項目文檔若干問題研究

一、項目文檔的重要性

在每個項目的實際運作中，不可避免地會產(chǎn)生大量的文檔資料，僅以一個簡易的軟件系統(tǒng)開發(fā)為例，其就包含需求分析報告、開發(fā)管理計劃、過程管理記錄、測試報告、用戶手冊等多種項目文檔。因此從某種程度上講，項目管理的核心其實就是文檔管理，具體說來，項目文檔的功能可以從宏觀、中觀、微觀三個層面進行闡述：

首先，從宏觀角度上講，項目文檔不僅是重要的工作成果，其更加有助于組織項目管理水平的提高。
從內(nèi)容上進行區(qū)分，項目文檔大致可以分為成果文檔和過程文檔兩大類，成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為項目管理人員進行工作安排提供科學的決策依據(jù)，以保證項目目標的順利實現(xiàn)；另一方面，過程文檔也是組織最為寶貴的文化資產(chǎn)，通過對過程文檔進行歸納和分析，管理者可以對本次項目的成功經(jīng)驗和失敗教訓了然于胸，從而使后續(xù)同類項目的運作更加有的放矢。

其次，從中觀角度上分析，項目文檔是項目管理目標屬性的良好詮釋。

眾所周知，項目管理的最大特點在于事先的計劃性，管理方通過與客戶進行廣泛深入的交流，同時結(jié)合各種資源情況（成本、時間、人員）等，方能制定項目的整體目標體系，同時還要在此基礎(chǔ)上對整體目標體系進行分解，以明確項目的各個階段性目標（里程碑），而在很多情況下，項目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，如新產(chǎn)品研發(fā)項目前期的市場調(diào)查報告，中期的產(chǎn)品研發(fā)計劃，后期的產(chǎn)品市場滿意度調(diào)查，等等。由此可見，項目的運作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的。

再次，從微觀角度來看，項目文檔對于項目管理人員的素質(zhì)提升也是大有裨益的，目前國內(nèi)的不少企業(yè)在進行項目管理時，都會出現(xiàn)一個通?。河捎诠芾砣藛T素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項目出現(xiàn)問題時往往顯得無所適從。從本質(zhì)上講，項目文檔強調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項目管理人員利用書面語言進行溝通表達，以指引項目運作，對于一個成功的項目管理人士來說，他不僅僅是項目各利益方的良好協(xié)調(diào)者，更應(yīng)該是一名出色的項目文檔管理者。

綜上所述，項目文檔對于項目的平穩(wěn)運行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的推動作用。

二、國內(nèi)研究現(xiàn)狀

筆者發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)關(guān)于介紹項目文檔管理的文獻數(shù)量并不是很多，且敘述的內(nèi)容大體集中在如下兩個方面：1、介紹特定項目的文檔管理指南和規(guī)范，提供相關(guān)的項目文檔模板；2、項目文檔的管理工具，例如軟件配置管理中所使用的PVCS等；總之，現(xiàn)今國內(nèi)在項目文檔管理的研究上還存在較多的空白點，因此很有必要對相應(yīng)問題展開深入探討，通過提高項目文檔管理的有效性來提升組織的整體項目管理水平。

三、常見的項目文檔——以一個簡易軟件系統(tǒng)開發(fā)為例（因受篇幅所限，本部分內(nèi)容只列舉項目中一些比較重要的文檔）

在項目管理的范疇中，一般有廣義和狹義之分：二者的根本差別在于是否將項目啟動前的可行性分析和論證放入項目管理過程當中，本文以狹義的項目管理定義為出發(fā)點，即項目管理階段分為啟動、計劃、執(zhí)行、控制、收尾五個過程；

文檔1：軟件開發(fā)項目的項目章程

項目章程是繼項目可行性報告之后的一個重要文檔，其主要作用是用于正式批準一個項目，并對項目發(fā)起原因、項目目標描述、項目經(jīng)理權(quán)限、資源條件等方面內(nèi)容做出說明，可參考表1

文檔2：軟件開發(fā)項目的工作字典

軟件開發(fā)項目的工作字典建立在工作分解結(jié)構(gòu)WBS的基礎(chǔ)之上，是對工作分解結(jié)構(gòu)WBS所涉及的各項工作進行詳細的介紹和說明，如圖1（因篇幅所限，只選擇部分工作項）

圖1：軟件開發(fā)項目的工作字典

文檔3：軟件開發(fā)項目的時間計劃安排

時間計劃安排是建立項目網(wǎng)絡(luò)圖的基礎(chǔ)，其需要對各項工作的具體時間做出相應(yīng)規(guī)定，時間的確定可參照計劃評審技術(shù)（PERT），具體如圖2（本圖只起示范參考作用）

圖2：軟件開發(fā)項目的時間計劃安排

文檔4：軟件開發(fā)項目的單代號網(wǎng)絡(luò)圖（篇幅所限有刪減，在實際項目管理中，單代號網(wǎng)絡(luò)圖應(yīng)與工作分解結(jié)構(gòu)、工作字典中的工作名稱保持一致），如圖3，本軟件項目具體包含三個模塊：圖書館用戶模塊，個人用戶模塊以及管理員用戶模塊，在單代號網(wǎng)絡(luò)圖中分別用模塊1、模塊2、模塊3表示；