綜合管理：IT應用項目學習的“十二條軍規(guī)

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項目中的學習是一個典型的團隊學習過程，如果能夠充分利用項目帶來的團隊合作學習的機會，不僅有利于提高項目的成功率，而且有利于提高組織的整體實力。
　　對于大型綜合性IT應用系統(tǒng)（如ERP、CRM、SCM等）實施項目而言，知識轉(zhuǎn)移是一個重要的關鍵成功因素。
　　也就是說，項目中各類參與者都要在有限的時間內(nèi)，學習新的知識，掌握新的技能，例如最終用戶要學會正確操作一個新的系統(tǒng)，以便能夠保證新系統(tǒng)順利運作；關鍵用戶要學會項目實施與優(yōu)化的過程、方法和系統(tǒng)配置，以便將來可以“以我為主”對系統(tǒng)進行進一步的優(yōu)化和升級；技術人員要學會掌握新系統(tǒng)的軟硬件特性以及開發(fā)技巧，以便能夠?qū)ο到y(tǒng)進行管理、維護、解決出現(xiàn)的各種問題，以及根據(jù)用戶的需要，進行報表、輸入輸出、接口、增強功能程序的開發(fā)等；項目管理人員要學會管理大型跨部門的復雜項目的技巧，以便將來推行其他IT應用系統(tǒng)甚至其他項目等。如果哪一個環(huán)節(jié)沒有很好地掌握，都有可能使企業(yè)IT應用項目陷于失敗或不能充分發(fā)揮其應有的價值。
　　同樣，類似的合作項目對于企業(yè)而言，也是一次良好的學習機會。因為大多數(shù)IT應用系統(tǒng)都需要聘請專業(yè)的實施顧問公司或機構，而且不僅涉及到技術，還包括業(yè)務流程與運作體系、崗位、考核以及組織結(jié)構調(diào)整等方方面面的內(nèi)容，同時，項目組也包括了企業(yè)內(nèi)部不同部門的骨干，他們在一起工作可以促進不同部門之間的交流，有利于解決一些跨部門的深層次問題。
　　總之，項目中的學習是一個典型的團隊學習過程，如果能夠充分利用項目帶來的團隊合作學習的機會，不僅有利于提高項目的成功率，而且有利于提高組織的整體實力。
　　例如，聯(lián)想集團1998－2000年在國內(nèi)率先成功地實施了SAPR／3系統(tǒng)，并通過合作學習，掌握了系統(tǒng)實施和優(yōu)化的方法論，不僅具備了自主管理與優(yōu)化系統(tǒng)的能力———2000年以后，聯(lián)想相關部門和人員完全自主地對該系統(tǒng)進行了推廣與優(yōu)化，而且培養(yǎng)了一支復合型人才隊伍，開辟了一個新的業(yè)務方向－－2000年，聯(lián)想正式成立IT應用服務事業(yè)部，對外提供包括ERP實施等項內(nèi)容的服務項目。因此，必須加強對項目合作中的學習的研究。
　　本文基于筆者作為項目管理者深入?yún)⑴c多個ERP項目所獲得的第一手資料和對相關人員的訪談（主要是客戶企業(yè)的項目經(jīng)理層人員和實施顧問），提出了強化合作學習的十二條策略。
　　1.整體把握。很多企業(yè)都是第一次實施大型的IT應用系統(tǒng)，對整個項目的進程缺乏整體了解，因此也就無法預知實施項目所需的各種知識和技能，缺乏明確的學習目標。這樣在項目進展過程中，缺乏學習的主動性和有效規(guī)劃與管理，使學習的效率大打折扣。
　　2.明確分工與職責。項目參與者有不同的分工與職責，因而需要具備不同的技巧，只有分工明確、崗位職責清晰，才能有明確的學習目標。因此，在項目開始之前，要保證各類人員到位，并列出各自的技能差異，制定明確的學習計劃。
　　3.注重方法論的學習。對于任何一項知識，不能停留在“知道是什么”（know－what）的層次上，還必須深入了解“知道如何做”（know－h(huán)ow）和“知道為什么”（know－why）。只有做到“知其然，知其所以然”，才能保證充分的知識與技能轉(zhuǎn)移，才能實現(xiàn)真正的學習。因此，要善于重視方法論的學習。
　　4.營造信任、保持開放。信任是合作學習的基礎。如果缺乏必要的信任，不僅談不上相互學習，甚至連最起碼的合作都會問題重重。同時，保持一個開放的心態(tài)和氛圍，也是合作學習發(fā)生的必備條件，如果彼此封閉，合作學習將無從發(fā)生。
　　因此，要善于營造一個信任、開放的環(huán)境，讓大家在共同的目標下，做到互惠互利，保證學習能夠順利發(fā)生。在ERP項目中，實施顧問和客戶企業(yè)參與人員之間其實天然存在著相互學習的位勢。一方面，實施顧問對于系統(tǒng)非常了解，有著豐富的項目經(jīng)驗，但他們往往對于特定企業(yè)的歷史、文化、人際關系、業(yè)務流程以及管理體系等缺乏深入的理解，而為了實現(xiàn)系統(tǒng)的最佳配置，就需要雙方共同努力，相互學習。
　　當然，客觀上看，客戶企業(yè)向咨詢顧問學習可能顯得更加明顯。但不可否認，一個優(yōu)秀的顧問也是在不斷向不同的客戶進行學習的基礎上成長起來的。
　　因此，保持信任和開放對于雙方都是有利的。有些顧問出于種種目的不愿意進行知識轉(zhuǎn)移，其實只能招致客戶的反感。當然，客戶企業(yè)也要尊重對方的知識產(chǎn)權和知識的價值。
　　5.保持充分的培訓。在項目實施過程中，培訓是一種重要的知識傳遞方式，要保證進行全方位的充分的培訓，為此需要制定周密的培訓計劃，明確各部分參與者的培訓需求，編制好培訓教材，選擇良好的培訓講師，進行有針對性的設計，并創(chuàng)造良好的學習環(huán)境，保證培訓的效果。
　　6.發(fā)揮個體的主動性。對于很多項目而言，大多數(shù)人員可能是臨時從各個部門抽調(diào)過來的，因此，很多人還承擔著日常的工作，如果得不到業(yè)務部門領導的支持，他們將會對項目上的工作缺乏足夠的責任心與熱情。從另外一個方面來說，如果一個人不愿意學習，即使有了再好的環(huán)境，學習也不會發(fā)生。因此，要充分發(fā)揮個體的主動性。
　　7.促進人際之間的交流。經(jīng)驗表明，大多數(shù)隱性知識的傳遞不是發(fā)生在正式的課堂上，而是在于日常的人際交流之中，尤其是一些非正式的交流。因此，要保持項目組成員之間良好的人際關系，進行合署辦公，并增加一些非正式的交流活動，和寬松的工作環(huán)境，培養(yǎng)彼此之間的信任與熟識，促進知識與信息的交流。
　　8.從解決問題中學習。解決問題是一種直接而有效的學習方式，在項目中可以通過會議、研討等方式，對一些問題進行深入分析和研討，藉此來進行學習。同時，要注意及時進行總結(jié)，在項目進行中留出專門的總結(jié)時間。
　　9.充足的時間保證。大多數(shù)IT應用項目都是時間緊、任務重、目標高，這可能是由于很多項目發(fā)動者（往往是信息技術部門）為了使企業(yè)決策者批準這些項目而不得不夸大目標、壓縮時間和成本的一個直接后果。在這種情況下，項目組成員往往被項目工作（有時候還要承擔日常工作）壓得疲于應付，根本沒有時間和精力進行深入而系統(tǒng)的學習。因此，把學習當做項目的一項組成部分，給項目組成員留下充足的時間保證，是提高學習效率和效果的重要策略。
　　10.必要的知識基礎和合作方的知識實力。有人認為，背景知識是區(qū)分專家和生手的重要因素之一。如果不具備一定的基礎知識，就難以有效學習。而基礎知識的獲得，需要經(jīng)過特定的教育和共同實踐。這也就是為什么企業(yè)內(nèi)部的發(fā)明和創(chuàng)造“墻里開花墻外香”的原因。同時，選擇一個合適的合作伙伴是項目成功的關鍵。如果企業(yè)聘請的實施顧問公司缺乏足夠的實力，就難以保證問題的高效解決、服務的質(zhì)量，也難以學到什么東西。
　　11.文檔與知識管理。文檔是固化的知識，是顯性知識的重要載體，因此，良好的文檔管理是優(yōu)秀項目的重要標志，也是記錄和管理知識的重要形式。同樣，組織良好的文檔和知識管理系統(tǒng)，對于企業(yè)而言，也是一個很好的學習資源。
　　12.工作與協(xié)作環(huán)境。適宜的物理環(huán)境是高效工作與學習的重要條件。同時，需要通過必要的技術工具使用，來強化工作與學習效果，例如通過應用群件系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡，可以實現(xiàn)信息與知識的更方便、快捷的獲取、創(chuàng)造與交流，有利于員工迅速找到所需的知識資源和專業(yè)人員。
　　總之，在IT項目中，通過合作學習的機會非常多，大多數(shù)項目即使不刻意規(guī)劃和管理、推進學習，成員之間的學習也會自然而然地發(fā)生。但那樣的話，就無法充分利用這次難得的學習機會，無法充分發(fā)揮學習的功效。因此，希望企業(yè)珍視難得的學習良機，把學習作為一個“杠桿”，讓知識、技能的捕獲與交流、使用給企業(yè)的運作與管理帶來直接的收益，充分發(fā)揮企業(yè)在IT應用項目上的投資?？荚嚧缶庉嬚?