貨代企業(yè)開展現(xiàn)代物流服務(wù)的項目管理

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隨著現(xiàn)代物流的發(fā)展，越來越多的貨代企業(yè)不斷擴大經(jīng)營范圍，開展現(xiàn)代物流服務(wù)，逐漸從單純的貨運代理人向現(xiàn)代物流企業(yè)轉(zhuǎn)型。由于現(xiàn)代物流企業(yè)在經(jīng)營范圍、運作模式等很多方面與傳統(tǒng)的貨代企業(yè)具有明顯的區(qū)別。因此，如何充分、有效滿足客戶的現(xiàn)代物流需求，如何提高服務(wù)效率是廣大貨代企業(yè)迫切需要解決的問題。而項目管理（簡稱PM）為貨代企業(yè)開展現(xiàn)代物流服務(wù)提供了有效解決問題的辦法。雖然，很多貨代企業(yè)都在實施PM，但是由于對PM缺乏深刻的認(rèn)識，不能把PM和貨代企業(yè)的實際狀況有機的結(jié)合起來，因此實施PM的效果不是很理想。本文從分析項目的內(nèi)涵出發(fā)，闡述貨代企業(yè)實施PM的意義，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合PM理論，提出貨代企業(yè)實施PM的程序。
　　一、項目的內(nèi)涵
　　所謂項目是指針對特定目標(biāo)，在一定進(jìn)度和時間范圍內(nèi)，通過預(yù)算、投資、管理、實施等手段達(dá)到的多種變革的一次性過程，主要包括范圍、組織結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、費用和時間進(jìn)度五個要素。從項目的定義可以看出，項目與傳統(tǒng)作業(yè)具有重要的區(qū)別，主要表現(xiàn)在：傳統(tǒng)作業(yè)的環(huán)境是穩(wěn)定的，而項目的環(huán)境是相對變化的；傳統(tǒng)作業(yè)屬于“循規(guī)蹈矩”，而項目屬于“探索”；傳統(tǒng)作業(yè)的風(fēng)險較小，而項目的風(fēng)險則要大的多。之所以建立與實施項目是因為傳統(tǒng)作業(yè)不能滿足需要或達(dá)到某些目標(biāo)，而通過實施項目，則能達(dá)到預(yù)期的目的。
　　結(jié)合到貨代企業(yè)開展現(xiàn)代物流服務(wù)而言，物流服務(wù)相當(dāng)于項目，而貨代服務(wù)相當(dāng)于傳統(tǒng)作業(yè)，物流服務(wù)與傳統(tǒng)的貨代服務(wù)相比具有根本的區(qū)別：物流服務(wù)范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于貨代服務(wù)范圍，一般來說，物流服務(wù)涉及的范圍包括物流方案的策劃、運輸、倉儲、配送等多個環(huán)節(jié)，而貨代服務(wù)的范圍基本局限于貨運代理、報關(guān)等；物流服務(wù)涉及的環(huán)節(jié)多，其復(fù)雜性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于貨代服務(wù)的復(fù)雜性。
　　二、貨代企業(yè)實施PM的意義
　　從物流服務(wù)和貨代服務(wù)的區(qū)別可以看出，貨代企業(yè)在開展現(xiàn)代物流服務(wù)的過程中，如果采用傳統(tǒng)的作業(yè)模式顯得“心有余而力不足”。因此，貨代企業(yè)應(yīng)結(jié)合客戶需求，通過建立項目，實施項目管理，即PM，有效開展現(xiàn)代物流服務(wù)。PM的對象是項目或被當(dāng)作項目來處理的運作；PM的全過程都貫穿著系統(tǒng)工程的思想；PM的組織具有特殊性（臨時性、柔性、強調(diào)協(xié)調(diào)性）；PM的體制是一種基于團(tuán)隊管理的個人負(fù)責(zé)制；PM的方式是目標(biāo)管理；PM的要點是創(chuàng)造和保持一種使項目順利進(jìn)行的環(huán)境；PM的方法、工具和手段具有先進(jìn)性、開放性。貨代企業(yè)在開展現(xiàn)代物流服務(wù)的過程中，通過實施PM把相關(guān)部門的人員臨時抽調(diào)到同一個組織中，形成作業(yè)團(tuán)隊，目標(biāo)一致，直接面向客戶開展工作，有效克服傳統(tǒng)作業(yè)模式的不足。
　　此外，實施PM有利于貨代企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)重構(gòu)和業(yè)務(wù)流程再造(BPR)，為PM企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)向扁平化、團(tuán)隊化、精干化發(fā)展打下基礎(chǔ)。結(jié)合組織結(jié)構(gòu)重構(gòu)的相關(guān)理論，PM企業(yè)組織結(jié)構(gòu)重構(gòu)主要是在立足現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，同新興的網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)有機結(jié)合起來。通過向網(wǎng)絡(luò)型結(jié)構(gòu)的發(fā)展，PM企業(yè)打破部門之間的界限，將分工過細(xì)的職能、工作重新整合，從而避免部門之間銜接上的困難，最大限度地減少完成任務(wù)所花費的費用與時間，進(jìn)而提高組織效率，具體而言是實將傳統(tǒng)的科層式組織代之以過程為中心、以客戶為導(dǎo)向的全新網(wǎng)絡(luò)型組織（扁平化組織）；將職能分工下的連續(xù)作業(yè)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樵谕恍〗M內(nèi)進(jìn)行的平行作業(yè)；將原有金字塔型的管理層次改變?yōu)楸馄绞降墓芾韺哟?；將傳統(tǒng)的決策職能與執(zhí)行職能的分離轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊在過程中的統(tǒng)一，從而實現(xiàn)貨代企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的跨越式發(fā)展。
　　三、貨代企業(yè)實施PM的理論指導(dǎo)
　　貨代企業(yè)實施PM需要相關(guān)的理論作指導(dǎo)，主要包括系統(tǒng)思想、三維模型及工具。
　　1 PM系統(tǒng)思想的應(yīng)用
　　PM認(rèn)為項目是由要素組成的系統(tǒng)，管理必須從系統(tǒng)的整體出發(fā)，研究系統(tǒng)內(nèi)部各要素、各自系統(tǒng)之間的關(guān)系，以及系統(tǒng)內(nèi)部與外界環(huán)境之間的關(guān)系。貨代企業(yè)根據(jù)客戶需求內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)自身的實際狀況，成立服務(wù)項目。服務(wù)項目是一個完整的系統(tǒng)，在服務(wù)內(nèi)容上包括運輸、配送等服務(wù)。依據(jù)系統(tǒng)論“整體—分解—綜合”的原理，將整個服務(wù)項目分解為許多責(zé)任單元，結(jié)合相關(guān)部門與人員的職責(zé)，落實到部門與人員，由責(zé)任者分別按要求完成任務(wù)。在完成任務(wù)的過程中，各個責(zé)任者應(yīng)著眼于整個項目的目標(biāo)，不能僅僅局限于自身的任務(wù)，發(fā)揮團(tuán)隊精神，相互配合、相互協(xié)調(diào)，共同完成整個服務(wù)項目。
　　2 PM三維模型的應(yīng)用
　　PM的三維模型主要包括項目生命周期理論、項目過程管理及PM的職能領(lǐng)域。
　　1)項目生命周期理論的應(yīng)用
　　根據(jù)項目生命周期理論，貨代企業(yè)面向客戶設(shè)立的物流服務(wù)項目具有明確的起點和終點，主要從貨代企業(yè)接受客戶的委托開始，到完成客戶的委托任務(wù)。在從起點到終點的過程中，在時間上分為不同的階段，各個階段的工作重點不同。因此，在項目實施的過程中，項目人員應(yīng)密切關(guān)注客戶的需求狀況，并在各個實施階段采取相應(yīng)的管理策略配合工作的開展。
　　2)項目過程管理的應(yīng)用
　　項目的實施過程主要分為計劃過程、執(zhí)行過程和結(jié)束過程。其中，在計劃過程中，主要工作是制定詳細(xì)的項目實施方案，包括時間安排、項目組織的組建（人員配置、崗位職責(zé)和工作程序的制定等）、項目風(fēng)險的預(yù)測及監(jiān)控機制的建立等。在執(zhí)行的過程中，主要工作是按照制定的項目實施方案，結(jié)合客戶的需求變化，嚴(yán)格執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，需要進(jìn)行項目進(jìn)度控制、項目質(zhì)量管理、項目風(fēng)險管理等。在結(jié)束過程中，主要是總結(jié)項目的實施狀況，并向客戶收集實施信息等，以便總結(jié)經(jīng)驗，為以后的物流服務(wù)項目的開展打下更好的基礎(chǔ)。
　　3) PM職能領(lǐng)域的應(yīng)用
　　結(jié)合貨代企業(yè)開展現(xiàn)代物流服務(wù)的實際情況，物流服務(wù)PM主要涉及到九個職能領(lǐng)域，即范圍管理、時間管理、費用管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險管理、溝通管理、采購管理、綜合管理。因此，貨代企業(yè)在實施物流服務(wù)項目之前，需要對九個職能領(lǐng)域進(jìn)行詳細(xì)、周密的策劃，做到“全面考慮、留有余地”。
　　3 PM工具的應(yīng)用
　　PM工具主要包括WBS、責(zé)任矩陣和OBS。
　　1 WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）
　　WBS(Work Breakdown Structure)是PM中的一種基本方法。它主要應(yīng)用于項目范圍管理，是一個在項目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包的方法。它按照項目發(fā)展的規(guī)律，依據(jù)一定的原則和規(guī)定，進(jìn)行系統(tǒng)化的、相互關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)的層次分解。結(jié)構(gòu)層次越往下層則項目組成部分的定義越詳細(xì)。WBS最后構(gòu)成一份層次清晰，可以具體作為組織項目實施的工作依據(jù)。通過運用WBS，對項目中具體的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化、分解，落到相關(guān)部門與人員。
　　2責(zé)任矩陣
　　責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個人責(zé)任方法，在PM中是一個十分重要的工具，因為它強調(diào)每一項工作細(xì)目由誰負(fù)責(zé)，并表明每個人的角色在整個項目中的地位。通過建立責(zé)任矩陣，明確項目人員各自的責(zé)任，并根據(jù)責(zé)任對其進(jìn)行考核。航運企業(yè)在實施項目的過程中，結(jié)合項目的工作內(nèi)容，制定項目人員的崗位職責(zé)和考核要點，加強對其工作的監(jiān)督、考核，使項目得到順利地開展。
　　3 OBS（組織分解結(jié)構(gòu)）
　　OBS(Organization Breakdown Structure)是項目管理中由WBS演化而來的一種方法，它是一個在組織范圍內(nèi)分解各層次人員的方法。從OBS圖中，可以比較清晰的看到項目團(tuán)隊人員的構(gòu)成以及明確個人在團(tuán)隊中的位置。結(jié)合責(zé)任矩陣，每一名團(tuán)隊成員可以明確自己在實施項目中的任務(wù)，并了解其它人員在實施項目中的任務(wù)與職責(zé)。當(dāng)遇到問題時，根據(jù)責(zé)任矩陣和OBS，可以很快知道應(yīng)與哪個部門與人員進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)。貨代企業(yè)在實施項目的過程中，根據(jù)客戶的需求內(nèi)容，從相關(guān)的部門抽調(diào)人員，并明確每個人在團(tuán)隊中的職務(wù)。
　　四、貨代企業(yè)實施PM的程序
　　在理論指導(dǎo)下，結(jié)合貨代企業(yè)開展現(xiàn)代物流服務(wù)的實際情況，實施PM，主要程序如下，
　　1項目策劃
　　項目規(guī)劃是實施PM的首要步驟。項目規(guī)劃的內(nèi)容主要包括時間計劃、人員組成、工作安排、經(jīng)費預(yù)算、風(fēng)險防范等內(nèi)容。貨代企業(yè)根據(jù)物流項目的實際情況，堅持創(chuàng)新的原則，充分考慮各種因素（特別是客戶滿意度、經(jīng)濟效益、社會效益、服務(wù)效率等），制定詳細(xì)的項目策劃書。
　　2項目實施
　　在項目策劃書的指導(dǎo)下，組建項目團(tuán)隊，組織物流項目的實施。在實施的過程中，加強質(zhì)量管理、費用管理、人力資源管理、風(fēng)險管理、時間管理，有效控制項目進(jìn)度，提高效率，并根據(jù)實際情況，適時調(diào)整項目計劃。
　　3項目反饋
　　當(dāng)物流項目實施結(jié)束后，既要注重客戶意見的反饋與收集，也要注重項目團(tuán)隊成員意見的收集，對項目規(guī)劃與實施進(jìn)行總結(jié)，找出存在的不足，以便進(jìn)行改進(jìn)。 考試大編輯整理