上詢問每件事情的進(jìn)展，然后提出評價和要求，這是務(wù)虛;而在例會上發(fā)現(xiàn)可以預(yù)見的重要事務(wù)，制定事務(wù)處理計(jì)劃和要求，這是務(wù)實(shí)。