項目管理之如何建立項目里程碑

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建立項目里程碑

偶爾跟一些業(yè)內(nèi)人士交流，發(fā)覺部分人士對『里程碑』的作用與如何建立里程方面有很大的意見差異，難怪一些技術(shù)人員對工作分解架構(gòu)（WBS）感覺困擾。

當(dāng)我們在路上行走的時候，會在沿途觀看路標，當(dāng)?shù)竭_某一個心目中的路標時，我們便知道還有多少路或多少時間才能夠到達終點。這些路標是我們在旅程中的里程碑，讓我們可以清楚地知道目前所在，離開目的地有多遠，讓我們能估算何時才能夠到達目的地。

讓我們利用硬件供應(yīng)商或渠道商的供應(yīng)里程碑來作一個簡單的說明，硬件裝鉗完成后或收到廠家運到的產(chǎn)品時便是一個里程，把商品送到客戶辦公室讓客戶簽收后便是另一個里程，安裝測試后讓客戶驗收便成為最后一個里程。完成這三個里程后便知道項目已經(jīng)完結(jié)。

軟件開發(fā)的里程碑

當(dāng)進行軟件開發(fā)的時候，我們也需要建立開發(fā)項目的里程碑，才能夠知道本身的進度，但最重要的是里程碑可以用來建立收費的關(guān)口。為什么有這個說法呢？
軟件開發(fā)服務(wù)的企業(yè)，往往在簽訂協(xié)議時收取一筆定金，然后需要支付數(shù)月所需的開發(fā)組員薪資，而且軟件開發(fā)服務(wù)商往往未能在指定時間內(nèi)完成開發(fā)的項目，各種原因?qū)е马椖垦诱`，那么便需要企業(yè)應(yīng)用本身的流動資金來應(yīng)付。
為什么客戶往往在簽訂協(xié)議后，付了首期定金，然后到項目差不多完結(jié)的時候才再支付一部分，但還是扣起部分款項到維護期后才把余款付給服務(wù)商。這可能需要好長的一段時間才能夠把余款收回。其中一個主要原因是因為客戶在開發(fā)過程中看不到里程碑，對能否達到預(yù)期的目標沒有信心。

哪里才算里程碑？

如何才算是一個里程碑呢？簡單的說是到達一個階段可以讓客戶看到部分結(jié)果的地方。就以軟件開發(fā)為例（如左圖），要開發(fā)一套軟件，我們需要經(jīng)過一定的流程或階段。分別為信息搜集、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試。但只有四個階段產(chǎn)生交付物，分別在信息搜集階段后將產(chǎn)生一份《需求說明書》、在需求分析后產(chǎn)生一份《功能說明書》、在系統(tǒng)設(shè)計階段后產(chǎn)生《系統(tǒng)邏輯說明》及《DFD（Data Flow Diagram）圖》、和在系統(tǒng)測試階段后產(chǎn)生《測試報告》。每一份交付物的完結(jié)說明我們已經(jīng)完成了一個階段的工作，在客戶確認這一份工作成果后我們才進入下一個階段的工作。
每一份交付物將是整個系統(tǒng)開發(fā)過程中的『里程碑』。所以里程碑的建立必需連帶交付物，而這交付物必需讓客戶確認。當(dāng)客戶確認我們的交付物后，也是客戶確認我們已經(jīng)在系統(tǒng)開發(fā)的過程中到達某一個指定的階段，完成某一部分的工作。

確認里程碑的交付物

當(dāng)我最初執(zhí)行項目管理的時候，往往把交付物送交客戶確認后，兩三各星期下來都沒有回應(yīng)，不斷跟進也沒有多大的進展，相信很多從業(yè)人員往往會說『客戶需要太長的時間來進行確認，將影響項目的進度』。又或者會說『客戶不會確認過程中的任何交付物，因為。。。。（很多理由和原因）。。?！?！這便是一個項目經(jīng)理的經(jīng)驗問題，而不是客戶會不會、或者愿意不愿意確認的問題。

當(dāng)我們進行項目啟動集會的時候，項目經(jīng)理便應(yīng)該跟項目贊助人很明確地說明“確認”項目過程中所產(chǎn)生的交付物的重要性，同時更應(yīng)該清楚地說明交付物在沒有確認前將不能夠開展下一階段的工作，在沒有得到客戶確認一個階段的交付物時，繼續(xù)開展下一階段的工作對項目會帶來莫大的風(fēng)險，因為任何的工作都可能被客戶推翻，可能變成廢物，或需要不斷進行修改。這不但浪費組員的時間及士氣，更嚴重地延誤項目的進度，延誤項目的最終交付，導(dǎo)致項目的超時、超支。

明確的溝通

在啟動集會中我們更應(yīng)該透明化。應(yīng)該很詳細地讓項目贊助人及其他參與集會的項目涉及人清楚地理解項目的整個流程和進度時間計劃。讓他們對項目的運作有初步的認識和了解，好能跟項目小組互相配合。同時更需要采用各種不同的軟技巧（參閱“項目管理技巧新探”）來讓客戶依時確認交付物，讓我們能夠進入下一階段。
當(dāng)客戶確認我們所提交的交付物后，便是客戶同意我們已經(jīng)完成了某一個階段的工作，如果我們在合約談判的時候把服務(wù)收費時間按項目交付物來讓客戶支付，那么我們不但能夠有助企業(yè)的資金流動，更不用為收費的事情因項目的延誤跟客戶發(fā)生爭執(zhí)。故此在項目建立的初步階段，我們便應(yīng)該建立有關(guān)項目的里程碑和工作架構(gòu)分解。讓我們能更有效的管理項目的進度。