建筑工程合同管理軟件解決方案

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泛普軟件建筑工程合同管理軟件解決方案

項(xiàng)目合同是主體企業(yè)進(jìn)入市場的重要制度，是進(jìn)行工程施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的重要依據(jù)，關(guān)系到企業(yè)的根本利益。在工程建設(shè)過程中，很多工程問題、失敗或爭執(zhí)常常都起因于合同或合同管理。因此，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目合同的管理，已經(jīng)成為建立現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容。本文從項(xiàng)目管理思想體系出發(fā)，結(jié)合工程建設(shè)企業(yè)的具體情況，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，提出了一整套工程項(xiàng)目的合同管理方案，幫助工程建設(shè)企業(yè)建立合同管理控制體系，建立工程建設(shè)企業(yè)合同管理信息化系統(tǒng)。

　　◆工程項(xiàng)目合同管理措施

　　建立和完善合同管理體系:為適應(yīng)建筑市場的競爭，施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展，結(jié)合建設(shè)工程項(xiàng)目管理和合同管理的特征，優(yōu)化企業(yè)和項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)。同時(shí)，在各相應(yīng)管理層設(shè)置獨(dú)立的合同管理職能部門，科學(xué)界定和協(xié)調(diào)合同管理職能部門與其它職能部門的權(quán)責(zé)、工作流程的配合要求等接口設(shè)置問題，定期或不定期地由最高領(lǐng)導(dǎo)層牽頭舉辦合同管理職能部門的協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)根據(jù)合同管理工作的實(shí)際運(yùn)行情況，調(diào)整組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和解決權(quán)責(zé)劃分的缺陷，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，處理和協(xié)調(diào)存在的爭議和摩擦，進(jìn)一步優(yōu)化合同管理工作程序。

　　加強(qiáng)制度管理和風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí):建筑企業(yè)應(yīng)深入研究合同管理活動(dòng)不同階段的具體特征、要求、管理控制手段、工作側(cè)重點(diǎn)等問題，結(jié)合企業(yè)合同管理的可利用資源狀況和實(shí)際管理水平，建立科學(xué)的合同管理制度，強(qiáng)化合同管理職能，突出合同管理的關(guān)鍵點(diǎn)。如企業(yè)和項(xiàng)目的合同文檔管理制度、合同審查制度、合同交底制度和合同后評(píng)價(jià)制度等管理控制;建立企業(yè)的監(jiān)督保障機(jī)制，監(jiān)察和考核項(xiàng)目合同管理人員的工作表現(xiàn)和業(yè)績，加強(qiáng)合同管理制度的剛性約束效力，嚴(yán)厲打擊和查處各種違法、亂紀(jì)和失職行為，保證合同管理制度的有效貫徹。

　　建立企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制:風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)對(duì)將面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)加以分析和決策的過程。企業(yè)應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，將項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理落實(shí)到相應(yīng)管理部門或項(xiàng)目管理班子。這種“由下而上”的方式鼓勵(lì)管理者積極衡量并控制所在部門的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)采取相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，使管理者還可以從降低項(xiàng)目運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)中得到回報(bào)。

　　建立和完善合同信息管理系統(tǒng):由于建設(shè)工程項(xiàng)目合同種類多，數(shù)量大，合同變更頻繁，且在履約中往來函件和資料較多，故合同管理系統(tǒng)性強(qiáng)，施工企業(yè)如果僅僅依靠人工管理，則費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息傳遞慢，而管理不能及時(shí)到位，必將造成合同損失，尤其是時(shí)效性要求高的索賠，若不能按時(shí)提供必要的合同履約信息，將會(huì)導(dǎo)致索賠失效。因此，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，合同管理應(yīng)建立在信息管理的基礎(chǔ)上，施工企業(yè)應(yīng)大力推行合同管理信息化，建立企業(yè)合同信息管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)合同管理的效率，提高企業(yè)的合同管理和經(jīng)營管理水平。

　　◆工程項(xiàng)目合同管理信息化解決方案

　　通過嚴(yán)格的訂立、變更和計(jì)量、支付管理流程，規(guī)范企業(yè)合同管理過程，幫助企業(yè)嚴(yán)格控制合同費(fèi)用，有效控制實(shí)際工程成本。系統(tǒng)根據(jù)總包、分包的要求，選擇性地建立合同清單方式，并建立合同的管理責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)控制措施，對(duì)合同的變更、索賠過程進(jìn)行跟蹤處理及審批控制。通過合同趨勢分析與成本預(yù)算的比較，管理者可以實(shí)時(shí)把握項(xiàng)目合同執(zhí)行動(dòng)態(tài)。

　　1、合同策劃:對(duì)工程項(xiàng)目和合同，根據(jù)合同關(guān)系、經(jīng)營關(guān)系、標(biāo)段、分包結(jié)構(gòu)、合同類別建立合同類別體系的劃分，合同類別體系是建立合同以及合同管理的主要基礎(chǔ)。

　　2、合同內(nèi)容:對(duì)工程項(xiàng)目的合同，定義所簽訂的各個(gè)合同，可以按照合同類型來定義也可以按照其他情況定義，建立合同詳細(xì)信息，信息包括：合同名稱、合同關(guān)系方、合同金額、合同日期、開工日期、竣工日期等，并對(duì)每個(gè)合同所涉及的各種文檔做相應(yīng)管理，包括合同原件、投標(biāo)書附錄、合同附件等，支持各種文檔的上傳下載功能。

　　3、合同清單:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同，分解合同費(fèi)用條目，按照不同的合同計(jì)價(jià)方式建立詳細(xì)的費(fèi)用項(xiàng)，清單費(fèi)用是合同管理中對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)行合同變更和工程計(jì)量的基礎(chǔ)。系統(tǒng)還可以建立與具體工作分解的關(guān)系，通過這些關(guān)系可以很方便的進(jìn)行合同與進(jìn)度、工作、成本之間的統(tǒng)計(jì)分析。

　　4、合同變更:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同進(jìn)行變更管理和控制的機(jī)制，對(duì)每次變更都采用嚴(yán)格的變更文件記錄，并對(duì)每次變更進(jìn)行內(nèi)部的嚴(yán)格審批和控制，不僅可以跟蹤合同在工程在實(shí)際建設(shè)過程中的各種設(shè)計(jì)和工程變更，降低合同管理中的隨意性，提高工程項(xiàng)目造價(jià)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

　　5、合同索賠:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同進(jìn)行索賠和反索賠的管理，對(duì)每次索賠都進(jìn)行完整的記錄，可以加強(qiáng)合同在實(shí)際執(zhí)行過程中的管理能力，特別是提高施工企業(yè)在經(jīng)營環(huán)節(jié)中的合同管理能力。

　　6、合同計(jì)量:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同進(jìn)行計(jì)量管理，根據(jù)實(shí)際完成工程量，可以在這里對(duì)合同費(fèi)用進(jìn)行計(jì)量，計(jì)量結(jié)果為合同結(jié)算和支付的依據(jù)。

　　7、合同支付:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同根據(jù)合同計(jì)量的結(jié)果對(duì)合同進(jìn)行結(jié)算與支付，結(jié)算結(jié)果為合同支付的依據(jù)進(jìn)行合同的支付管理。

　　8、合同管理責(zé)任:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同設(shè)置不同的管理責(zé)任，并對(duì)管理責(zé)任進(jìn)行明晰的界定和說明，對(duì)各個(gè)不同管理責(zé)任分配不同的管理責(zé)任人，合同管理責(zé)任是合同風(fēng)險(xiǎn)管理的根本手段，因此將合同管理責(zé)任按照合同經(jīng)營和管理的風(fēng)險(xiǎn)因素類別是有效的方式。

　　9、合同風(fēng)險(xiǎn)管理:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同設(shè)置不同的管理責(zé)任，并對(duì)管理責(zé)任進(jìn)行明晰的界定和說明，對(duì)各個(gè)不同管理責(zé)任分配不同的管理責(zé)任人，合同管理責(zé)任是合同風(fēng)險(xiǎn)管理的根本手段，因此將合同管理責(zé)任按照合同經(jīng)營和管理的風(fēng)險(xiǎn)因素類別是有效的方式。

　　10、合同動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì):對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同以及各個(gè)分包合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)匯總統(tǒng)計(jì)，對(duì)合同費(fèi)用的綜合信息包括清單、計(jì)量、結(jié)算、費(fèi)用支付、變更、索賠與反索賠的信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，對(duì)合同執(zhí)行全周期的費(fèi)用發(fā)生情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制。

　　11、合同進(jìn)度分析:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同以及各個(gè)分包合同進(jìn)行進(jìn)度分析，通過合同與進(jìn)度計(jì)劃之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，對(duì)合同執(zhí)行的進(jìn)度情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的統(tǒng)計(jì)分析，確保合同的計(jì)量和支付情況與進(jìn)度保持合理協(xié)調(diào)。

　　12、合同成本分析:對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)合同進(jìn)行成本的匯總統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)可以設(shè)置各種合同的預(yù)警參數(shù)，包括實(shí)際成本預(yù)警偏差率、結(jié)算費(fèi)用預(yù)警偏差率、已支付費(fèi)用預(yù)警偏差率等，通過這些預(yù)警參數(shù)的設(shè)置，在合同統(tǒng)計(jì)分析中能夠很方便的得到合同的費(fèi)用和成本的對(duì)比分析結(jié)果。

　　13、合同范本管理:對(duì)合同范本進(jìn)行整理，幫助企業(yè)積累知識(shí)數(shù)據(jù)，可以通過將過去經(jīng)營中所簽訂的各種合同按照地區(qū)和合同類型進(jìn)行分類，并傳入系統(tǒng)，以便于以后制定合同時(shí)進(jìn)行參考。

　　◆總結(jié)

　　通過建立和規(guī)范項(xiàng)目合同管理體系，可以規(guī)范企業(yè)項(xiàng)目合同管理制度。管理者可以實(shí)時(shí)把握項(xiàng)目合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行違約、延期等問題，提高項(xiàng)目整體管理水平。