如何管理小項(xiàng)目

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作者：文永生

一般項(xiàng)目管理的課程都是介紹項(xiàng)目管理的基本思想和方法，我個(gè)人的感覺(jué)是很多這樣的課程是以大型的項(xiàng)目為參照來(lái)設(shè)計(jì)的。對(duì)于輕量級(jí)、小規(guī)模的項(xiàng)目該如何進(jìn)行管理鮮有涉及。而很多參加過(guò)項(xiàng)目管理課程不久的項(xiàng)目經(jīng)理們常有一個(gè)這樣的困擾和疑問(wèn)“該如何把這些思想和方法運(yùn)用到小型項(xiàng)目中去呢？難道什么項(xiàng)目的管理都需要那么多環(huán)節(jié)和步驟嗎？”

要回答這個(gè)問(wèn)題，首先我們必須搞清楚項(xiàng)目管理的主要關(guān)注點(diǎn)應(yīng)該是什么？是項(xiàng)目文檔還是項(xiàng)目的階段性和最終交付呢？當(dāng)然這個(gè)問(wèn)題絕大部分人的答案是后者。事實(shí)上也是這樣，一些項(xiàng)目文檔工作只不過(guò)是出于項(xiàng)目管理可視性的目的而出現(xiàn)的，如何展開(kāi)高質(zhì)量的、必須的文檔工作以減少項(xiàng)目管理的繁縟是項(xiàng)目經(jīng)理必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。作為項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該成為文檔工作的主人，而不是奴隸！那么怎么做到這一點(diǎn)呢？結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)和看法，我談?wù)勛约簜€(gè)人的想法。

1. 項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目干系人

項(xiàng)目無(wú)論大小都必須有一個(gè)符合SMART原則的目標(biāo)，這個(gè)相信大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理都認(rèn)同。達(dá)到這個(gè)目標(biāo)是項(xiàng)目經(jīng)理的不二職責(zé)，那么怎么達(dá)到呢？首先得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人都認(rèn)同并為之提供相應(yīng)資源持續(xù)為之努力。怎么讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人做到呢？

我認(rèn)為必須做到兩點(diǎn)：

1. 項(xiàng)目干系人、項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)共同參與制定一個(gè)清晰的 可行的目標(biāo)；

2. 把這個(gè)目標(biāo)清楚地溝通給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員。 為了確保大家針對(duì)目標(biāo)使用的是common language，那么最好的方式就是把它以文檔的形式記錄下來(lái)。同樣的道理，對(duì)于項(xiàng)目范圍也是這樣，項(xiàng)目范圍界定了該項(xiàng)目包括什么、不包括什么。把目標(biāo)和范圍記錄下來(lái)以后，也便于隨時(shí)對(duì)于實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)程與目標(biāo)、范圍進(jìn)行比較，及時(shí)糾正偏差。

項(xiàng)目干系人也必須記錄下來(lái)，以確保每個(gè)人的需求都涵蓋在項(xiàng)目之中。同時(shí)，在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，這也是你向他們要資源的依據(jù)。

2. 項(xiàng)目交付物

項(xiàng)目交付物的描述是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)用來(lái)產(chǎn)出交付物的依據(jù)。如果不記錄下來(lái)，那就可能會(huì)導(dǎo)致著項(xiàng)目成員可能按照他的個(gè)人理解去做，最終無(wú)法產(chǎn)生我們所期望的交付物。所以必須清楚、毫不含混地定義項(xiàng)目交付物并形成文檔，項(xiàng)目的大小在這里的體現(xiàn)只會(huì)是文檔篇幅的大小而已

3. 項(xiàng)目計(jì)劃

再小的一件事情如果要順利完成，提前都要解決好以下幾個(gè)問(wèn)題; 什么時(shí)候做什么？誰(shuí)來(lái)做？每個(gè)任務(wù)預(yù)計(jì)需要多久來(lái)完成？ 需要哪些資源來(lái)做？簡(jiǎn)單來(lái)講，這就是計(jì)劃最最基本的要素。因此再小的項(xiàng)目都必須由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同準(zhǔn)備這些要素，為了方便溝通和跟蹤，必須把這些東西以文檔形式記錄下來(lái)并有效地與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人進(jìn)行有效溝通。

同時(shí)，還要記得把里程碑標(biāo)識(shí)出來(lái)，這對(duì)于項(xiàng)目來(lái)講也是一個(gè)要件。 但是對(duì)于小項(xiàng)目，要注意削減一些不必要的工作，比如：有的項(xiàng)目經(jīng)理熱衷于利用微軟的甘特圖來(lái)做非常漂亮的計(jì)劃圖表。其實(shí)對(duì)于小型項(xiàng)目大可不必，用excel把幾大要素表述清楚，簡(jiǎn)單又快捷，還沒(méi)有什么技術(shù)障礙。

4. 項(xiàng)目溝通、項(xiàng)目跟蹤和報(bào)告

溝通在項(xiàng)目中的重要性不必贅述，對(duì)于小型項(xiàng)目而言，在溝通方式和渠道上可以更靈活。比如電子郵件、小型會(huì)議甚至非正式的談話等等對(duì)于小型項(xiàng)目也許就夠了。但是必須記住與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、干系人和客戶(hù)保持適當(dāng)頻率的溝通。因?yàn)闇贤ㄊ鞘枪芾眄?xiàng)目進(jìn)程、管理干系人/客戶(hù)期望的最佳方式之一。

項(xiàng)目跟蹤和報(bào)告是項(xiàng)目控制的重要手段，所以無(wú)論什么規(guī)模的項(xiàng)目都必不可少。當(dāng)然跟蹤和報(bào)告是通過(guò)項(xiàng)目溝通的形式進(jìn)行，正如項(xiàng)目溝通中所講到的，比如電子郵件、小型會(huì)議甚至非正式的談話等等對(duì)于小型項(xiàng)目也許就夠了。

5. 變更管理

業(yè)務(wù)需求、項(xiàng)目資源、項(xiàng)目計(jì)劃等等都存在一些不可避免的不確定性。這同樣與項(xiàng)目大小無(wú)關(guān)。因