圖書館項目管理的模式和方法

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任何社會機構作為社會活動的基本細胞都有其定位和屬性。計劃經(jīng)濟年代國家操辦一切，任何機構單位都納入國家政府管轄范圍。隨著改革的深入以及我國加入WTO，企業(yè)的經(jīng)濟細胞作用凸顯，政府機構、企業(yè)和事業(yè)單位三類機構的劃分格局是否能繼續(xù)維持下去？圖書館作為事業(yè)單位的法律地位是不是穩(wěn)定？圖書館的實體性質到底是什么？將來的發(fā)展趨勢是什么？這些都不能肯定。然而只有一樣可以肯定，那就是圖書館的管理模式不會一成不變的，從大的意義上來說，項目管理給我們提供了變革的契機。
　　任何社會機構的管理都是圍繞其職能和目標施行的，圖書館的核心價值在于通過對各種文獻保存和利用達到交流知識，傳播文化的目的，圖書館的管理也必然服從于它的目的,維持著圖書館功能的正常發(fā)揮。圖書館的管理在很多方面與一般社會機構的管理是相同或近似的，例如人事管理、財務管理等等，然而所不同正是其實現(xiàn)核心價值的管理：業(yè)務管理。圖書館的業(yè)務管理圍繞其業(yè)務流程而設計，涉及資源采購、編目、典藏、流通、期刊管理、讀者服務等整個業(yè)務過程的各個環(huán)節(jié)，隨著計算機的應用，業(yè)務管理的整個過程被固化在圖書館自動化系統(tǒng)中，構成圖書館管理的中心內(nèi)容。 　　然而隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，圖書館的信息環(huán)境發(fā)生了很大的變化，數(shù)字圖書館的提出就是這樣一種變化的結果。在向數(shù)字圖書館過渡的過程中，傳統(tǒng)的圖書館業(yè)務管理必須建立一種自學習、自適應的機制，調整自身，才能適者生存。項目管理的許多理念和方法正好提供了這種可能性，它正在為業(yè)務管理提供營養(yǎng)：在項目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收為業(yè)務管理的組成部分，從而使業(yè)務管理不斷得到發(fā)展和提高。這個過程正在企業(yè)管理領域非常激烈地進行著，例如企業(yè)流程再造（re-engineering）、知識管理等等的提出，都經(jīng)歷了這樣的過程。
　　從前文所述的項目管理的概念中可以看出，項目管理不是對原有社會機構任何管理模式的取代，而是一種補充。
　　從整合社會資源的角度考慮，現(xiàn)代圖書館常常被賦予更高的目標，它已不再是只具有保存文化、傳播知識、娛樂大眾等傳統(tǒng)功能的機構，各級政府和社會大眾還希望它同時兼有信息樞紐的功能。在我國，一些大型的圖書館常常能夠提供非常專業(yè)的信息咨詢與研究服務，常常擁有非?，F(xiàn)代化的信息加工、制作能力，有的甚至擁有圖書、期刊、電子資料等非常全面的出版發(fā)行資格，能夠開發(fā)、研制和出版多種數(shù)據(jù)庫和其他信息產(chǎn)品。這類圖書館實際上已經(jīng)成為信息服務產(chǎn)業(yè)的一部分，有能力向社會提供全面的高水平的信息增值服務。項目管理這種形式能夠為復雜機構的管理提供面向任務的實現(xiàn)機制，使這些機構能夠集中人力或其他資源實現(xiàn)一些特定的目標，任務，突擊解決一些瓶頸問題，克服單兵作戰(zhàn)的不足。

　　圖書館的機構設置來自于傳統(tǒng)圖書館的管理模式，現(xiàn)代圖書館常常要實現(xiàn)一些實驗性、臨時性或突發(fā)性的任務，在原有管理框架中難以解決，必須要借助項目管理這種靈活的方式，資源投入有限，目標明確，經(jīng)試行后再考慮與原有機構建制進行整合。

　　由于大量采用IT技術，圖書館在轉型或“升級”的過程中會涉及到很多項目，同時圖書館由于在IT方面的人才不足，常常采用資源外包的方式管理IT系統(tǒng)甚至數(shù)據(jù)，項目管理的應用將不可避免甚至非常普遍。
　　構建學習型組織，實現(xiàn)扁平化管理，都需要引入項目管理“打前站”，或借助項目管理的方法進行實施。項目管理的方法和工具也有利于使以往的一些憑感覺或經(jīng)驗的管理，演化成依據(jù)完整計劃和科學測度的高精度、高效率的管理。
　　
　　圖書館工作中哪些內(nèi)容可以作為項目進行管理？ 

　　就項目的屬性來看，凡是目標明確、有一定獨立性、必須利用一定的資源完成的工作都可以作為項目，因此在引入項目管理以前，圖書館早就在同項目打交道了。項目不一定必須按項目管理的程序和方法來做，但是項目管理的方法往往能夠帶來出奇制勝的效果。
　　圖書館工作有許多內(nèi)容可以成為“項目”，例如圖書館的館舍建設一般都是按照項目管理的方法進行運作，我國建筑行業(yè)自70年代后期就開始普遍采用項目制，以后擴大到各類工程。著名數(shù)學家華羅庚在推行項目制方面做過很大貢獻。

　　圖書館的計算機應用開發(fā)項目也多采用項目制進行管理，這也與IT公司普遍采用項目制管理有關，幾乎所有的軟件公司都全面采用項目管理，軟件公司職能部門設置的目的就是為大大小小的項目組服務。類似采用全面項目管理的機構還有廣告公司、影視制作公司等等。

　　圖書館是否能夠全面推行項目制管理呢？目前有一種“項目泛化”管理思潮，認為任何管理對象都可以泛化為“項目”，甚至包括日常重復性的工作，也將其看作是可重復的項目。但圖書館的傳統(tǒng)管理還是行之有效的，我們不主張這種項目泛化。

　　但是圖書館管理工作中的確有許多內(nèi)容可以作為項目進行管理，除了上述的工程類、IT技術應用類項目之外，凡是與圖書館現(xiàn)有機構建制基本無關（即現(xiàn)有組織機構中沒有“當然”的部門應該從事這項工作），有明確的目標，需要調動一定的人力、物力、財力在一定的時間內(nèi)完成的工作，都可以列為項目，這些工作如果按照項目管理的規(guī)則去做，一定能夠帶來事半功倍的效果，而且常?？梢哉{動館內(nèi)外各種資源，消耗最小，利益最大，并避免傳統(tǒng)管理的許多弊端。

　　項目的生命周期和管理流程