給項目“戴上”時間表

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    假設你是美國航空航天局(NASA)宇宙飛船項目的一名科學家，你負責計劃宇宙飛船的下一次升空。NASA所有的資源和供應商都歸你管。每個人都完全服從你的指揮。在這個項目中你實際上不需要親自做什么，除了一件事：為升空之前所有要完成的步驟做一個計劃，并且執(zhí)行這個計劃。
    聽上去不難，對嗎？你覺得自己必須要考慮多少因素呢？讓我們看看：天氣，在距離地球幾千英里的高空將要和宇宙飛船相連的衛(wèi)星軌道，宇航員的挑選和培訓，飛行期間要進行的實驗，還有，降落的地點，現(xiàn)場的人和設備，把宇宙飛船推上太空的火箭。你還需要照顧現(xiàn)場的做報道的媒體工作人員，控制觀眾人群。怎么樣，這些夠你忙的嗎？
    整個項目所涉及的人與事可謂千頭萬緒，這些因素只是冰山一角。對于這樣的項目，甚至更小規(guī)模的項目，你需要的不光是最后期限，而是時間表。
    時間表是項目完成所需步驟的一個基本的、動態(tài)的計劃表。時間表為行動提供動力，在進行過程中設定里程碑，使你可以將自己的進度和預先設定的完成時間相比較。簡而言之，項目成敗就取決于時間表。
   時間表要滿足三個標準
要使一個時間表真正有用，它必須有明確的時間和日期。"建議"、"盡快"、"在您盡早方便的時候"、"當我能抽出時間的時候"這些話根本沒用，只不過為進度延后自動提供了借口：我不方便，我沒空。
    一個時間表不應只是鞭策人們行動，更應該鼓勵人們行動。時間表不應該只是逼著你或者其它人去完成一個不可能實現(xiàn)的目標。有效的時間表要滿足3個標準：
    時間安排合理。有多少工作量？有多少時間？同時還需要處理什么事情？這樣安排是否合理及現(xiàn)實？在你預計的時間上再加多25%-50%，可以讓時間表更現(xiàn)實。大多數(shù)人在大多數(shù)項目上都會低估所需時間。
    工作任務公平。你的時間進度安排公平嗎？你是不是為了生產(chǎn)力在"懲罰"別人？你手下的人有沒有被工作和苛刻的時間進度壓得喘不過氣來？通常，對于那些完成任務的人的"嘉獎"就是給他們更多的工作。
    得到本人認可。只有你自己承諾的時間表才會真正有用。當然，很多時候你設定自己的時間表，這個時間表一般是現(xiàn)實和公平的。
為了做到以上幾點，你要考慮幾個關鍵問題：
*在完成時間表的過程中有沒有障礙？
*過程中我們可以設定的合理的幾個階段性目標是什么？
*如果你做這項工作，對于我而言是否公平？
*我是否能夠相信你能按時完成任務呢？
    一個原則問題要切記：一個項目不是一下就過了6個月，時間是一天一天，一個星期一個星期溜走的。
用時間表拉回出軌項目
最現(xiàn)實、公平并且自我認可的時間表在項目進行中還是可能遇到麻煩。由于另一些事情的優(yōu)先程度提高了，一個本來進行得很順利的項目現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置，一個非常現(xiàn)實的時間表一下變成了一個讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺得事情出軌了，你甚至不知道如何實現(xiàn)目標。
    你可以有幾個辦法讓出軌的項目再回到軌道上來，看看哪個辦法更適合你吧。
    重新制訂時間表。也許你需要的只是延長或改變時間表，讓你喘口氣恢復力氣，特別是由于環(huán)境因素要求這樣做。時間表改了以后，你就回到軌道上，又繼續(xù)前進了。
    重新檢查流程表。如果你的進度嚴重滯后，看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到兩個緩沖區(qū)，如果你已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū)，看看能不能縮短哪個步驟的時間或加快進行？如果有一步是郵寄報告草案，那么可以使用隔夜快遞服務或發(fā)電子郵件，這能剩不少時間。
    刪除不必要的內(nèi)容。你的計劃里有沒有這樣的步驟：他們可以錦上添花，但并不是項目成功的關鍵步驟。現(xiàn)在就需要刪除這些內(nèi)容了?？赡茏詈蟮慕Y(jié)果沒那么精細，但去掉一些裝飾物可以幫助你的項目走上正軌。