企業(yè)的內部溝通管理及實施

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整頓正式溝通,注重非正式溝通

公司內部的溝通方式不外乎兩種:正式溝通和非正式溝通。所謂正式溝通,就是通過固有的組織結構按照規(guī)定的信息傳遞渠道進行的信息交流和傳達。這種溝通方式具有溝通效果好、易于保密、有較強的約束力等優(yōu)點,缺點是方式刻板、溝通速度較慢、缺乏相應的反饋和互動交流。
非正式溝通,指的是通過正式溝通渠道以外的信息交流和傳達方式。在實際工作中公司員工往往會通過非正式渠道獲取和反饋大量信息,如果能夠對企業(yè)內部非正式的溝通渠道加以合理利用和引導,就可以幫助企業(yè)管理者獲得許多無法從正式渠道取得的信息。    正式溝通的渠道和方式有多種,什么情況下使用何種方式溝通通過何種渠道溝通必須有較明確的規(guī)定,有明確的管理手段。該企業(yè)原有的粗放的溝通管理模式,使正式溝通缺乏管理,隨意性大。很多正式的溝通未能起到應有的作用。故正式溝通必須整頓、規(guī)范。
由于溝通管理的缺乏及其它原因,該企業(yè)非正式組織較多,非正式溝通較為盛行重視非正式溝通包含兩層意思:一是限制其對企業(yè)不利的一面的發(fā)展,必要時以行政手段對非正式組織進行干涉;二是因勢利導,用合理的方法引導其往好的方向發(fā)展,在正式溝通所不能或不好解決時,讓其發(fā)揮有效補充的作用。

該企業(yè)系統(tǒng)化溝通管理的實施
1.正式溝通管理
正式溝通管理包含以下三部分:
(1)垂直溝通管理
垂直溝通包括向上溝通和向下溝通,在多種溝通方式中,垂直溝通應以直接和雙向的溝通效果最好。所以規(guī)定:向上溝通的方式以正式會議、員工定期申訴制、工會工作匯報、設置總經理意見箱等為主。正常的匯報以逐級上報為主,特殊情況或匯報上級問題未及時解決時可越級上報。向下溝通的方式以正式會議、企業(yè)內部出版物等為主,正常的命令發(fā)布遵循逐級發(fā)布的方式,除特殊情況盡量不要越級發(fā)號施令。
(2)水平溝通管理;即企業(yè)同一層級的溝通管理。首先確定部門負責人每日早會制度,加強部門負責人之間的溝通。二是在各部門內部建立橫向溝通渠道增加部門內部工作的協調性。三是以業(yè)務為中心,由市場部牽頭,統(tǒng)一協調與整個業(yè)務流程有關的溝通工作,所牽涉的部門積極配合,各負其責。

(3)周邊溝通管理;即企業(yè)內處于不同層次的沒有直接隸屬關系的成員之間的溝通管理。這種溝通需嚴格加以限制,越級指揮易造成多頭領導,下屬無所適從,工作難以安排。故規(guī)定,越級越部門不具有指揮權,只有建議權。
2.非正式溝通管理
以工會組織為主,積極了解非正式組織的日常狀態(tài),同時建全壯大工會組織,開展多種方式的活動,吸引員工參與,發(fā)揮工會組織的作用。同時加強和各非正式組織領導的溝通,及時了解各非正式組織的各種訴求,幫他們排憂解難,增強企業(yè)和員工及各非正式組織之間的信任,引導他們向好的方向發(fā)展。
3.培訓溝通知識、技巧
人際溝通是人們生活的一部分是企業(yè)溝通的基礎,很多溝通發(fā)生障礙的原因就是溝通者這方面知識技巧的缺乏。所以由人力資源部安排對所有員工進行人際溝通知識的培訓,提高全體員工的人際溝通能力。領導在管理活動中的溝通,是領導藝術的一種。在該管理活動中很多溝通障礙是由于領導這方面能力的欠缺造成的。所以同樣由人力資源部安排對所有管理層進行此知識的培訓,提高全體管理層的溝通和領導能力。
4.利用信息技術拓寬溝通渠道
信息技術的革命已經部分的改變了人們溝通的方式。其積極作用有:快速便利;減少溝通費用;提高工作效率;降低勞動強度;增加了員工的自由度;減少了污染和擁擠等。當然也有消極作用,如:減少了人際溝通;缺乏個性等。積極作用是主要的。利用公司現有的信息化設備等資源,拓寬企業(yè)內部的溝通渠道也有較好的效果。為此公司