項目管理辦公室職能之我見

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項目管理辦公室，顧名思義是管理項目的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開始到項目結束對項目各個關鍵性的活動進行跟蹤、監(jiān)督和報告，協(xié)調各個部門之間的關系，有時兼行使部分市場、技術、質量和財務部門的功能，確保項目最終成功。下面從軟件企業(yè)的角度簡單地談一談項目管理辦公室的產(chǎn)生、性質、職能以及它與各個部門的關系。

　　我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等）則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續(xù)的時間根據(jù)項目的大小不一樣。對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標志，一是合同款全額收回，這標志著企業(yè)本身的項目目標已達到，二是用戶的投訴在最近的一年內零投訴或者即使有投訴也能在短時間內給予響應，這標志著用戶的項目目標也達到了。要達到這兩個目標可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負責這個項目運作的市場部門和技術部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關注技術部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術部門中的項目團隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。

那么一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢？按照項目的生命期，包括但不限于如下內容：
 
1、合同的管理。
（1）正確性和準確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補充的管理。一個大的合同不僅內容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應該的?，F(xiàn)在的合同的介質一般都存有三種，紙質，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
（2）保密性。這個至關重要，合同的復印，借閱等應遵循相關規(guī)章制度。
（3）變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。
（4）收尾管理。合同執(zhí)行結束后相關管理。

2、項目信息的起草與發(fā)布
（1）立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關領導發(fā)布關于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標，項目團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領導層可能關注于項目的目標和合同額。財務部門可能只關注于項目用錢的日期和合同號等。
（2）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術，方案，問題等。

項目管理辦公室，顧名思義是管理項目的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開始到項目結束對項目各個關鍵性的活動進行跟蹤、監(jiān)督和報告，協(xié)調各個部門之間的關系，有時兼行使部分市場、技術、質量和財務部門的功能，確保項目最終成功。下面從軟件企業(yè)的角度簡單地談一談項目管理辦公室的產(chǎn)生、性質、職能以及它與各個部門的關系。

我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等）則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續(xù)的時間根據(jù)項目的大小不一樣。對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標志，一是合同款全額收回，這標志著企業(yè)本身的項目目標已達到，二是用戶的投訴在最近的一年內零投訴或者即使有投訴也能在短時間內給予響應，這標志著用戶的項目目標也達到了。要達到這兩個目標可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負責這個項目運作的市場部門和技術部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關注技術部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術部門中的項目團隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。

那么一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢？按照項目的生命期，包括但不限于如下內容：
 
1、合同的管理。
（1）正確性和準確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補充的管理。一個大的合同不僅內容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應該的。現(xiàn)在的合同的介質一般都存有三種，紙質，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
（2）保密性。這個至關重要，合同的復印，借閱等應遵循相關規(guī)章制度。
（3）變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。
（4）收尾管理。合同執(zhí)行結束后相關管理。

2、項目信息的起草與發(fā)布
（1）立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關領導發(fā)布關于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標，項目團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領導層可能關注于項目的目標和合同額。財務部門可能只關注于項目用錢的日期和合同號等。
（2）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術，方案，問題等。
（3）項目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關心的問題，可能會每周向主要相關的人通報。