談重點工程檔案的科學管理

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【摘要】 隨著社會進步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴大，城市建設日新月異，重點工程建設項目逐年增多，因而重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。加強對重點工程檔案的科學管理，可以更好地為城市建設和經(jīng)濟建設服務。文章從檔案工作實際出發(fā)，針對重點工程檔案在收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用等過程中普遍存在的一些問題，就重點工程檔案應如何進行科學管理，提出了相應的對策和方法。
　　0 前言
　　重點工程是指對國家或本行政區(qū)域國民經(jīng)濟和社會發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。重點工程檔案具有如下特點：一是重點工程檔案數(shù)量大、種類多、價值高。一般的重點工程包含若干個單項工程，工程龐大，因而形成的檔案數(shù)量大、種類多。而重點工程在建設過程中往往采用先進的工藝設備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值，它不僅對工程現(xiàn)階段及將來的管理和利用有重要意義，而且對其他地區(qū)興建相同類型的工程，具有很大的參考價值。二是重點工程檔案形成及保管時間長。重點工程建設周期長，因而重點工程檔案形成的周期也長。眾所周知，重點工程是百年大計工程，重點工程檔案需長期保管，這些檔案是重點工程今后使用階段和再建設階段維修、管理的重要依據(jù)。
　　據(jù)統(tǒng)計，溫州市重點工程建設項目 1985~2004 年總數(shù)量已達 1 082 個，尤其近幾年重點工程建設項目增長很快，與此相對應，重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。檔案管理人員應根據(jù)重點工程檔案的特點，直接參與整個工程建設全過程的監(jiān)督、檢查和指導工作，確保重點工程檔案完整、準確、系統(tǒng)歸檔，做好重點工程檔案的保管和開發(fā)利用工作。
　　1 做好重點工程準備階段的檔案管理工作
　?。?）檔案業(yè)務指導人員應及時了解重點工程建設項目的計劃、規(guī)模、性質、進度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。例如，我館在工程檔案的跟蹤指導、監(jiān)督、檢查方面，采取責任到人的措施，對 1988~2004 年 5 099 個登記工程（包括重點工程）按照承諾書編號分號制度全部落實到每位業(yè)務指導人員的頭上，每位業(yè)務指導人員有針對性地介入各自負責的工程。
　　（2）加強檔案法律、法規(guī)的宣傳與業(yè)務知識的培訓是確保重點工程檔案質量的有利措施。參與重點工程建設的工程管理人員來自四面八方，對工程檔案的重要性認識及其業(yè)務水平參差不齊，為了加強對重點工程建設各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準確、系統(tǒng)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，檔案部門在工程項目開始階段就必須加強檔案意識的宣傳和檔案業(yè)務知識的培訓，用規(guī)范化、標準化來嚴格要求重點工程檔案資料。我館就十分注重對有關人員檔案意識及檔案業(yè)務知識的培訓，2003-09 舉辦了 150 人參加的建設工程檔案知識講座大型培訓班，邀請北京的檔案專家專題講座建設工程檔案的收集、整理和歸檔。2004-06 舉辦了浙江省城建資料檔案管理崗位培訓班，來自本市的房地產(chǎn)開發(fā)公司、建設指揮部及施工單位、監(jiān)理單位的有關人員共 203 人參加了培訓，培訓內(nèi)容包括建設工程竣工圖編制、城建檔案信息化現(xiàn)代化建設、土建工程技術資料、市政工程技術資料、檔案保護技術、安裝工程技術資料、城建檔案管理、建設法規(guī)、施工組織設計和安全技術資料。通過培訓，工程管理人員和資料員在增強檔案意識的同時也增加了檔案業(yè)務知識，為保證竣工檔案的案卷質量，打下了良好的專業(yè)基礎。
　　2 做好重點工程建設階段的檔案管理工作
　?。?）重點工程檔案收集工作與工程進度保持同步進行，做好對重點工程的監(jiān)督、檢查和指導工作。我館檔案業(yè)務指導人員深入基層第一線，每個人有針對性地對各自負責的建設單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業(yè)務指導。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了重點工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。
　?。?）做好重點工程檔案執(zhí)法檢查工作。2000-06 我館配合市檔案局、市重點辦等單位對全市省級以上重點建設項目進行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了 20 個重點項目。2002-05 對全市市級以上重點建設項目進行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了 25 個重點建設項目。為了加強我市重點建設項目檔案工作，認真貫徹落實浙江省《關于進一步加強省重點建設項目檔案工作的意見》，切實貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設項目管理辦法》等，我館配合市檔案局和市重點辦聯(lián)合組織了對 2000~2003 年全市被列入省 A 類重點建設項目檔案的執(zhí)法檢查活動。2004-09對溫州珊溪供水配套工程、104 國道瑞安飛云江三橋及接線工程、金麗溫高速公路永嘉、鹿城段等 12 個省 A 類重點建設項目的檔案工作進行了全面檢查。執(zhí)法檢查的主要意義在于：
　　① 通過執(zhí)法檢查進一步宣傳了檔案法律法規(guī)和重點建設項目檔案的重要性，使重點建設項目單位進一步認識到，檔案既是工程建設全過程的真實歷史記錄，是保證工程建設質量的重要環(huán)節(jié)，更是今后工程使用（投產(chǎn)）和維護的重要依據(jù)，從而對重點建設項目檔案為什么要做到齊全完整、準確可靠有了更深的認識。
　?、?通過執(zhí)法檢查使建設單位、監(jiān)理單位和施工單位對檔案業(yè)務建設的具體內(nèi)容有了進一步的了解。檢查之前，雖然重點工程有關單位都已經(jīng)開展了檔案的收集、整理、保管和日常提供利用等工作，但許多做法不符合國家的規(guī)范要求，通過執(zhí)法檢查及時提供了直接的業(yè)務指導和咨詢服務。
　?、?通過執(zhí)法檢查獲得了第一手材料，為進一步研究和規(guī)范重點工程檔案打下了基礎。