如何任命一個(gè)項(xiàng)目主管

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　　最近，業(yè)內(nèi)人士已經(jīng)注意到有一股強(qiáng)勁的新趨勢(shì)正在席卷項(xiàng)目管理領(lǐng)域：將項(xiàng)目經(jīng)理所承擔(dān)的職責(zé)進(jìn)行分工。具體地說(shuō)就是，項(xiàng)目經(jīng)理不再?gòu)氖路敝氐挠?jì)劃和控制工作，這些工作由新設(shè)的項(xiàng)目主管（project controller）負(fù)責(zé)。

　　項(xiàng)目主管崗位的演變是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。起初，許多組織設(shè)立了"協(xié)調(diào)員"（coordinator）崗位。協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)，在時(shí)間控制和計(jì)劃系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)，收集項(xiàng)目狀態(tài)信息，并協(xié)助制作狀態(tài)圖。

　　隨著時(shí)間的推移，協(xié)調(diào)員承擔(dān)的額外職責(zé)-如制定初步計(jì)劃和估算成本-促使許多企業(yè)設(shè)立"計(jì)劃員"（planner）一職。在其他組織中，這一角色的任務(wù)是隨時(shí)跟蹤進(jìn)度并進(jìn)行分析，通常被稱(chēng)為"調(diào)度員"（scheduler），從事的工作通常包括跟蹤問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，分析進(jìn)度，安排所有的計(jì)劃和狀態(tài)跟蹤會(huì)議。最近，其職責(zé)更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸，進(jìn)行進(jìn)度和關(guān)鍵路徑分析，以及制作實(shí)現(xiàn)價(jià)值的財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　如今，項(xiàng)目協(xié)調(diào)員、計(jì)劃員和調(diào)度員發(fā)展成為"項(xiàng)目主管"。項(xiàng)目主管處理絕大部分重要的、細(xì)節(jié)性、分析性、耗時(shí)的項(xiàng)目工作，通過(guò)這種方式支持項(xiàng)目經(jīng)理。其結(jié)果是項(xiàng)目經(jīng)理得到解放，可以專(zhuān)注于更多戰(zhàn)略性的項(xiàng)目目標(biāo)，甚至經(jīng)常能承攬更多的項(xiàng)目。

　　一流的企業(yè)視項(xiàng)目經(jīng)理為項(xiàng)目的首席執(zhí)行官，視項(xiàng)目主管為首席財(cái)務(wù)官-兩個(gè)崗位彼此獨(dú)立又互相依存。首席執(zhí)行官規(guī)劃整體愿景，并領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)組織。另一方面，首席財(cái)務(wù)官通過(guò)嚴(yán)格遵循管理方針和程序，確保企業(yè)的財(cái)務(wù)穩(wěn)健。首席執(zhí)行官和首席財(cái)務(wù)官互相依靠，互相信任，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。

　　同首席執(zhí)行官和首席財(cái)務(wù)官一樣，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管都擔(dān)負(fù)關(guān)鍵的職責(zé)，都掌握重要但不同的技能，都服務(wù)于按時(shí)按預(yù)算完成項(xiàng)目這一目的。

　　項(xiàng)目主管是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵成員，他與項(xiàng)目經(jīng)理直接配合，制定項(xiàng)目目標(biāo)，編制并維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算表和進(jìn)度表，根據(jù)進(jìn)度安排分析項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并提出建議、采取行動(dòng)以便加快進(jìn)度。

　　為了確保文檔和報(bào)告能始終保持精確，很多企業(yè)正在讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管成為核心項(xiàng)目支持小組的成員，通常稱(chēng)為項(xiàng)目管理辦公室（PMO）或項(xiàng)目辦公室。通常項(xiàng)目管理辦公室向分管某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的高級(jí)別業(yè)務(wù)主管匯報(bào)工作，該主管可以是首席信息官、運(yùn)營(yíng)副總裁或新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部門(mén)的負(fù)責(zé)人。這些主管通常都要求其分管的所有項(xiàng)目提供前后一致、可靠的狀態(tài)報(bào)告。

　　關(guān)鍵的職責(zé)

　　作為項(xiàng)目管理辦公室的關(guān)鍵成員，項(xiàng)目主管必須履行以下職責(zé)，提供項(xiàng)目報(bào)告所需的關(guān)鍵信息。

　　對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行流程培訓(xùn)。項(xiàng)目主管在項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中（啟動(dòng)、計(jì)劃、控制、執(zhí)行和收尾階段），要對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目管理的原則和標(biāo)準(zhǔn)、方法以及流程方面的培訓(xùn)，包括描述每個(gè)流程的意圖，使用計(jì)劃和成本核算工具，確定責(zé)任人以及詳述審批手續(xù)。

　　推進(jìn)項(xiàng)目計(jì)劃和控制階段的工作。組織并推進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在計(jì)劃階段的工作也屬于項(xiàng)目主管的職能范疇。這些工作有很多種類(lèi)，例如計(jì)劃、制作工作分解結(jié)構(gòu)圖（WBS）、估算資源時(shí)間（resource hour）和任務(wù)周期、負(fù)責(zé)問(wèn)題以及風(fēng)險(xiǎn)的管理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及報(bào)告項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r等。

　　制定項(xiàng)目進(jìn)度表。根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目辦公室定下的標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目主管與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)其他關(guān)鍵成員合作制定項(xiàng)目進(jìn)度表，其中包括資源應(yīng)用和關(guān)鍵路徑分析。一旦定下了基準(zhǔn)，進(jìn)度表就被用來(lái)衡量工作進(jìn)度、分配資源、跟蹤重要事件，監(jiān)視并報(bào)告項(xiàng)目執(zhí)行情況。

　　控制進(jìn)度，確保成功。項(xiàng)目主管主動(dòng)"管理"進(jìn)度表，確保項(xiàng)目能夠按時(shí)交付。此項(xiàng)職責(zé)要求項(xiàng)目主管定期搜集項(xiàng)目狀態(tài)信息，更新進(jìn)度表；分析計(jì)劃的變更情況或者可能出現(xiàn)的變更情況，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵路徑、未完成的任務(wù)和即將發(fā)生的任務(wù)；計(jì)算、分析并且報(bào)告實(shí)現(xiàn)收益等指標(biāo)；分配資源，包括遞交資源申請(qǐng)書(shū)，監(jiān)測(cè)當(dāng)前分配狀況以及預(yù)測(cè)未來(lái)的需求；并與項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)會(huì)討論項(xiàng)目的進(jìn)展情況。