對水利工程重點建設項目檔案管理工作的思考

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前言
    幾年來，上海水利投資建設有限公司組織實施國家治理太湖流域擴大攔路港、疏浚泖河、斜塘工程，紅旗塘工程，黃浦江上游干流段防洪工程（簡稱治太“２＋１”工程），市區(qū)防汛墻工程，蘇州河六支流建閘工程等二十多項國家和上海市重點工程項目的建設，由于這些項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些工程檔案既是重點水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，也是整個上海城市建設和國家及上海檔案的重要組成部分；它在保障城市人民生活正常進行和預防及抵御自然災害方面有重要作用。它既為水務工程項目的建設、維修、管理、改擴建服務，又為上海長遠的經(jīng)濟建設和水務事業(yè)不斷發(fā)展服務。所以，做好這些重點水務工程項目的檔案工作對推動上海經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項日在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。特別是近幾年，計算機和網(wǎng)絡的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰(zhàn)，面對這種形勢，如何加強對重點水利工程建設項目檔案的管理，應作進一步的思考與研究。
    １、上海重點水利建設項目檔案的現(xiàn)狀
    我國重點建設項目檔案工作起步于５０年代，發(fā)展于８０年代。１９８５年、１９９２年國家檔案局和國家計委召開了兩次“全國重點建設項目檔案資料工作座淡會”，國家檔案局、國家計委領導在會上講了話。１９９２年國家檔案局頒發(fā)了《建設項日（工程）檔案驗收辦法》。１９９７年國家檔案局和國家計委聯(lián)合發(fā)布了《國家重點建設項日檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點項目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。在國家重點水利建設工程項日中，首先規(guī)范檔案管理的是引灤入津工程，此后，葛洲壩工程、魯布革工程、小浪底工程至現(xiàn)在在建的三峽工程，檔案管理工作提高到一個新的高度。在這些工程建設中出現(xiàn)了專業(yè)檔案管理人員，制定了比較健全的項目檔案管理制度，管理嚴格，服務有效，為重點水利工程建設提供了優(yōu)質服務。上海從８０年代以來，就開始對上海市水利工程建設項日檔案工作加強探索和思考，在對上海太浦河工程建設檔案管理的實踐基礎上，通過“九五計劃”參與治太“２＋１”工程、張家塘泵閘樞紐工程、市區(qū)防汛墻工程、蘇州河六支流建閘工程等市重點水利工程項目建設，使上海水利工程建設的檔案管理工作呈現(xiàn)出新面貌。這些重點工程項目工作計劃性強，管理科學，組織嚴密，程序規(guī)范，為做好檔案工作提供了良好的外部條件。我公司配合市水務局（原市水利局）在摸索和總結重點水利工程檔案管理經(jīng)驗的基礎上于１９９９年制定了《上海市水利工程建設項目檔案管理規(guī)定（試行）》，使上海重點水利工程建設項目檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化的道路，開始與工程建設協(xié)調同步，為上海水利工程優(yōu)質保量的完成發(fā)揮了積極作用。
    ２、上海重點水利建設項目存在的問題與思考
    “十五”期間，國家將繼續(xù)加大城市建設與管理，改善生態(tài)環(huán)境為重點，增強可持續(xù)發(fā)展能力，拉動內(nèi)需的政策不會變。在十五計劃中，上海市水務局將投資４６０億用于不斷完善防汛保安、水環(huán)境保護和水資源配置“三大體系”，完善和新建４６個排水系統(tǒng)，新建—批大型出海閘和１９座區(qū)域除澇泵站，也包括正在組織實施的新增黃浦江１１０公里防汛墻工程以及正在建設中的治太“２＋１”工程等，這使得“十五”期間的重點水務建設項目的檔案工作十分艱巨，既有全面深化的問題，更有抓住重點、難點工作，進一步開拓創(chuàng)新的問題。
    ２．１對加入ＷＴＯ和國家重點建設項目管理體制改革帶來建設項目檔案管理變化缺少研究和思考。近年來，重點建設項目管理工作發(fā)生了很大變化，國家對建設管理體制改革正逐步推進，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度逐漸完善，有形建筑市場正在加強，到２００１年底全國５８％的有形建筑市場已實現(xiàn)與政府監(jiān)管機構的職能分離，科技成果轉化與信息化建設力度加強，有１０多個省制定了推廣應用新技術，限制淘汰落后技術的管理規(guī)定和實施細則。為適應ＷＴＯ與國際慣例接軌的需要，政府轉變職能，行政審批進行改革，對不適應深化改革、擴大開放新形勢的部分規(guī)章和規(guī)范性文件進行了系統(tǒng)的清理、修訂，使項目檔案內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應調整和修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制，如何與國際慣例接軌，如何盡快建立完善項目檔案法規(guī)制度，目前缺乏研究和應對措施。
    ２．２對檔案工作重視不夠，國家重點建設項目大都點多線長，且施工隊伍流動性強，目前還沒有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡，一是檔案工作人員網(wǎng)絡不健全，檔案人員的職責不清：二是檔案資料流向網(wǎng)絡不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，導致人走檔案走，人走檔案沒人做的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質量。
    ２．３ 檔案管理水平普遍較差，在項日檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。從近幾年參與我公司組織實施的重點水利工程項目的施工單位檔案管理情況來看，許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。
    ２．４ 檔案專業(yè)人才缺乏，知識結構老化，知識層次低。在重點水務工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術人員多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練撐握網(wǎng)絡技術，軟件制作，用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
    ３、對策和建議
    ３．１ 加強對建設管理體制改革的研究，立求項目檔案管理走在前面。要定期對國家制定適應建設管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進行研究學習，及時制定一批既符合工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應社會主義市場經(jīng)濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經(jīng)驗的檔案法規(guī)規(guī)章。２００１年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設項目檔案驗收規(guī)范》兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù)，我們可根據(jù)其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設項目檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點建設項目的檔案。
    ３．２ 以全員檔案意識，認真抓好檔案的收集、保管、利用三個關鍵環(huán)節(jié)。重點建設項目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體，一組完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集。在安全保管的基礎上，加大對檔案的開發(fā)再利用力度。上海水利投資建設有限公司在近幾年參與建設上海重大工程的實踐中，檔案人員能深入現(xiàn)場，進行及時的指導，一方面向工程技術、管理人員宣傳檔案在工程建設中重要作用，使他們能自覺地把握好檔案材料的完整程度，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯(lián)系，積極提供有效服務，通力合作，使重點項目檔案工作呈現(xiàn)出新面貌。
    ３．３ 計算機技術給檔案工作帶來的深刻影響，要大力加強對重點水務工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡化建設的研究。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。目前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用ＣＡＤ光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于日前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《ＣＡＤ電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡化、信息化作了有益探索。
    ３．４ 加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點建設項目檔案工作人員的素質。面對經(jīng)濟和科技的發(fā)展以及我國加入ＷＴＯ的新形勢，檔案人員必須提高素質，以業(yè)務素質的提高為抓手，對檔案專業(yè)知識進行學習，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，優(yōu)化知識結構，掌握管理項日檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能以及一定外語水平，同時要大力引進檔案專業(yè)中高級人才，為重點水務建設項目服務。
    ３．５ 對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴格把關。這是保證項目檔案質量的重要環(huán)節(jié)，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。國家檔案局和國家計委從２００１年已開始著手《國家重點建設項目檔案驗收規(guī)范》的制定，將對項日檔案驗收的程序、方法和要求做出具體規(guī)定，在水務工程建設檔案管理中可以認真學習貫徹。
    總之，加入ＷＴＯ后，我國的建筑市場將面臨嚴竣的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制將進行改革，對建設項目檔案管理也會出現(xiàn)新情況，同時會有較大的發(fā)展機會和空間。我們應以加入ＷＴＯ為契機和動力，積極學習和借鑒國外建設項目檔案管理經(jīng)驗和手段，充分利用我們的本土化優(yōu)勢，重視對項目檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制，不斷總結完善建設項目檔案管理的經(jīng)驗，促進水務工程檔案管理再上一個臺階。