運(yùn)用項(xiàng)目管理軟件，強(qiáng)化責(zé)任成本控制

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　　隨著建筑市場的激烈競爭，施工企業(yè)的利潤空間不斷縮水，在產(chǎn)高利低成為制約企業(yè)發(fā)展的今天，加強(qiáng)施工過程的成本控制越來越被施工企業(yè)所重視。一些具有實(shí)力的軟件公司在深入研究施工項(xiàng)目成本控制的客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，研制開發(fā)了適用于施工項(xiàng)目成本管理的軟件系統(tǒng)。目前在市場上的項(xiàng)目管理軟件很多，下面根據(jù)我局京津城際軌道四號梁廠項(xiàng)目應(yīng)用速恒項(xiàng)目管理軟件(pam)的實(shí)踐談一談項(xiàng)目管理軟件在責(zé)任成本控制中的應(yīng)用。

　　對于施工企業(yè)來說，項(xiàng)目目標(biāo)管理包含“質(zhì)量、進(jìn)度、成本”三大目標(biāo)，但歸跟結(jié)底是成本目標(biāo)，即追求成本最小化，實(shí)現(xiàn)效益最大化，并且質(zhì)量、進(jìn)度目標(biāo)控制痕跡最終會體現(xiàn)在成本上。

　　一、 項(xiàng)目管理軟件使得“責(zé)任“成本的理念得以實(shí)施

　　所謂“責(zé)任”成本，是項(xiàng)目成員對其工作職責(zé)范圍內(nèi)的可控成本負(fù)責(zé)，并將其責(zé)任范圍內(nèi)的成本控制結(jié)果與個(gè)人績效掛勾的理念。項(xiàng)目管理軟件根據(jù)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)形式，通過上級對下級的職責(zé)定位、權(quán)限密碼設(shè)置，使得這一理念得以實(shí)施。

　　1、在公司與項(xiàng)目間進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分(項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)模式

        上級機(jī)關(guān)作為軟件運(yùn)行的指揮官，是成本控制的決策層，可根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，設(shè)置項(xiàng)目相應(yīng)的部門職責(zé)并授于相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理權(quán)限。在項(xiàng)目上場前根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況測算目標(biāo)成本，下達(dá)項(xiàng)目責(zé)任預(yù)算，(軟件具有導(dǎo)入中標(biāo)清單及接口企業(yè)定額的預(yù)算編制系統(tǒng)，可輕松實(shí)現(xiàn)這一功能)把項(xiàng)目不可控的成本分離出來。如項(xiàng)目前期的經(jīng)營成本，受公司投標(biāo)策略或市場導(dǎo)向影響，對項(xiàng)目來說屬不可控成本。又如甲方指令的專業(yè)分包工程或由甲方、上級公司供應(yīng)的主材，對項(xiàng)目來說此部分的“價(jià)”是不可控的，只對 “量”實(shí)行消耗控制，必須實(shí)行量價(jià)分離。公司與項(xiàng)目間權(quán)責(zé)劃分明確，才能使公司各個(gè)項(xiàng)目(不論高價(jià)或低價(jià)中標(biāo)，不論鐵路或公路項(xiàng)目)均在一個(gè)相對公平的平臺上起步，進(jìn)行項(xiàng)目管理竟?fàn)帯?/p>

　　2、項(xiàng)目部內(nèi)部權(quán)責(zé)劃分

　　項(xiàng)目經(jīng)理、成本副經(jīng)理是成本軟件運(yùn)行的控制層，負(fù)有監(jiān)督各部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，并根據(jù)成本數(shù)據(jù)歸集方向動態(tài)分析，及時(shí)向上級部門提供決策依據(jù)。

　　各業(yè)務(wù)部門是成本控制的實(shí)施層。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程進(jìn)度統(tǒng)計(jì)、工程數(shù)量計(jì)量控制、分項(xiàng)工程耗材限額等基礎(chǔ)業(yè)務(wù);計(jì)劃合同部負(fù)責(zé)分包單價(jià)測算、勞務(wù)合同談判、驗(yàn)工計(jì)價(jià)管理等業(yè)務(wù);物資設(shè)備部負(fù)責(zé)材料的采購、保管、發(fā)料及機(jī)械設(shè)備的采購計(jì)劃、招標(biāo)等。各部門對其職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)具有全權(quán)處理功能，包括錯(cuò)誤數(shù)據(jù)錄入的修改，而對其相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)僅具有查詢功能，不具備修改功能。如項(xiàng)目物資設(shè)備部可適時(shí)查詢工程技術(shù)部的工程進(jìn)度計(jì)劃及分項(xiàng)工程耗材限額，及時(shí)編制材料采購計(jì)劃。

　　嚴(yán)密的管理層次劃分及權(quán)限設(shè)置使得責(zé)任成本控制思路清晰、程序規(guī)范，具有可操作性。

　　二、項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用使責(zé)任成本管理實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化、科學(xué)化

　　成本控制涉及項(xiàng)目管理的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)，是一個(gè)全員參于，全過程控制的動態(tài)管理，靠以前的手工操作，無法保證大量的、繁瑣的計(jì)算工作量，更不能及時(shí)有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，只是一種片面的、局部的控制。借助計(jì)算機(jī)和工具軟件系統(tǒng)運(yùn)行給成本管理工作帶來了3個(gè)層面的變化：數(shù)據(jù)信息化、流程規(guī)范化、決策科學(xué)化。

　　首先，長期以來，項(xiàng)目部成本數(shù)據(jù)的歸集都倚靠手工操作進(jìn)行，部門之間成本數(shù)據(jù)的交換倚靠紙介質(zhì)進(jìn)行，無法進(jìn)行成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、查詢、分析，而項(xiàng)目管理軟件可以輕松實(shí)現(xiàn)與其他軟件(如省部級定額、企業(yè)內(nèi)部定額、財(cái)務(wù)軟件)的對口掛接。軟件系統(tǒng)將各種與成本相關(guān)的數(shù)據(jù)如消耗材料的計(jì)劃、進(jìn)庫、出庫、結(jié)存;周轉(zhuǎn)材料的進(jìn)場、出場、攤銷等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計(jì)算機(jī)里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時(shí)進(jìn)行成本的歸集、查詢、分析，滿足了項(xiàng)目成本管理的系統(tǒng)性要求。此外，各相關(guān)部門的成本數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)成本數(shù)據(jù)的共享，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息化。

　　其次，目前建筑企業(yè)在項(xiàng)目成本管理工作中面臨的一個(gè)普遍現(xiàn)象是操作流程不規(guī)范，人為因素過高，隱性成本偏大。軟件系統(tǒng)作為輔助企業(yè)管理的一種手段，根據(jù)企業(yè)管理模式，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學(xué)的項(xiàng)目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強(qiáng)了成本管理中的約束性，減少了人為控制和"拍腦袋"的管理行為，保證了操作流程的規(guī)范化。

　　最后，由于落后的成本管理手段，在決策時(shí)缺乏對成本對象的“定量”分析，往往只能作“定性”的判斷，使得決策往往過多地依賴管理者的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者根據(jù)報(bào)表反映結(jié)果進(jìn)行事后判斷，這種憑經(jīng)驗(yàn)決策及事后決策的方法與市場經(jīng)濟(jì)是極其不相適應(yīng)的。軟件系統(tǒng)通過“定時(shí)、分部位”對構(gòu)成成本的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的匯總分析，埋在軟件中的“超耗”預(yù)警機(jī)制會通過定量分析，得出定性結(jié)論，使項(xiàng)目管理者對成本過程控制中的“薄弱環(huán)節(jié)”作到心中有數(shù)，及早應(yīng)對，從而保證了決策的科學(xué)性。

　　三、縱、橫交錯(cuò)的管理模式實(shí)現(xiàn)了對成本的實(shí)時(shí)、實(shí)地監(jiān)控

　　項(xiàng)目實(shí)施的流動性、一次性特點(diǎn)決定了項(xiàng)目成本管理是一個(gè)動態(tài)的、復(fù)雜的過程，每一個(gè)因素的變化都將引起一系列的聯(lián)鎖反映。如工期延誤后為趕工期可能會改變施工方法，為保證質(zhì)量將會采取相應(yīng)措施，繼而影響資源投入，最終導(dǎo)致成本變化。依靠以往的手工核算及經(jīng)驗(yàn)積累進(jìn)行項(xiàng)目的動態(tài)盈虧分析是不可想象的。

　　項(xiàng)目管理軟件運(yùn)用縱、橫交錯(cuò)的管理模式實(shí)現(xiàn)了對成本的實(shí)時(shí)、實(shí)地監(jiān)控。軟件分時(shí)間(縱向)和部位(橫向)兩條主線對成本進(jìn)行雙重核算。時(shí)間和工程部位劃分是為了將計(jì)劃成本、實(shí)際發(fā)生成本按時(shí)間、部位正確歸集，并實(shí)時(shí)、實(shí)地(按部位)進(jìn)行對比分析，所以項(xiàng)目在進(jìn)行前期成本規(guī)化時(shí)就要確定時(shí)間和部位的核算細(xì)度，一旦確定，各部門必須步調(diào)一致，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要按確定的部位和時(shí)間進(jìn)行歸結(jié)?？v向時(shí)間設(shè)置可分為旬、月、季、年度、開累幾個(gè)階段，工程部位設(shè)置可根據(jù)分部分項(xiàng)工程劃分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置核算模塊，如某一橋梁下部、上部，某一座隧道、某一段路基，也可以根據(jù)上場的各個(gè)作業(yè)隊(duì)施工范圍化分核算模塊。時(shí)間段設(shè)置越細(xì)，實(shí)時(shí)的動態(tài)監(jiān)控功能就越完善，工程部位劃分越細(xì)，成本的歸集就越詳細(xì)，更容易找出影響成本偏離目標(biāo)的具體部位。

　　軟件系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，將與項(xiàng)目成本有關(guān)的各因素按成本費(fèi)用的邏輯關(guān)系，建立起數(shù)學(xué)模型，采用人機(jī)結(jié)合方式，面對施工環(huán)境的動態(tài)變化系統(tǒng)自動進(jìn)行成本的歸集。埋在軟件中的預(yù)警機(jī)件會根據(jù)對比結(jié)果提前發(fā)現(xiàn)成本虧損信號，以便及時(shí)對成本控制實(shí)行“過程糾偏”。使成本控制的“實(shí)時(shí)監(jiān)控，動態(tài)分析”成為可能。

　　軟件系統(tǒng)本身就是一個(gè)業(yè)務(wù)平臺，從根本上消除了各業(yè)務(wù)部門的“隔離”，財(cái)務(wù)部門不但能了解項(xiàng)目成本產(chǎn)生的全部過程，而且伴隨著各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的每一個(gè)作業(yè)，財(cái)務(wù)都有相應(yīng)的反應(yīng)。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時(shí)，財(cái)務(wù)也得到了這個(gè)信息，并將相應(yīng)的材料費(fèi)用計(jì)入實(shí)際成本;計(jì)劃部門對分包商每完成一筆結(jié)算，財(cái)務(wù)就產(chǎn)生相應(yīng)的應(yīng)付款等等。這種成本數(shù)據(jù)信息的通暢、透明，保障了項(xiàng)目成本的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，實(shí)時(shí)、實(shí)地成本監(jiān)控才成為可能。

　　四、項(xiàng)目管理軟件(pam)的應(yīng)用對下一步基于網(wǎng)絡(luò)平臺的公司級管理軟件(cam)系統(tǒng)應(yīng)用提供了基礎(chǔ)

　　計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)是人類歷史上一次偉大的信息革命，而基于計(jì)算機(jī)的工具軟件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)化辦公是企業(yè)提高管理效率的必由之路。項(xiàng)目管理軟件如果借助局域網(wǎng)、因特網(wǎng)平臺或利用數(shù)據(jù)導(dǎo)出導(dǎo)入功能，很容易實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，將會減少企業(yè)上下級間、平行部門間大量的紙介質(zhì)文件傳遞，從效率上講便捷、安全、迅速，把人從繁雜瑣碎的工作中解脫出來;從成本角度出發(fā)，將會節(jié)約大量的差旅費(fèi)、電話、郵寄、打印等辦公費(fèi)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)化辦公，透明化管理。

　　尤其是我們建筑施工企業(yè)，工程項(xiàng)目遍布全國各地，因受地域及時(shí)間限制，上級機(jī)關(guān)對工程項(xiàng)目的監(jiān)控工作相當(dāng)薄弱，且耗費(fèi)了大量的人力、財(cái)力。項(xiàng)目管理軟件的推廣使用對下一步基于網(wǎng)絡(luò)平臺的公司級管理軟件的應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)，為企業(yè)管理再上新臺階邁出了關(guān)健的一步。