建設(shè)項(xiàng)目電子檔案收集管理系統(tǒng)

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　　近年來，隨著我國(guó)工程建設(shè)的快速發(fā)展，要求工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理模式和方法，不斷提高檔案利用率，充分發(fā)揮工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用價(jià)值，從而推動(dòng)工程建設(shè)朝著更好的方向不斷發(fā)展。雖然信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)域，但是在很多方面還存在很多問題，難以保證工程建設(shè)項(xiàng)目信息化管理的有效實(shí)施，容易帶來一些新的問題。

　　一、建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理存在的主要問題

　　1、檔案管理制度不夠完善，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的建立過程比較復(fù)雜，且所需的時(shí)間較長(zhǎng)，想要保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的順利開展，就必須要建立完善的檔案管理制度。但是就實(shí)際情況來看，雖然部分單位建立了檔案管理制度，但是管理制度缺乏全面性，且制度的執(zhí)行力度不足，導(dǎo)致檔案信息的完整性無法得到保障。工程的檔案材料來自于多個(gè)部門和單位，在管理制度不夠完善的情況下，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案建立過程的復(fù)雜性進(jìn)一步提升，給檔案管理工作帶來更大挑戰(zhàn)。

　　2、檔案信息化管理人才匱乏，將信息化技術(shù)應(yīng)用到工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，在提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的同時(shí)，要求檔案管理人員熟悉掌握各種新知識(shí)和新技能，學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用信息化技術(shù)，懂得操作計(jì)算機(jī)設(shè)備及其他設(shè)備，以此保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作的有效進(jìn)行。但是就實(shí)際情況來看，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理中存在較嚴(yán)重的人才匱乏情況，尤其是信息化管理人才不足，難以滿足公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的需求。

　　3、檔案信息化的安全性不足，根據(jù)以往工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理情況來看，整個(gè)檔案管理過程存在較嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，且檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行安全無法得到保障，導(dǎo)致檔案信息被竊取、檔案信息泄露等事件頻繁出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的質(zhì)量。為保證檔案信息的安全性，大部分檔案管理人員都會(huì)利用各種網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，比如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等等，以此保證檔案信息的安全性。

　　二、建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理的改進(jìn)措施

　　1、完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度

　　科學(xué)完善的管理體系是有效推進(jìn)各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。為了提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息管理的整體效率，需要及時(shí)完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，加強(qiáng)管理制度的執(zhí)行力，以確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的全面性和安全性。首先，要明確所有檔案管理人員的工作職責(zé)，把責(zé)任落實(shí)到所有人員身上，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度做好各項(xiàng)工作。

　　2、加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)

　　為了促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效信息化管理，必須積極加強(qiáng)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，使檔案管理人員掌握相關(guān)理論知識(shí)和工作技能，靈活運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理活動(dòng)，提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化水平，確保檔案管理的整體質(zhì)量?？梢韵蛏鐣?huì)引進(jìn)專業(yè)的檔案信息管理人才，帶動(dòng)其他檔案管理人員共同發(fā)展，促進(jìn)他們綜合素質(zhì)的發(fā)展，使他們以良好的狀態(tài)完成各項(xiàng)工作，避免因人為失誤造成的檔案管理問題。使他們能夠正確處理檔案信息管理中存在的問題，合理有效地優(yōu)化管理，促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息管理水平的提高。

　　3、提高檔案信息系統(tǒng)的安全性

　　由于項(xiàng)目耗時(shí)長(zhǎng)、占地廣，項(xiàng)目檔案管理工作量大，易受各種因素影響，項(xiàng)目檔案的安全性無法保證。為了保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全，必須充分利用各種信息管理軟件和高科技設(shè)施，設(shè)置軟件和設(shè)備的操作權(quán)限，以保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的安全。既要加強(qiáng)各種網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，又要注重檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，及時(shí)修復(fù)，提高系統(tǒng)運(yùn)行過程的安全性，防止檔案信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)檔案的破壞。

　　三、泛普軟件建設(shè)項(xiàng)目電子檔案收集管理系統(tǒng)的好處

　　1、提高工作效率

　　建設(shè)項(xiàng)目電子檔案收集管理系統(tǒng)的發(fā)明逐漸取代了傳統(tǒng)的單一存檔模式。不需要像以前那樣過多的編輯歸檔的條目和內(nèi)容，完全可以按照系統(tǒng)軟件的提示，進(jìn)行下一步的歸檔和文件歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式中重新編輯打印的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源。用戶還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接通過關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁(yè)，大大提高了工作效率。

　　2、能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件只能實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的編輯，而且還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。建設(shè)項(xiàng)目電子檔案收集管理系統(tǒng)可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄檔案就可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)檔案工作。建設(shè)項(xiàng)目電子檔案收集管理系統(tǒng)還可以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行編輯，使各種相關(guān)的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　3、更好的實(shí)現(xiàn)文件保密的功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密。文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、搜索者等角色。通過設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問權(quán)限等。從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)文件搜索者搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢?nèi)罩尽?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計(jì)，確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，使鎖與機(jī)器分離。即使別人打開了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無法打開。

　　綜上所述，為了促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的發(fā)展，使之適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，有必要充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的現(xiàn)狀，采取合理有效的措施優(yōu)化管理，不斷提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理水平。在檔案管理的實(shí)際優(yōu)化過程中，需要及時(shí)完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性，從多方面提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，使其充分滿足工程建設(shè)的發(fā)展需要，促進(jìn)工程建設(shè)不斷向科學(xué)化方向發(fā)展。